(inzerce) Se službou Long-Term Docs se můžete na právní účinek digitálních dokumentů natolik spolehnout, že nepotřebujete archivovat listiny.
Vaše digitální dokumenty obstojí při důkazním řízení v kterémkoliv státě EU a kdykoliv v budoucnu.
Už asi žádný podnikový dokument nevzniká jinde než v počítači nebo informačním systému. Přesto se původní optimistické prognózy o odstranění papírových archivů nepotvrzují. V mnoha firmách dokumenty ještě navíc tisknou, podepisují, razítkují a ukládají na papíře – ačkoliv jsou s tím spojeny zbytečné náklady.
Není divu. Než je možné opustit archivaci v listinné podobě, musí každá firma vyřešit několik typů problémů:
- Bude možné dokumenty bez problémů otevřít (zobrazit) i za desítky let? Zkuste dnes vzít pětipalcovou disketu s dokumentem ve formátu z 80. let! Nebude tomu za pár let podobně s dnešními dokumenty?
- Bude možné po těch letech dokázat, kdo k dokumentu přiložil elektronický podpis? Možnost ověření pravosti je přece závislá na platnosti certifikátu a ta vyprší nejpozději za pět let.
- Bude možné prokázat, že v dokumentu nebyly provedeny změny? Co když vás úřady za 30 let obviní, že jste v elektronických listech důchodového zabezpečení měnili data?
- Budou úřady takové dokumenty vůbec akceptovat? Nebudou chtít nějaký speciální formát?
- Nestane se tím firma závislá na konkrétní technologii, informačním systému a jeho dodavateli?
Jsou to správné otázky, a nikdo by se neměl spoléhat na digitální dokumenty, dokud je nemá jasně vyřešeny. Naštěstí dnes již existuje služba, která dané problémy řeší. Nechte dokumenty ve vašem úložišti, na Google Drive, Microsoft OneDrive nebo kdekoliv jinde je máte. Pracujte s nimi stejně jako dosud. Zprovozněním služby Long-Term Docs budou automaticky pokryty všechny výše uvedené požadavky na zabezpečení a ošetření všech vašich dokumentů.
- Bezproblémové zobrazování na budoucích zařízeních. To je ošetřeno převodem do formátu PDF/A, jak jej právě pro účely dlouhodobé archivace definuje ISO norma.
- Možnost dokázat, kdo přiložil podpis a že použitý podpisový certifikát byl v té chvíli platný. K tomu slouží formáty PAdES LTV, CAdES-A a XAdES-A vyžadované českou i evropskou legislativou.
- Možnost prokázat, že v dokumentu nebyly provedeny změny. I to pokrývají výše uvedené formáty.
- Uznání úřady. Evropská direktiva i zákony všech členských zemí EU jednoznačně říkají, že výše uvedené formáty jsou tzv. referenční a úřady všech členských států je musí akceptovat.
- Nezávislost na výrobci či technologii. Všechny informace potřebné pro ověření pravosti jsou připojeny přímo k dokumentu. Proto jej můžete snadno odeslat či přemístit do jiného úložiště, aniž by tím jeho právní účinnost utrpěla.
Služba Long-Term Docs pokrývá jak jednorázovou přípravu dokumentu na archivaci, tak pozdější pravidelnou péči přesně tak, jak to normy vyžadují. Zákazník ale platí pouze při přípravě na archivaci – další péče až do konce životního cyklu dokumentu je poskytována zdarma.
A na závěr to nejdůležitější. Službu Long-Term Docs můžete zdarma vyzkoušet na https://longtermdocs.eu/cz
