Tipy a triky pro Microsoft Office 2010

Nechte si poradit zajímavé funkce v Microsoft Office 2010, o kterých jste doposud možná neměli tušení.

Autor: Peter Belko, MVP

Správa štýlov v MS Word

Na písanie dlhších dokumentov je ideálne používať štýly. K dispozícií je množstvo preddefinovaných, ale môžete vytvoriť aj vlastné. Štandardne sú vlastné štýly dostupné len v konkrétnom dokumente. Ak ich chcete používať aj v iných dokumentoch, tak je niekoľko možností ako ich spravovať. Najjednoduchšie prenášanie štýlov je buď tak, že dokument skopírujete, pôvodný text vymažete a začnete pracovať na novom texte. Druhá možnosť je skopírovanie časti textu do nového dokumentu, ktorý je napísaný požadovaným štýlom a týmto sa prenesie. Skopírovaný text stačí potom vymazať a štýl v dokumente zostane zachovaný. Tieto postupy sú veľmi jednoduché a neumožňujú Vám spravovaťštýly pokročilejším spôsobom. Preto je vo Worde dostupný nástroj Správa štýlov a Organizátor. V článku predpokladáme, že štýly už máte vytvorené a viete ich používať.

Na záložke Domov v skupine príkazov Štýly kliknite v pravom spodnom rohu skupiny na malé tlačidlo -spúšťač dialógového okna. Zobrazí sa podokno úloh Štýly, ktoré obsahuje v hornej časti galériu štýlov, v dolnej časti zaklikávacie políčka na zobrazenie ukážky a vypnutie prepojených štýlov. Tromi tlačidlami môžete vytvoriť nový štýl, kontrolovať štýly a spravovať štýly. Linkou Možnosti nastavujete ako má fungovať zobrazené podokno úloh. V hornej časti nastavujete aké štýly chcete mať zobrazené a ako majú byť zoradené. Štandardne sú zobrazené odporúčané štýly ale môžu to byť používané, v aktuálnom dokumente, alebo všetky.Zoradenie môže byť abecedné, podľa typu a pod. Nižšie v okne sú zaklikávacie možnosti na nastavenie ďalších parametrov.

Tretím tlačidlom Správa štýlov zobrazujete dialógové okno kde na prvej záložke môžete upravovať štýly, odstraňovať ich, alebo vytvárať nové. Stačí si v hornej časti v rozbaľovacom zozname vybrať ako majú byť v tomto okne zoradené a zobrazené štýly a potom v dolnej časti je ukážka, popis nastavení a tlačidlo Upraviť. Úpravy sa robia v rovnakom okne ako keď kliknete na páse s nástrojmi v galérii pravým tlačidlom myši a vyberiete z kontextovej ponuky príkaz Upraviť.Odstrániť môžete len vlastné štýly a nie vstavané. Druhá záložka Odporúčané umožňuje nastaviť ako sa budú štýly zobrazovať v galérií na páse s nástrojmi, alebo v podokne úloh. V zozname je poradie zobrazenia, ktoré meníte tlačidlami Premiestniť nahor/Premiestniť nadol. V galérií na páse s nástrojmi sa ale urobí posun vľavo/vpravo. Taktiež môžete označený štýl presunúť na koniec a priradiť mu číselnú hodnotu, čo je vlastne to isté ako keď použijete posun nahor/nadol. Táto číselná hodnota je vhodná vtedy ak zoznam zoraďujete iným spôsobom ako odporúčaným, vtedy vidíte pri každom štýle jeho skutočné poradie bez ohľadu na to v akej pozícií je v zozname tohto okna. Dôležité je aj nastavenie, ktoré umožňuje štýl v galérií trvale zobrazovať, alebo skryť kým nie je použitý, prípadne ho nechať skrytý stále.

1.png 
Obr. 1 Správa štýlov: na záložke Upraviť môžete spravovať a meniť formáty štýlov. Na záložke Odporúčané nastavujete, ktoré štýly sa majú zobrazovať v galériách.

