reklama

Iron Mountain zajistila plně centralizovaný systém správy a úschovy dokumentů pro ČSOB

Praha, 2. dubna 2007 – Iron Mountain dokončila pro ČSOB dlouhodobý projekt centralizovaného systému správy a úschovy dokumentů, který je jednotný pro všechna obchodní místa banky po celé České republice. V současné době už systém naplno běží v rutinním provozu a ČSOB se tak může plně soustředit na hlavní předmět svého podnikání.

V roce 2005 zahájila ČSOB ve spolupráci s Iron Mountain, celosvětově vedoucí firmou v oboru poskytování služeb úschovy a ochrany dokumentů, projekt na vytvoření centralizovaného systému pro správu dokumentů. Dosavadní praxe, kdy si ČSOB zajišťovala služby spojené s archivací dokumentů pomocí vlastních zdrojů ve více jak 40 spisovnách rozmístěných po celé České republice, se ukázala jako nevyhovující. V zájmu zvýšení efektivity a komfortu práce zaměstnanců, snížení nákladů na úschovu dokumentů a získání větší nezávislosti na nemovitém majetku se ČSOB rozhodla přenést tyto činnosti na externího dodavatele.

V současnosti už celý projekt běží v rutinním provozu k plné spokojenosti zákazníka. Ten získal centralizovaný systém, který při nižších nákladech na úschovu dokumentů zaručuje snadný a rychlý přístup k nim pro všechna obchodní místa banky bez jakýchkoliv regionálních odlišností nebo modifikací. Navíc už se ČSOB nemusí zabývat činností, kterou je sice ze zákona i z provozních důvodů povinna provozovat, ale s hlavním předmětem jejího podnikání souvisí jen nepřímo. Při využití outsourcingu v oblasti úschovy dokumentů se tak ČSOB může plně soustředit na poskytování bankovních služeb. Vyprázdnění spisoven přineslo ČSOB možnost pružněji rozhodovat o využívání pronajatých nemovitostí, například o zvětšování či naopak zmenšování kapacity svých poboček. Navíc ve společnosti Iron Mountain získala ČSOB mimořádně zkušeného partnera kladoucího vysoký důraz na inovace a kvalitu, jehož služby stanovují v oboru úschovy a ochrany dokumentů standardy.

Vítěz výběrového řízení Iron Mountain vytvořil pro ČSOB strukturu v rámci evidenčního databázového systému plně korespondující s jejím skartačním rejstříkem. Po evidenci a přebalení do nových uschovacích obalů byly dokumenty dopraveny do skladovacího centra firmy Iron Mountain, které splňuje nejnáročnější bezpečnostní standardy a nabízí ideální podmínky pro úschovu dokumentů. Oprávnění zaměstnanci ČSOB mají o uložených dokumentech neustálý přehled prostřednictvím on-line přístupu do databázového systému pro správu uložených dokumentů. Jejím prostřednictvím mohou vyhledávat své dokumenty a objednávat jejich doručení v různých formách a lhůtách. Systém také poskytuje dokonalý přehled o tom, kdo s dokumenty pracoval nebo si je vypůjčil apod. Samozřejmou součástí outsourcingových služeb firmy Iron Mountain bylo proškolení zaměstnanců ČSOB v souvislosti s novými principy úschovy dokumentů a nutností obsluhovat databázový systém. Celý přesun obnášející cca 75 000 bm dokumentů se podařilo realizovat v průběhu 9 ti měsíců, což lze považovat za velký úspěch podmíněný především profesionalitou a více jak padesátiletými zkušenostmi společnosti Iron Mountain.

Témata článku: Iron, Mountain

Nejnovější komentáře

Přidat příspěvek
reklama
reklama