Tisk, skenování a další doplňkové funkce jsou jednou z nejčastějších úloh, které firma a IT oddělení řeší. Připravili jsme pro vás přehled toho nejdůležitějšího, co je dobré vědět.
K tiskárně zaměstnanci přistupují jako k zařízení, které jednoduše zhmotní jejich elektronické dokumenty, případně vytvoří kopie stiskem jednoho tlačítka. Často nechápou, proč musí být jednoúčelové zařízení nejen tak rozměrné, ale především drahé. Ti zvídavější odhalí pokročilé možnosti, které jim ušetří čas, případně firemní peníze.
Multifunkční zařízení jsou velmi často skládačkou: základní set umí tisknout, případně skenovat, a tedy i kopírovat. Vyšší modely, případně další součásti skládačky, samozřejmě rozšíří funkce, o kterých jste možná ani netušili. Podívejme se na podrobný přehled schopností nejlepších multifunkčních zařízení.
Tisk: potřebuji barvu?
Trend minulých let byl zcela zřejmý, barevné tiskárny pomalu vytlačovaly ty černobílé, především díky výrazně se snižující ceně. Nyní se situace obrací a černobílé tiskárny se opět vrací do hry. Důvody jsou prosté: tam, kde barevný tisk nemá opodstatnění, je zbytečné kupovat barevnou tiskárnu – vždy představuje vyšší finanční zatížení.
Rychlost tisku používají výrobci k odlišení vyšších modelů, a tedy ospravedlnění vyšší ceny. Zde záleží na vašich potřebách a zkušenostech s dosavadním vytížením tiskárny. Prioritu by možná měl získat spíše dodatečný zásobník papírů (pro 500, ale i 2 500 listů). Uspoří nejen čas vyloučením častého doplňování, ale i problémy způsobené současným tiskem více uživatelům ve chvíli, kdy papír dojde.
Zcela samozřejmou schopností tiskáren by měla být duplexní jednotka pro oboustranný tisk, která může výrazně snížit náklady na papír. Pozor ale, uživatelé ji musí umět využívat, stejně jako možnost soutisku více listů zdroje na jeden list papíru. Praktickou funkcí může být i podpora tisku na tzv. dlouhé papíry – vhodné na reklamní bannery, případně grafy, které zachycují dlouhodobý vývoj.
Skenování: ADF ušetří čas
Drtivá většina zaměstnanců používá kopírku stiskem jediného tlačítka, případně dvou pro volbu počtu kopií. Multifunkční zařízení ale opět umí spoustu užitečných funkcí, například podporu skenování dokladů: nejprve se naskenují obě strany např. občanského průkazu, teprve následně dojde k tisku na jediný list papíru pod sebou.
Často nastávají situace, kdy je třeba okopírovat například třicetistránkovou smlouvu. Ručně by taková činnost zabrala minimálně 15 minut. Pokud jde o činnost ve vaší firmě častou, doporučuji investovat do ADF (Automatic Document Feeder), tedy automatický podavač dokumentů. Do vrchního zásobníku vložíte celou smlouvu a tiskárna provede její zkopírování, třeba i do více kopií včetně roztřídění.
Toto zvládají stále častěji i lepší domácí inkoustové tiskárny. Nicméně věděli jste, že lepší multifunkční zařízení umí například naskenovat padesátistránkovou smlouvu, prohnat ji OCR programem (rozpoznávání textu), uložit smlouvu do počítače ve Wordu, a dokonce v předloze vyhledat vámi zadaný text? Opět funkce, která může uspořit dlouhé minuty neefektivní práce.
Multifunkční tiskárny často podporují přímé zasílání naskenované předlohy emailem, uložení do (šifrované, heslované) složky uživatele, na USB disk a podobně. K některým modelům lze připojit takřka plnohodnotnou klávesnici, aby mohli uživatelé třeba odesílat kompletní e-maily rovnou z tiskárny.
Konektivita: ethernet i mobil
Multifunkční tiskárny samozřejmě umožňují připojení do firemní sítě, často s rychlostí 1 Gb/s. Disponují rychlým procesorem a velkou kapacitou vnitřní paměti (často i pevným diskem) pro zvládnutí více příchozích požadavků. I přes pomalý ústup pod tlakem e-mailů zůstává fax důležitou funkcí, vyšší modely tiskáren dokonce umožňují současný příjem a odesílání faxu.
