reklama

Živý rozhovor: s Tomášem Kubelkou o implementaci ERP systémů

Co má investor udělat pro to, aby nedošlo k navýšení ceny implementace? Kde v celém implementačním procesu vidíte nejslabší místo? Jak moc ovlivní analýza a následná implementace ERP systému chod podniku? Nejen na tyto otázky odpovídal Tomáš Kubelka, vedoucí divize služeb společnosti Abra Software.

Klepněte pro větší obrázek Na vaše otázky k implementaci ERP systémů odpovídal Tomáš Kubelka, vedoucí divize služeb společnosti Abra Software. Tomáš Kubelka pracoval nejprve jako konzultant a posléze jako systémový analytik se zaměřením na velké společnosti s výrobními systémy. V současné pozici má na starosti řízení týmu konzultantů zabývajících se implementací podnikových informačních systémů.

V tomto článku najdete otázky a odpovědi týkající se tématu rozhovoru. Některé dotazy a odpovědi jsme kvůli přehlednosti zkrátili, jiné rozdělili do více částí. Některé otázky se opakovaly a v takových případech byly zpravidla zodpovězeny jen jednou. Originální verzi rozhovoru najdete na této stránce.

Odpovědi na otázky čtenářů Živě.cz

Při implementaci ERP systémů téměř vždy dojde k navýšení ceny projektu oproti plánům a smlouvě. Zajímavé je, že i při dodržení rozsahu projektu se cena navyšuje. Podle mě se jedná o řízené navýšení ceny ze strany implementátora. Jak proti tomuto jevu bojujete? Co má investor udělat pro to, aby k navýšení ceny nedošlo? (Petr Vít)

Tomáš Kubelka: Máte pravdu. Při implementacích ERP systémů se můžeme setkávat s navýšením ceny původní nabídky nebo smlouvy. Tomu však lze zabránit provedením předimplementační studie (provádí se před vlastní koupí systému zákazníkem), která zmapuje požadavky zákazníka a podrobně popíše dodavatelem navrhované řešení. Cenová nabídka sestavená na základě této studie je pak důsledně navázána na technickou specifikaci.

Implementace ve středních a větších firmách provádíme výhradně na základě takovýchto studií. Dodržení původně nabízené ceny implementace je zaručeno smlouvou o dílo, znějící na pevnou částku. Předimplementační studie je pak nedílnou přílohou smlouvy. Často však zákazník zjistí, že implementovaný systém může nabídnout více, než původně očekával nebo požadoval. Při doplnění nebo změně původních požadavků pak dodavatel logicky navýší cenu. Tento postup je však pro zákazníka plně transparentní, protože lze jednoduše vyhodnotit, je-li požadavek definován ve studii nebo smlouvě.

Který termín se vám zdá vhodnější pro ostrý start ERP systému (pro výrobní podnik s moduly účetnictví, saldokont, skladů, distribuce, výroby...)? Je lepší startovat k 1. 1. nebo raději k jinému termínu (pro střední společnost s účetním obdobím shodným s kalendářním rokem)? (Jaromír Oliva)

Tomáš Kubelka: Záleží na okolnostech. Na první pohled je nejvýhodnější datum 1. ledna, je obecným zvykem startu ERP systému. Tento zvyk vychází z výhod pro účetní evidenci a konstrukci dat v systému.

Při rozhodování o termínu zahájení ostrého provozu systému doporučuji také zvážit vlastnosti a potřeby primární činnosti firmy (obchod, výroba, služby atd.). Každá firma sama nejlépe ví, kdy kulminuje poptávka po jejích produktech a službách. Objektivně zváženo, pokud k 31. prosinci kulminuje výkon firmy, inventury, provádíte účetní uzávěrky, lidé mají dovolené, není to opravdu nejvhodnější termín.

