Na internetu existuje celá řada různých aplikací pro organizaci času, které vám pomohou zvládat běžný pracovní stres. Dnes vám představíme ty nejlepší webové správce úkolů.
Spojení time management – organizace času – má mezi běžnými uživateli stále poněkud pejorativní nádech. Hodně lidí vám na otázku, zda si nějak vědomě organizují čas a pracovní úkoly odpoví, že „já přece něco takového nepotřebuji“. Opak je ale pravdou, dobrou organizaci pracovních i soukromých úkolů potřebujeme úplně všichni. Nejde totiž o to, že byste museli být nutně efektivnější a výkonnější v práci, jednoduchý interaktivní seznam úkolů vám umožní získat třeba více volného času a snížit běžný pracovní stres.
Proč používat systémy organizaci času
Na každého z nás se postupem času navalí spousty pracovních nebo studijních úkolů, a vznikne tak potřeba je nějak efektivně organizovat. Valná většina běžných stresových situací totiž zdaleka nevzniká kvůli tomu, že byste měli nějak moc práce. Jistě, intenzivní pracovní vytížení má na vzniku stresu také svůj podíl, daleko horším stresovým faktorem je však to, že se snažíme udržet přehled v mnoha úkolech najednou, přičemž podvědomě tušíme, že se nám to nepovede a nějaká věc nám uteče. Jinak řečeno správa všech úkolů nás stojí mnoho energie, která by šla využít pro jejich vlastní plnění.
Americký guru timemanagementu David Allen pro tyto nevyřešené jednotlivosti používá termín „open loops“, otevřené smyčky. Jsou to všechny ty věci, které vám pořád v hlavě hlodají a znemožňují efektivní práci na tom, co právě děláte. Otevřenou smyčkou může být úplně cokoli, od běžných banálních domácích starostí až po dílčí úkoly na nějakém pracovním projektu.
A právě zde vzniká prostor pro některého z internetových správců úkolů. S jejich pomocí totiž všechny „otevřené smyčky“ převedete na nějakou položku v seznamu a tím si uvolníte mozkovou kapacitu pro běžnou práci. Díky tomu, že máte každý úkol zapsán, o něm nemusíte tolik přemýšlet v době, kdy to není nutné ani žádoucí. Ale dost už populární psychologie. To-do list managery využijete prostě vždy, když si potřebujete něco zapamatovat. Pomohou vám jak při banalitách (nákupní seznam), tak vážnějších pracovních záležitostech.
Požadavky na systémy organizace času
Nejdůležitější je samozřejmě správa databáze úkolů. Všechny internetové aplikace tohoto typu umožňují zadávat jednotlivé položky s textovým popisem a datem předpokládaného splnění. Samozřejmostí by mělo být nastavení priority úkolů (od důležitých k těm méně závažným) a také přiřazení tzv. tagů, tedy slovních popisků tak, jak je znáte například z Gmailu.
Systém priorit a tagů je velmi důležitý v případě, že to-do list manažery využíváte skutečně intenzivně a úkolů máte v seznamu hodně. Složitější aplikace – například Vitalist navíc umožňuje správu tzv. projektů. Projektem může být úplně cokoli, co vyžaduje svůj seznam úkolů, na něž můžete také aplikovat obvyklé organizační nástroje (tagy, priorita atd.).
Důležitou funkcí pokročilejšího time managementu jsou tzv. kontexty. Ty vám pomohou při zpracovávání jednotlivých úkolů tím, že je označují a vzájemně sdružují do společných skupin. Kontexty jsou tedy tagy, rozdíl je v tom, že jsou dopředu definované. Osobně mám ve Vitalistu například definovaný kontext „doma“, „zavolat“ a „vytvořit“. Když potom někoho kontaktuji telefonem, vyřídím i ostatní úkoly s tímto kontextem. Jde prostě o efekt „když už jsem v tom, tak zavolám (napíšu, udělám) ještě...“.
Sdílení a úkoly v mobilu
Samozřejmostí by měla být možnost prohlížení seznamu úkolů v mobilním telefonu. Aplikace, kterou považuji za nejlepší – Vitalist, nabízí mobilní verzi svých stránek na adresehttp://www.vitalist.mobi. Podobně jediný správce úkolů lokalizovaný do češtiny – Remember the milk – je dostupný v mobilní verzi na m.remeberthemilk.com.
Všechny popisované aplikace jsou zdarma, každá z nich má však vyšší placenou verzi. Rozsah funkcí poskytovaných zdarma je ale pro jejich plnohodnotné využití plně dostačující. S trochou nadsázky se dá říci, že například Vitalist se v placené verzi změní v jednodušší nástroj pro projektový management. Nabídne totiž nejen větší množství prostoru na serveru, ale také možnost sdílení úkolů a přiřazování souborů s různými daty k jednotlivým položkám to-do listu a mnoho dalšího.