Výrobci se snaží zaujmout podporou bezdrátového tisku, ten se však hodí spíše u síťových tiskáren pro menší skupinu pracovníků a jedinou výhodou zůstává skutečnost, že k tiskárně nemusí vést drát. Mnohé tiskárny podporují přímý tisk z mobilu, ať už prostřednictvím Bluetooth, nebo přes speciální e-mailovou adresu tiskárny. Nemusíte instalovat žádné aplikace, z jakéhokoliv zařízení pošlete e-mail (třeba i z druhého konce světa) a tiskárna jej vytiskne.
Bezpečnost a správa tisku
Tiskárny podporují komunikaci, zabezpečenou nejrůznějšími protokoly, umí filtrovat požadavky ze zakázaných IP adres, pro vestavěný disk používají šifrování. Po stránce elektronického útoku by tak měly být tiskové úlohy zabezpečené.
Větší nebezpečí ale představují samotní zaměstnanci, kteří vědomě či nevědomě mohou způsobit firmě finanční ztráty. Ještě před několika lety nebyla řešena situace, kdy výtisky jednoho zaměstnance mohl odnést zaměstnanec jiný. Částečné řešení představuje oddělený výstupní zásobník, který rozděluje vytištěné papíry z různých tiskových úloh.
Dnes už tiskárny podporují zadání tisku s heslem, kdy teprve po příchodu uživatele k tiskárně a zadání hesla začne tiskárna s tiskem úlohy. Často lze systém hesla nahradit bezdrátovou kartou, nebo dokonce různými snímači biometrické povahy (například snímač kapilár prstu apod.).
Často se stává, že si zaměstnanci vytvoří kopie dokumentů, které by měly zůstat utajené. Takovému jednání umí některé tiskárny zamezit: uživatel zadá v tiskovém ovladači zabezpečení, například zákaz kopírování, případně kopírování jen po zadání správného hesla. Tiskárna následně vytiskne na dokument okem těžko pozorovatelné piktogramy. Při pokusu o kopírování tiskárna tyto znaky rozpozná a proces zakáže, případně vyžádá heslo. Nejde samozřejmě o ochranu dokonalou: k jejímu narušení stačí mít na patře jednu levnou kopírku bez podpory tohoto zabezpečení, která piktogramy nerozezná a předlohu bez problémů okopíruje. Nemluvě o možnosti snadného vyfocení dokumentů, fotoaparáty v mobilech tuto úlohu hravě zvládnou.
Finišování, vzdálená správa a školení
K vyšším modelům multifunkčních zařízení lze připojit moduly pro tzv. finišování dokumentů. Tyto jednotky umožňují automatické brožování, sešívání a děrování. Potřebujete vyrobit brožury? Tiskárny umí stránky tištěné brožury ohnout uprostřed a zde sešít i na více místech, udělají tak veškerou práci automaticky za vás. Počítá se i s odlišnými, například silnějšími nebo lesklými papíry na první, respektive poslední stránku. Děrování zase oceníte při zakládání dokumentů do šanonů.
Celý článek bych mohl věnovat vzdálené správě tiskáren s možností uživatelských profilů. Využívá-li vaše firma více tiskáren, jejich správu můžete provádět z jediného místa: definovat skupiny i konkrétní uživatele a individuálně povolit či zakázat nejrůznější funkce třeba tak, aby faxovat mohli jen obchodníci, účtárna měla přístup jen k černobílému tisku, vývojáři nemohli pořizovat kopie apod.
Vzdálená správa umožňuje kontrolovat stav tiskárny, přičemž samotná zařízení se do procesu aktivně zapojují. Objeví-li se chyba, nebo jen dojde toner, tiskárna automaticky informuje centrální řízení. Obsluha může řadu závad odstranit vzdáleně, bez nutnosti osobní návštěvy, a tedy s maximální efektivitou.
