Náklady na IT mají tři signifikantní složky. Hardware, software a lidské zdroje. Starost o lidi a hardware pro tentokrát ponechme stranou a podívejme se, jak uchopit díl třetí, software.
Správa softwarových prostředků (aktiv) je pro většinu manažerů IT noční můra. Vzhledem k objemu nákladů patří totiž rozhodně do kategorie (velmi) důležitých úkolů, ale bez zásahu zvenčí se nedostává na seznam úkolů naléhavých, kterých je stále víc než dost. Když se na něm ocitne – třeba po nařčení z nelegálního užívání softwaru, skáče rovnou do další kategorie: úkolů neřešitelných. Není čas a schází know-how. Jako u většiny IT hrozeb je ovšem i tady rozumný postup jasný. Je potřeba mít plán, koncepci či aspoň představu a začít něco dělat dřív, než dojde k průšvihu.
Každá firma je však unikátní, má své potřeby a cíle. V oblasti IT téměř jistě nebude tím cílem dostat se do maléru s předpisy. Potřebujete, aby vaše řešení fungovalo a uživatelé z něj měli potěchu a užitek. A to vám zabere dost času, energie a prověří kdekteré vaše znalosti. Stejně jako s daněmi, zákony nebo implementací, můžete se i s licenčními otázkami, ve kterých je od každé z těchto zapeklitých disciplín trošku, poprat sami – a nebo si můžete k různým službám najít specialisty, odborníky.
Pojďme se podívat na nejčastější potřeby, které vyvolávají vaše operativní i dlouhodobé úkoly.
Licenční řešení konkrétního IT scénáře
Rozbor produktových licenčních podmínek, vliv nového softwaru na současnou infrastrukturu a její licenční pokrytí, vzájemný vliv licencí, hardwarové konfigurace a architektury řešení.
Příprava nákupu softwarových licencí
Podklady pro jednorázové nákupy, výročí nebo obnovu smlouvy. Volba optimálního licenčního modelu – jen Microsoft nabízí více než 18 různých cest k pořízení licencí!
Softwarový audit pro desktopy a/nebo serverovou infrastrukturu
Porovnání instalovaného softwaru proti evidenci zakoupených licencí. Návrh evidence pro správu licencí, evidence nabývacích dokladů, inventarizace instalovaného softwaru a přiřazení licencí zařízením a uživatelům.
Pokud ale nechcete likvidovat pekelný chaos znovu a znovu, raději se poohlédněte i po službách, které vám pomohou těžce vydobytý pořádek udržovat. Co nejvíce automaticky. Koho baví uklízení?
SAM procesy – životní cyklus softwaru
Proces životního cyklu softwaru obsahuje žádost, schválení, objednávku, správu evidence, přiřazení licence, instalace, recyklace licence, správu médií, kontrolní procesy,… Zjednodušení práce a údržby vám může přinést třeba také zavedení „softwarových profilů“ – definice standardního softwarového vybavení pro základní pracovní pozice.
SAM procesy – životní cyklus zaměstnance
Proces životního cyklu softwaru obsahuje příchod zaměstnance, přidělení výpočetní techniky a licencí, přechod a odchod zaměstnance, výměnu zařízení, atd. Součástí procesu jsou šablony žádosti o zřízení uživatelského účtu, předávací protokol výpočetní techniky a vypořádání dat a také tvorba nebo revize směrnice IT, která se zabývá přidělováním výpočetní techniky, instalací aplikací, ukládáním dat a zálohováním, identifikací uživatele v síti, přístupovými právy, vzdáleným přístupem, komunikací v síti, vlastnickými právy, ochranou dat a informací, monitorováním, údržbě výpočetní techniky, atd.
Zhodnocení míry optimalizace infrastruktury
Čas od času je vhodné přezkoumat realitu a porovnat ji s metodikou či dříve vytvořenou dlouhodobou koncepcí. Řádná a rozsáhlá analýza oblasti IT je příležitostí pro rekapitulaci úspěchů, zřetelnější vyjádření (a uvědomění si!) smyslu a hodnoty IT pro firmu, i možností předejít problémům, které odhalí preventivní prohlídka. Výstupem bývá návrh dlouhodobého konceptu pro správu IT ve společnosti.
Příprava a obhajoba rozpočtu IT
Na takovou analýzu nejčastěji navazuje přímo tvorba podkladů pro návrh rozpočtu IT a příprava argumentace pro obhajobu rozpočtu. A často k ní patří také tvorba Katalogu služeb, který umožňuje logickou distribuci nákladů na IT do jednotlivých částí podniku. Definuje služby interního IT a jejich garantované parametry pro vnitřního zákazníka, který si tak udělá lepší představu o vztahu mezi svými požadavky a náklady na řešení.
Výše popsané dílčí služby a potřeby mohou být v ideálním případě spojeny do ucelené koncepce přístupu ke správě softwarových prostředků. Pokud dokážete uvažovat o svém IT s až takovým nadhledem, je dobré začít opravdu od začátku a zmapovat terén, vytýčit trasu, naplánovat termín, čas, potřebné zásoby a odhadnout rizika „výpravy“ za pořádkem v zdrojích. Podle našich zkušeností k tomu nejefektivněji poslouží
Rámcová studie SAM
Z jejich informací vyplyne hodnocení společnosti ze všech podstatných hledisek správy softwarových aktiv. Výsledkem je přehledný dokument, který zobrazuje aktuální stav společnosti včetně jejích silných a slabých stránek. Může také přinést hrubý odhad finančního rizika, které hrozí organizaci v případě kontroly.
Rámcová studie však představuje především racionální podklad pro rozhodování o tom, zda projekt SAM zařadit do plánu aktivit oddělení IT a hledat na něj zdroje (finanční i lidské, protože vyžaduje oboje), nebo zda v klidu vyčkávat, než se posune do jiné úrovně „naléhavosti“. Pocitům, obavám či dobré víře dá rozměry v korunách a čase. A to je pro kvalifikované řízení IT rozhodně lepší.
Nepřehlížejte signály!
Témata z oblasti SAM se vás naléhavě dotýkají, když
- Chcete pořizovat větší množství licencí (třeba pro upgrade)
- Podléháte auditům, směřujete k ISO a podobným certifikacím spořádanosti
- Dojde ke spojování či rozdělování firem
- Hrozí vám udání, máte podezření, že úplně všechno ve vašich licencích není v pořádku
- Přebíráte správu IT po komkoli jiném
- Potřebujete dostat pod kontrolu náklady na software
Vybírejte si dobře
Za korektní dodržování licenčních podmínek odpovídá vždy uživatel. A musí je umět spolehlivě prokázat. Konzultanty pro tuto oblast si proto vybírejte stejně opatrně, jako daňové poradce či auditory pro jiné oblasti, kde hrozí peněžní a právní újma. Možná, je vám příjemnější spolupráce s takovými, kteří potvrzují to, co chcete slyšet. Všichni máme svou zkušenost s neoblomnou účetní či auditorkou, která prostě některé náklady neuzná a neuzná…Ale užitečnější jsou ti, kteří říkají to, co je pravda, zaručená informace a co obstojí i před přísnou kontrolou výrobce či finančního úřadu, která může dorazit nečekána, nezvána. Jinak ta spolupráce nedává smysl a můžete si všechny své starosti, i ty s licencemi, řešit svépomocí. Jestli to tedy máte fakt zapotřebí…
Darina Vodrážková, MCTS a Lubomír Buben, MCTS, specialisté na licenční záležitosti, DAQUAS, s.r.o.
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
