Spedex, JAP Trading a Izotechnik nahrazují papírovou korespondenci elektronickým řešením

Firma Software602 získala zakázku od skupiny JAP Trading na vybudování formulářového řešení, které zcela nahradí oběh papírů (a textových dokumentů v e-mailech) inteligentními formuláři. Veškerá obchodní korespondence bude vytvářena pomocí těchto interaktivních vzorů a podstatná část dalšího zpracování bude automatizována. Obchodním partnerům budou dokumenty předávány ve formátu PDF nebo v listinné podobě, později také prostřednictvím datových schránek. Příchozí pošta bude skenována a dále zpracovávána čistě elektronicky.

Stejným způsobem jsou řešeny i zápisy z porad. V dalších fázích rozvoje řešení budou pokryty i různé provozní formuláře, protokoly o kontrolách apod.

Mezi hlavními přínosy jsou striktní dodržování směrnic (klíčové pasáže dokumentů jsou uzamčené proti změnám), přesný přehled o práci jednotlivých zaměstnanců a útvarů (včetně možnosti kontroly košů) a zejména úspora času zaměstnanců.

Podstatná část formulářového řešení už byla zprovozněna v mateřské společnosti JAP Trading. V druhé polovině roku jej začnou využívat i ve dceřiných firmách Spedex a Izotechnik.

IT manažer JAP Trading Ing. Miroslav Wajda k tomu uvedl: „Strávili jsme více než rok hledáním produktu, který by odpovídal našim potřebám a bylo možné jej pořídit za přijatelnou cenu. Teď, když je první část formulářů v živém provozu, můžeme potvrdit, že jsme našli životaschopné řešení,“ prohlásil IT manažer JAP Trading Ing. Miroslav Wajda. „Nasazení 602XML pro nás znamená větší jistotu, že všechno bude zúřadováno správně, včas a s minimálními náklady.“

Obchodní manažer Software602 Ing. Petr Pilin doplnil: „Řešení, které jsme společně s JAP Trading vybudovali, je praktickou ukázkou toho, jak se bude v dohledné době pracovat s obchodní korespondencí v mnoha českých firmách. Žádné dopisy ztracené na stolech nebo e-mailových schránkách, žádný čas ztracený hledáním v šanonech nebo opisováním. Úspěchu hodně napomohlo, že v JAP Trading byli výborně připraveni a jejich zaměstnanci byli zvyklí na centrální řízení pohybu dokumentů.“

Témata článku: Trading