Velmi také zaleží na informačním systému samotném. Například naše systémy a technologie implementace S.A.F.E. umožňují start systému kdykoliv během roku. Ideálním řešením je přechod na fiskální období, které se nekryje s kalendářním. Například naše firma již několik let pracuje ve fiskálním období od 1.7. do 30.6., to je v době, kdy je křivka poptávky po našich produktech a službách minimální. Naopak na přelomu roku se můžeme plně věnovat našim klientům a „neotravují“ nás účetní uzávěrky.

Kde v celém implementačním procesu vidíte nejslabší místo? A kde se nejvíce chybuje? (David)

Tomáš Kubelka: Rozhlédnu-li se obecně po implementacích ERP systémů, jednoznačně nejvíce chyb nalezneme ve výběru systému a přípravě projektu implementace. To platí jak pro zákazníky, tak pro dodavatele. Je například zarážející, že výběrové řízení, kterého se účastní funkčně a výkonově srovnatelné informační systémy, vyhraje dodavatel nabízející poloviční cenu než ostatní. ERP systém je produkt jako každý jiný. Pokud by vám například někdo nabízel nové auto za poloviční cenu, je potřeba se důkladně ptát a zjišťovat, co za tím stojí. Porovnávat a zkoumat nejen klíčové ukazatele, ale i jejich podrobný obsah.

Často se také setkáváme s podceněním náročnosti zavedení informačního systému ze strany managementu zákazníka. Nelze spoléhat pouze na zkušenosti a technologie dodavatele. Je nutné motivovat a aktivně zapojit do procesu implementace jednotlivé pracovníky, budoucí uživatele systému.

Jak moc ovlivní analýza a následná implementace ERP systému chod podniku? Lze to nějak ošetřit (např. smluvně)? (David)

Tomáš Kubelka: Analýza ve většině případů není náročná a chod firmy neovlivní. S implementací je to ovšem naopak. Je nutné zasahovat do primárních procesů, musíte měnit zvyky lidí, sladit a řídit implementační tým, který se skládá z pracovníků dodavatele i zákazníka. Musíte provádět a zajistit mnoho dalších věcí, na druhou stranu máte k dispozici zkušené lidi, dobrou technologii, ověřené postupy, podporu managementu zákazníka. Jediné, co opravdu nesmíte, je ohrozit fungování primárních procesů zákazníka. Bylo by ideální zastavit firmu, ve které implementujete ERP systém. Neznám však žádnou, kde by to bylo možné.

Minimalizovat zásah implementace do chodu firmy umožňuje především důkladná příprava a naplánování projektu implementace. Zcela jistě se vyplatí hovořit se zákazníkem otevřeně o kritických a úzkých místech implementace. Pokud je dokážete popsat, pak se na ně dokážete také dobře připravit a minimalizovat je.

Jak řešíte propojení vašeho ERP systému s programy třetích stran? Zvláště s těmi specializovanými, které pravděpodobně nemají ve vašem ERP systému alternativu, ale které mají zajímavé výstupy do široké palety agend. (David Mach)

Tomáš Kubelka: Napojení aplikací třetích stran, vytváření doplňkových aplikací pro specifické agendy, nebo dokonce úprava funkčností Abry je velkou konkurenční výhodou našeho systému. Za prvé, naše obchodní politika a technologie vývoje umožňuje plně integrovat branžové řešení partnerské firmy, která je dobrá ve svém oboru. Integrace je propracovaná do posledních detailů a uživatel nemá šanci poznat, že některý z modulů vyvíjejí naši partneři.

Druhou možností je sestavení aplikace v libovolném programovacím jazyku, který podporuje OLE rozhraní. Technologie Abry umožňuje pomocí OLE rozhraní komunikaci na velmi vysoké úrovni a s poměrně malým kódem je možné vytvořit výkonnou aplikaci.

Třetí možností je využití vnitřního skriptingu Abry, kterým můžete doplňovat chování systému (vlastní položky, formuláře, číselníky, definovat vlastní pohledy na data, ošetřovat různé události atd.). K tomu dokonce nepotřebujete žádný programovací nástroj.

