Jedna z největších změn, která se týká zpracování a zabezpečení osobních údajů, se nezadržitelně blíží. Od května 2018 budou muset firmy i veřejné instituce umět doložit, že zpracovávají údaje podle nového nařízení Evropské unie. Pokud jste se tedy na normu zatím nepřipravili, máte nejvyšší čas. Úplně zoufat ale ještě nemusíte. Existují totiž řešení, která vám pomůžou.
Víte, kde všude jsou ve vaší organizaci něčí osobní data?
GDPR se dotkne každého, kdo shromažďuje nebo jinak zpracovává osobní údaje občanů EU. Některé firmy se ještě dnes domnívají, že se jich nařízení netýká. Pokud ale mají zaměstnance, o kterých spravují jakékoli informace, týká se i jich. To samé platí samozřejmě i pro instituce od úřadů přes nemocnice až po školy.
Mnoho organizací se nyní potýká s problémem, že vůbec netuší, jaké druhy dat, na jakých zařízeních vůbec mají. Týká se to především těch firem, kde mají zaměstnanci mnoho osobních počítačů či dokonce notebooků, které si mohou nosit domů. Jak tedy vůbec zjistit, kde a na jakých úložištích se osobní data v naší organizaci nacházejí?
Některé velké podniky a úřady dokonce kvůli evropskému nařízení najímají nové lidi, takzvané pověřence pro ochranu osobních údajů. Ti mají jasný úkol. Nejdříve takzvaně zmapovat terén. Musí tedy identifikovat osobní údaje, se kterými daná firma či daný úřad pracuje, a určit, kde se tato data nacházejí. A stejně by měly postupovat i menší a střední firmy.
Užiteční průzkumníci
Už k tomuto prvnímu kroku pomohou některé cloudové nástroje. Hledání osobních údajů v nestrukturovaných dokumentech, které má někdo ze zaměstnanců na svém notebooku, bude vždy složitější. Proto je lepší používat pro komunikaci s vašimi zákazníky systémy typu CRM jako například Dynamics 365, které jsou pro pokrytí požadavků GDPR již uzpůsobené. K nalezení textů a metadat v obsahu napříč cloudovými službami Office 365, jako jsou SharePoint Online, OneDrive pro firmy, a Exchange Online, slouží například Office 365 eDiscovery. Office 365 obsahuje také ochranu před únikem informací (DLP), která umožňuje identifikovat přes 80 běžných typů citlivých dat, včetně finančních či zdravotních informací a dalších osobních údajů. Vyhledávání obsahu v Centru zabezpečení umožňuje prozkoumání dat i v poštovních schránkách, veřejných složkách, skupinách Office 365, pracovním prostoru Microsoft Teams, webech SharePoint Online, ve OneDrivu pro firmy a znovu i v konverzacích Skypu pro firmy.
Cloudové řešení Azure obsahuje službu Microsoft Azure Data Catalog, která usnadňuje zjišťování a rozpoznávání zdrojů strukturovaných dat. Identifikovat a oštítkovat citlivá data pomáhá i Microsoft Azure Information Protection. Pro kontrolu neřízeného využívání nejrůznějších a obvykle méně zabezpečených „free“ cloudových úložišť a služeb je ideálním pomocníkem Microsoft Cloud App Security. Rozpozná přes 13 000 cloudových aplikací a umí posoudit rizika jejich využívání zaměstnanci.
Nejvyšší čas začít
Řešení, jak zmapovat terén a zjistit, kde všude a jaká osobní data se ve vaší firmě či organizaci nacházejí, je jistě více. IT specialisté mohou pokrýt i hledání na počítačích zaměstnanců pomocí skriptů – jednoduchých prográmků, které se spustí samy při každém zalogování zaměstnance do firemní sítě. Program je pak jednoduše schopen odhalit, zda se na konkrétním počítači nacházejí osobní údaje.
Ani výše zmíněné nástroje problém zmapování osobních dat v organizaci samy o sobě nevyřeší. Značně ho ale usnadní. Teprve po této inventarizaci přijde na řadu samotná správa dat, aplikace ochranných prvků a konečně samotné "oznamování", tedy vyřizování žádostí o data a podobně. O těchto krocích i nástrojích, které s nimi pomohou, vám podrobněji napíšeme v následujících částech seriálu o GDPR. A bude to brzy. Do účinnosti nařízení opravdu už moc času nezbývá.
Podrobný návod, jak využít cloud k zajištění souladu s GDPR, najdete ZDE.
Autoři článku: Zdeněk Jiříček, ředitel pro technologické standardy a Jiří Černý, ředitel pro právní záležitosti, Microsoft Česko a Slovensko
