Český Krumlov přechází na Google Apps

Městský úřad Český Krumlov přechází z lokálního řešení dokumentů, kalendářů a elektronické pošty na cloudové řešení v prostředí Google Apps. Migraci a podporu zajišťuje společnost netmail - www.netmail.cz, specialisté na integraci Google Apps do firem.

Městský úřad Český Krumlov vykonává, coby obec s rozšířenou působností, agendy v rámci přenesené působnosti státní správy i samosprávy. Přibližně 150 uživatelů pracuje převážně s počítači i vlastní e-mailovou schránkou. V některých agendách potřebují úředníci sdílet dokumenty a podílet se na nich se svými kolegy. Roste i počet zaměstnanců, kteří využívají při své činnosti mobilní zařízení a potřebují tak mít neustále dostupný jak e-mail, tak kalendář a dokumenty.

"Hledali jsme nástroj pro zlepšení elektronické komunikace v rámci úřadu i směrem k občanům, cestu k modernějšímu městu,” říká Mgr. Radim Rouče, tajemník Městského úřadu. ”Vybrané řešení splňuje naše požadavky, zároveň od něj, díky možnosti sdílet dokumenty, očekáváme efektivnější spolupráci zaměstnanců. V neposlední řadě i ekonomickou výhodnost."

Srovnání vlastní (in-house) infrastruktury a cloudového řešení nakonec vedlo k rozhodnutí pro přechod do cloudu. Vedle zjevných přínosů, které s sebou cloudové řešení nese, vyšlo také jako ekonomicky výhodnější oproti správě a udržování vlastního nástroje. Výhodou je odstranění problémů a nákladů spojených se správou vlastněných hardwarových a softwarových prostředků. V minulosti přitom městský úřad používal klasické řešení vlastního poštovního serveru. Dokumenty byly často zasílány elektronickou poštou a vznikal chaos v podobě mnoha verzí, které bylo nutné pracně slučovat. Problematické bylo i využití mobilních zařízení.

Google Apps byly vybrány z důvodu množství služeb, včetně chatu, videokonferencí, kvalitní obrany proti stále rostoucímu spamu a především pokročilého sdílení dokumentů. Příznivá je i uživatelská přívětivost nástrojů, který usnadní přijetí uživateli: “Aplikace Google jsme samozřejmě před rozhodnutím testovali. Chtěli jsme mít jistotu, že naši úředníci nebudou mít s přechodem problémy. Aplikace Google jsou z našeho pohledu dostatečně intuitivní a tak žádné problémy s přechodem neočekáváme,” říká k tomu Mgr. Radim Rouče, tajemník Městského úřadu. S funkčností Google Apps je navíc řada lidí seznámena z používání dalších služeb Google.

O netmailu

Společnost Netmail má letité zkušenosti s integrací cloudového řešení do firem. Zároveň poskytuje komplexní servis od technické implementace, change managementu, migrace dat, zážitkového školení uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail již uskutečnil několik stovek implementací a tým certifikovaných specialistů nyní poskytuje podporu tisícům uživatelů.

Společnost Netmail s.r.o. je autorizovaný Enterprise partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps a patří mezi 12 Premium SMB partnerů v Evropě, přičemž v ČR je jedinou firmou, která získala tento status.

Témata článku: Google Apps, Chaos, House