Přidanou hodnotu pro uživatele dále podtrhuje, že většina těchto nástrojů je přístupná uživateli (pokud mu k nim přidělíte přístupová práva), instalují se základním jádrem systému a jsou v základní ceně. Můžeme dokonce směle prohlásit, že vyškolený pracovník uživatele má všechny možnosti, jako kterýkoliv z našich konzultantů.

Jak se dá získat práce v tomto oboru? Jakou školu doporučujete? (Honza Novák)

Tomáš Kubelka: Pro pozici konzultanta ERP systému je podmínkou základní vzdělání v IT oboru. Přínosem je znalost programování. Dále znalosti z oborů, jako jsou účetnictví, obchod, logistika, výroba, mzdy a další. Převažující součástí práce konzultanta je komunikace s lidmi. Musí být tedy schopen řešit složité a někdy i kritické situace (na informačním systému většinou stojí celý chod firmy). Ovšem nejdůležitější je dokonalá znalost systému, který implementuje. Na přesném druhu školy tedy až tak nezáleží, pokud jej naučí základy výše zmíněných oborů. Perfektní znalost našeho systému získá zaškolením u nás.

Jaká je hlavní přednost ERP systémů od ABRA Software? Co vás odlišujete od konkurence? (David)

Tomáš Kubelka: Předností našich systémů je jistě více, ale mezi ty nejdůležitější bych zařadil možnost přechodu z nižší řady na vyšší. Například přechod ze systému ABRA G3 pro středně velké společnosti na systém vyšší (ABRA G4 pro velké společnosti) lze provést ze dne na den. To není zrovna obvyklé, ale hlavně je to obrovský přínos pro uživatele systému. Zcela odpadají klasické importy dat, přeškolování uživatelů, úpravy formulářů atd.

Je vždy potřeba při implementaci ERP systému součinnost s programátory? (Vladimír Dlesk)

Tomáš Kubelka: U systému našeho typu velice málo. Dodávaný systém je hotový a otestovaný. Přizpůsobení požadavkům zákazníka je prováděno pomocí jeho definičních nástrojů a prostředí, které jsem již zmínil. Tato technologie je produktivnější a rychlejší.

Uživatelé se obvykle moc nezapojují do zkušebního provozu, protože to pro ně znamená pořizovat údaje souběžně do dvou systémů. Problémy, které by zkušební provoz odhalil, se pak objeví až při náběhu ostré verze. Jak se k tomuto problému staví ABRA? (Jan Fiala)

Tomáš Kubelka: Naše zkušenosti jsou dobré, zkušební provoz u středně velkých a velkých společností vyžadujeme. Je pravdou, že je to pro jednotlivé uživatele nemalá zátěž, ale nedoladěné funkčnosti, neznalost některých funkcí systému apod. mohou být v ostrém provozu mnohonásobně vyšší zátěží. Zabezpečit potřebný čas a motivaci jednotlivých uživatelů je nutnou úlohou pro management společnosti zákazníka.

Naše firma prochází implementací informačního systému, předimplementační studie proběhla. Zjišťujeme ale, že aby něco fungovalo (např. výstupy z MIS dle smlouvy), je nutné změnit a rozšířit datovou základnu i formuláře programu. S tím však smlouva nepočítala. Dalším důvodem navýšení ceny je jiné očekávání zákazníka. Ve specifikaci lokální modifikace je třeba uvedeno, že objednávka se odešle na e-mailový kontakt partnera. Může však mít více e-mailových kontaktů, s čímž modifikace nepočítala. Nečekám od vás rozbor, zda se jedná o oprávněné navýšení ceny. Chci tímto spíše upozornit čtenáře, že předimplementační studie je velice důležitá část implementace, pokud důležitým kritériem výběru informačního systému je cena. (Petr Vít)

Tomáš Kubelka: Podle vašeho krátkého popisu lze opravdu těžko soudit. Lze konstatovat, že studie nebyla provedena důsledně. Je otázkou, zdali se dodavatel zeptal nebo si poznamenal vše potřebné, nebo zda zákazník řekl vše důležité. Dle mého osobního názoru by měl být dodavatel tou vůdčí silou procesu i se vší odpovědností.

