(inzerce) Na přelomu tisíciletí, s rostoucí mírou digitalizce dat, vývojem internetu a novými komunikačními možnostmi, mnozí zastávali názor, že papírový dokument patří historii
Vývoj posledních let však vykazuje tendence jiné. Množství dokumentů v tištěné podobě stále stoupá a nic nenapovídá tomu, že (minimálně ve střednědobém horizontu) se tento trend nebude měnit. Odborné výzkumy a statistiky udávají, že za současného stavu „informační exploze“ se množství informací každých
18 měsíců zdvojnásobí.
Rychlost s jakou informace nabývají na kvantitě, nás staví před problém jak pracovat s jejich obsahem a formou. Tato problematika nabývá na aktuálnosti i v době současné ekonomické krize, kdy firmy a instituce hledají všechny možné způsoby jak snížit náklady a zvýšit efektivitu.
Společnost Hewlett-Packard nabízí, prostřednictvím velmi širokého portfolia tiskových zařízení a služeb tzv. Managed Print Services, řešení jak tuto situaci zvládnout s cílem zabezpečit a zefektivnit tvorbu a tok klíčových dokumentů.
Základní přístup HP je možné ve zkratce shrnout takto:
- Zjednodušit a standardizovat pracovní postupy
- Zvýšit produktivitu a dostupnost informačních systémů
- Vyvážit produktivitu a náklady související s produkcí a používáním dokumentů uvnitř i vně společnosti
Dokument jako takový, jenž je nositelem informací, může mít mnoho podob. Většina z nás si automaticky vybaví klasický papírový dokument. V dnešní době je však celou řadou dokumentů pracujeme v elektronické podobě (e-mail, scan atp.). Již v dobách Rakouska-Uherska práce s dokumentem měla své jasně definované zákonitosti a pravidla. Nejinak je tomu i dnes a každá firma či instituce by měla práci s dokumentem považovat za proces, který se řídí pevnými pravidly a postupy.
Taková pravidla a postupy se stanovují interními normami jednotlivých společností a zároveň musí být v souladu se souvisejícími platnými právními normami, na což se stále poměrně často zapomíná.
Dokumentový proces můžeme shrnout jako soubor úkonů-činností spojených s životním cyklem dokumentu od jeho vzniku až po jeho skartaci. Nositelem informace můžou být nejrůznější media (papír, datový, zvukový nebo obrazový nosič).
Obecně lze dokumenty rozdělit do tří základních kategorií.
- Příchozí dokumenty – došlá korespondence (např. dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury atp.)
- Interní dokumenty – slouží zpravidla vnitřním potřebám firmy nebo instituce (interní směrnice, pracovní smlouvy, technická a výkresová dokumentace, technologické postupy atp.)
- Výstupní dokumenty – odchozí korespondence, která slouží ke komunikaci směrem ven (např. dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury, smlouvy, nabídky, marketingové informace)
Každá kategorie vyžaduje jiná pravidla i formu pro nakládání s takovým dokumentem po dobu celého jeho životního cyklu. Pokud někdo stále měří dokument pouze přes technologii jeho vzniku, tzn. jakou tiskárnu, kopírku nebo fax má použít k jeho produkci a distribuci, tak nemá mnoho možností jak efektivně celý životní cyklus dokumentů řídit a utrácí mnoho zbytečných nákladů na produkci a oběh dokumentů.
Klíčovým krokem na cestě k racionálnímu přístupu v práci s dokumenty je zavedení nových tiskových technologií s funkcionalitou HP MFP FLOW, resp. jejich optimální využití pro eliminaci oběhu papírových dokumentů v tzv. hardcopy podobě a zpřístupnění elektronického oběhu dokumentů všem zaměstnancům
Práci s těmito HP MFP FLOW tiskovými systémy podporuje HP celou řadou aplikací, které mohou být integrální součástí tiskových strojů HP jako platforma na skenování, rozpoznávání a začlenění dokumentů z těchto tiskových zařízení HP do dalších podnikových informačních systémů. Kromě toho je u nich kladen velký důraz na bezpečnost s ohledem na jejich využití pro správu citlivých dat v elektronické podobě. Součástí tiskových zařízení MFP FLOW mohou být také nástroje na automatizované zpracování informací, jenž jsou obsahem dokumentů se kterými pracujeme. To je další výrazný krok k tomu, aby se omezil tok papírových dokuemntů v rámci firmy i mimo ni.
Mezi SW nástroje plně integrovatelné k zařízením MFP FLOW patří zejména:
- HP Access Control
- HP Capture and Route a
- HP Digital Sending SW
- HP Security Center
- HP ePrint Enterprise
Výsledkem implementace některého z těchto softwarů spolu s využitím zařízení HP MFP FLOW je rychlý převod dokumentu do digitální podoby, zajištění vytěžení (capturingu) datových informací z dokumentů, příp. i workflow a spojení s dalšími informačními systémy.
Společnost Hewlett-Packard dnes se svými tiskovými zařízeními a softwarem pokrývá prakticky všechny oblasti tvorby a toku dokumentů. Zařízení HP MFP FLOW jsou však unikátní právě svou připraveností pro práci s dokumentem v elektronické podobě přímo prostřednictvím tiskového zařízení a jednoduchým napojením na další SW systému pro správu i interní informační systémy podniku a to vše s nejvyspělejší mírou IT bezpečnosti.
Aleš Bráza
Autor pracuje ve společnosti Hewlett-Packard