Multifunkční zařízení skutečně zvládají spoustu užitečných úkolů, a to zcela automaticky. Funkce zdaleka přesahují prostý tisk a stojí za zvážení, zda by neměli zaměstnanci projít školením obsluhy. Pokud jim multifunkční zařízení dokáže ušetřit desítky minut neefektivní práce, jsou to vaše ušetřené peníze.
Na vás zůstává rozhodnutí, zda takové funkce skutečně vaše pracoviště vyžaduje a využije. Příplatky za dodatečné moduly tiskáren rozhodně nejsou malé a vždy je třeba zvážit náklady vzhledem k uspořeným prostředkům.
A jaké stroje nabízí jednotliví výrobci?
Konica Minolta
Firemní multifunkční zařízení najdete u tohoto výrobce pod označením bizhub. Nejlevnější černobílé i barevné modely nabízí jen omezenou rozšiřitelnost (např. dodatečný zásobník papíru), naopak vyšší modely jsou ukázkovým případem modulárního řešení. Vyšší a dražší modely nabízí nejen vyšší tiskovou rychlost, ale především dodatečné tiskové moduly pro finální úpravy dokumentů, komunikaci, zabezpečeni apod. Multifunkční zařízení si tak můžete nakonfigurovat přesně podle svých potřeb.
Černobílá multifunkční zařízení A4 a A3: bizhub 164, bizhub 751
Barevná multifunkční zařízení A4 a A3: bizhub C24, bizhub C652
Xerox
Xerox nabízí tiskárny jak pro domácí uživatele a kanceláře, tak kompletní produkční systémy. V oblasti kanceláří se zaměřte na řady WorkCentre, a to v černobílém i barevném laserovém tisku. Specialitou Xeroxu je řada ColorQube, tedy tiskárny, které nevyužívají práškový toner, nýbrž tuhy inkoust, jenž se rozpouští a nanáší na papír. Jeho výhodou je vysoka odolnost, např. proti vodě, a také velmi nízké tiskové náklady.
Černobílá multifunkční zařízení A4 a A3: WorkCentre 5020, WorkCentre 57xx
Barevná multifunkční zařízení A4 a A3: WorkCentre 7120, WorkCentre 7556
HP
HP jako tradiční výrobce tiskáren nabízí celou řadu modelů. Pro male a střední pracovní skupiny jsou vhodné tiskárny a multifunkční zařízení řady LaserJet, pokročile funkce a snadnou modulovou rozšiřitelnost pak nabízí řada LaserJet Enterprise, přičemž barevné modely snadno odlišíte označením Color. Zajímavostí tiskáren HP je vzdáleně upgradovatelný firmware, který lze navrhnout a přizpůsobit konkrétním potřebám firem. Nechybí ani funkce ePrint umožňující tisknout prostřednictvím e-mailu třeba z druhého konce světa.
Černobílá multifunkční zařízení A4 a A3: LaserJet M3035xs, LaserJet M3027s
Barevná multifunkční zařízení A4 a A3: Color LaserJet CM3530fs, Color LaserJet CM6030f
Kyocera
Kyocera nabízí celou řadu klasických tiskáren i multifunkčních zařízení v černobílé i barevné variantě. Všechny modely jsou přizpůsobeny pro nasazení do firemního prostředí. Základní modely lze rozšířit obvykle o sekundární podavač, řada TASKalfa pak představuje komplexní modulární tiskové řešení.
Černobílá multifunkční zařízení A4 a A3: FS-1016MFP, TASKalfa 8000i
Barevná multifunkční zařízení A4 a A3: FSC5150DN, TASKalfa 7550ci
Na trhu samozřejmě působí ještě další výrobci tiskáren: Epson, Canon, Brother, Samsung a OKI. Tito nabízí obvyklou škálu tiskáren a multifunkčních zařízení, jak v černém, tak barevném provedeni, s doplňkovými moduly, funkci faxu a podobně. Obvykle se jedna o zařízení pro menši pracovní skupiny, které umožni jen základní rozšiřitelnost, například o dodatečný zásobník papíru nebo zvýšení paměti. I tato zařízení lze často nastavit pro potřeby konkrétních pracovních skupin (práva, sledování využiti, vzdáleny dohled a správa), mnohým firmám s menší tiskovou zátěží tak zcela postačí.