Za zmínku stojí také možnost exportu dat do dalších aplikací (MS Outlooku, Google kalendáře) pomocí formátu XML, nebo iCal. Bohužel spolupráce Vitalistu s Google kalendářem příliš dobře nefungovala. Naopak dobře funguje export událostí jak z Vitalistu tak z Remeber the Milk do Windows kalendáře.
Pro který se rozhodnout
U aplikací tohoto typu nelze jednoznačně říci, která je nejlepší. Osobně preferuji Vitalist, mnoho uživatelů však shledá nejlepším Remember the milk, který je lokalizován do češtiny. Vedle těchto rozsáhlejších aplikací vám blíže představím i dvě jednodušší ale docela dobře použitelné služby. Todoist vyniká především díky jednoduché integraci s Gmailem a Ta-da list bude nevhodnější volbou pro všechny, kteří potřebují jednoduchý úkolovník, ale ze spojení time management jim naskakuje husí kůže.
Getting Things Done
Všechny čtyři popisované aplikace lze použít také pro známý systém organizace času a velký hit mezi nezávislými experty na volné noze – freelancery – Getting Things Done neboli GTD. Je to propracovaný, ale přitom nepříliš složitý systém správy úkolů, který vyvinul David Allen. Princip GDT spočívá v důsledném používání několika to-do listů a dokonalé organizaci v nich zanesených úkolů, na něž je nutné důsledně aplikovat tzv. dvouminutové pravidlo. Tedy „co můžeš udělat do dvou minut, udělej hned“. Podrobnější popis systému GTD, by už překročil rámec tohoto článku, pro další informace navštivte blogy workaholic.bloguje.cz, http://www.time4life.cz nebo gtd.xfor.sk.
Úkolovníky na webu
Vitalist patří k nejznámějším internetovým aplikacím toho druhu. Jde o manažera úkolů specializovaného právě na systém organizace času GTD, můžete jej však bez problémů využívat i v případě, že GTD vůbec nepoužíváte.
Úkoly – zde zvané akce (actions) – jsou rozděleny do několika základních kategorií, tak jak s nimi pracuje systém GTD. Do kategorie Waiting patří úkoly, které na něco čekají, třeba na splnění předcházející podmínky. Kategorie Someday obsahuje dlouhodobější a abstraktnější úkoly a naopak složka Ticklers zase činnosti, které jsou aktuální a lze je připomínat třeba e-mailem. Někde mezi Someday a Maybe stojí akce (actions). Všechny akce a úkoly si lze prohlížet na nástěnce – Dashboardu, kde mohou být řazeny podle různých kritérií.
Úkoly lze organizovat pomocí všech popsaných nástrojů – vedle data splnění jim můžete přiřadit prioritu, kontext a poznámku. Úkoly jsou v dashboardu barevně odlišeny podle důležitosti a data splnění. Jakmile máte úkol splněn, označíte jej zatržítkem a v seznamu se jeho popisek efektně přeškrtne. To je důležité hlavně proto, že vidíte, co všechno jste už splnili, co vám ještě zbývá.
Vitalist a jeho uživatelské rozhraní
Z každého úkolu se může jedním klepnutím myší stát projekt, což se hodí v případě, že některý úkol shledáte jako složitý a dlouhodobější. Počet projektů je sice v bezplatné verzi omezen na deset, to by však nemělo být příliš na překážku. Pro běžné použití tento počet bohatě postačí.
Velkým plusem této aplikace je rovněž povedený design. Vzhled stránek je tak akorát barevný, abyste se v úkolech dobře orientovali, přitom vás neobtěžuje přílišná barevnost. Pro bezproblémové použití správce úkolů je vzhled velice důležitý, stránky vám musí osobně sednout. Z vlastní zkušenosti totiž můžu říci, že jakmile se vám aplikace přestane líbit, ztratíte motivaci ji používat.
Vitalist je ve své základní verzi zdarma, placená varianta stojí 5 (Basic) a 10 (Premium) dolarů. Mimo jiné nabídnou více prostoru na serveru, sdílení úkolů, možnost nahrávání souborů, a technickou podporu. Verze Premium k tomu přidává i šifrovaný přístup.
Správce úkolů Vitalist je v internetové komunitě oblíbený například mezi webdesingéry, programátory či copywritery na volné noze, začátečníkům se ale může zdát zbytečně složitý. Pokud hledáte jednoduššího správce úkolů, poohlédněte se raději jinde, chcete-li však začít se systémem GTD nebo si na organizaci svých úkolů dáváte záležet, bude pro vás Vitalist ideální.
Verdikt časopisu Computer: 7,3
| - nabídka funkcí
- práce s projekty
- spolupráce s mobilními telefony |
| - složitější ovládání
- nevhodné pro začátečníky |
Správce úkolů pro pokročilejší zájemce, specializovaný na systém organizace času GTD.