Sám se účastním těchto analýz. A i když máme poměrně hluboce propracované okruhy oblastí a otázek pro získání potřebných informací, vždy velmi záleží na bystrosti a zkušenosti. Zákazník vám spoustu, někdy i klíčových informací sám od sebe neřekne. A většinou v tom není zlý úmysl, pouze je to pro něho tak samozřejmá denní rutina, že nad ní ani nepřemýšlí. Musíte dobře volit otázky, abyste jej „vyprovokoval“ a ověřil, že danou oblast, agendu, funkčnost, tiskový výstup firma opravdu nevyužívá.

Na druhou stranu je tu i zodpovědnost zákazníka, který alespoň v našem případě podepisuje smlouvu, jejíž nedílnou součástí je technická specifikace studie. To je také jeho výhoda, jestliže v takové smlouvě něčemu nerozumíte, neumíte si popisovaný proces aplikovat na vaše podmínky. Nepodepisujte ji, tyto pasáže si nechte podrobně vysvětlit, prezentovat nebo i přepracovat.

Jaký je váš postoj vůči nasazení svobodného softwaru v ostrém provozu? (Karel Prak)

Tomáš Kubelka: Termín „svobodný software“ mě trochu zaskočil, zřejmě je myšlen OpenSource software. ABRA se v tomto směru snaží poskytnout zákazníkovi možnost volby. Serverové části našich systémů mohou běžet jak na Windows, tak na Linuxu. Jako databázi pro Abru můžete použít FireBird nebo Oracle. Účetní výkazy z Abry si můžete prohlížet jak v Excelu, tak v OpenOffice. V poslední době se nám podařilo rozběhnout na Linuxu i klientskou část Abry.

Témata článku: Software, David, Mach

6 komentářů

Nejnovější komentáře

  • Zappy, Zappy 15. 4. 2007 17:02:11
    Jde o to s čím pracujete. Po letech už vím, že jsou oblasti, které musím...
  • Martin Schayna 10. 4. 2007 0:22:02
    OLE je velmi dobře použitelné rozhraní pro typ úloh, které se typicky u...
  • Pavel 7. 4. 2007 22:05:37
    Abra je v praxi temer nerozsiritelna a nenapojitelna na stavajici...
reklama
Určitě si přečtěte

UPC překopli páteřní kabel. V Brně i druhý den nejede internet ani kabelovka

UPC překopli páteřní kabel. V Brně i druhý den nejede internet ani kabelovka

** V Brně byl velký výpadek služeb UPC ** Důvodem je překopnutý páteřní kabel ** V některých lokalitách služby stále nefungují

5.  12.  2016 | Jakub Čížek | 104

17 expertek Microsoftu předpovědělo rok 2027. Splní se alespoň něco?

17 expertek Microsoftu předpovědělo rok 2027. Splní se alespoň něco?

** Zmizí klasické vyhledávače ** Budeme programovat buňky ** Kvantové počítače překonají šifry

6.  12.  2016 | Jakub Čížek | 36

11 tipů na dobrý stolní počítač: od základu po herní mašiny

11 tipů na dobrý stolní počítač: od základu po herní mašiny

** Postavte si stolní počítač! Máme pro vás 11 vzorových sestav s rozpisem komponent ** Většina tipů cílí na hráče, věnujeme se ale i základnímu PC a počítačům na střih videa ** Nadělte si nový počítač třeba pod stromeček

5.  12.  2016 | Adam Kahánek | 74

Nejlepší notebooky nad 20 tisíc: poradíme, které teď chcete

Nejlepší notebooky nad 20 tisíc: poradíme, které teď chcete

** V notebooku s cenou nad 20 tisíc nesmí chybět kvalitní displej a rychlé úložiště ** Za dalších deset tisíc můžete dostat navíc styl nebo výkonnější komponenty ** Vybírat můžete z různých velikostí i konstrukcí

8.  12.  2016 | Stanislav Janů | 85


reklama