Tretia záložka Obmedziť je vhodná ak používate ochranu dokumentu a povoľujete niektoré formátovacie zmeny v chránenom dokumente. V tomto okne ovplyvňujete možnosti okna Obmedziť formátovanie na vybraté štýly, ktoré zobrazíte cez záložku Revízia > Obmedziť úpravy. V zozname môžete niektoré štýly obmedziť čo znamená, že nebudú v okne obmedzenia formátovania zakliknuté. Ale ručne ich bude môcť používateľ zakliknúť. Pri obmedzenom štýle sa zobrazuje znak zámku. V dolnej časti ešte môžete nastaviť ďalšie možnosti, ktoré sa zobrazujú v okne obmedzenia formátovania. Pri použití položky Obmedziť formátovanie na povolené štýly bude po kliknutí na OK požadované heslo, ktoré bude chrániť toto nastavenie a zamknuté štýly nebudú následne dostupné v galérií. Takto môžete výrazne obmedziť dokumenty proti nežiaducim zmenám formátov keď povolíte len niektoré najdôležitejšie štýly, ktoré sa navyše nedajú upraviť. Je to veľmi vhodné ak očakávate podklady od viacerých autorov a nechcete robiť následné úpravy do jednotného vzhľadu. Stačí ak všetkým dáte k dispozícií takto nastavenú šablónu. Táto možnosť znefunkční aj klasické možnosti úprav cez záložku Domov.

2.png 
Obr. 2 Obmedzenia štýlov: v okne správa štýlov na tretej záložke nastavujete, ktoré štýly majú byť zakliknuté v okne obmedzenia formátovania. Tiež môžete nastaviť aj ďalšie voľby do okna obmedzení.

Posledná záložka Nastaviť ako predvolené umožňuje hromadnú zmenu napr. farby písma v niektorých vstavaných štýloch ako je normálny, bez riadkovania a pod. Posledná dôležitá vec v tomto okne je tlačidlo Importovať a exportovať, ktoré zobrazí okno Organizátor štýlov. Umožňuje kopírovať štýly a makrá z jedného dokumentu do druhého. V ľavej časti vyberte dokument, ktorý obsahuje požadované štýly alebo makrá a v pravej časti otvorte cieľový dokument. Štandardne je tam zobrazená globálna šablóna normal.dotm. Skopírovanie štýlov do tejto šablóny spôsobí, že budú dostupné v každom novom dokumente. Súbory môžete v oboch prípadoch zmeniť tak, že kliknete na Zavrieť súbor a potom na to isté tlačidlo, ktoré sa zmení na Otvoriť súbor. Zobrazí sa okno s predvoleným umiestnením šablón C:\Users\<<Používateľ>> \AppData\Roaming\Microsoft\Templates, ktoré samozrejme môžete zmeniť a vyhľadať si požadované umiestnenie. Tlačidlami v strednej časti kopírujete, odstraňujete a premenovávate označený štýl. Rovnako to funguje aj pri makrách.

3.png 
Obr. 3 Organizátor: umožňuje kopírovať štýly a makrá medzi rôznymi súbormi, ktoré môžete otvárať/zatvárať príslušnými tlačidlami.

Klávesové skratky pre štýly

Výhodou okien Správa štýlov a Organizátor je, že všetko máte k dispozícii na jednom mieste a môžete prehľadne spravovať viac možností naraz aj z rôznych súborov ako pri používaní inej možnosti. Cez toto okno správy štýlov, alebo cez príkaz upraviť v kontextovej ponuke pravého tlačidla myši v galérii štýlov môžete zobraziť okno na úpravu konkrétneho štýlu, napr. Nadpis 1. Okrem formátovacích možností môžete nastaviť pre najčastejšie používané štýly klávesovú skratku. Urobíte to kliknutím na tlačidlo Formát v dolnej časti a príkazom Klávesová skratka zobrazíte okno Prispôsobiť klávesovú skratku. Vpravo hore je názov štýlu, ktorý ste vybrali na priradenie klávesovej skratky, vľavo je kategória do ktorej patrí a dolu sú informácie o aktuálnych skratkách. Kliknite do poľa s názvom Stlačte novú klávesovú skratku a stlačte klávesy, ktoré chcete priradiť k štýlu. Zobrazí sa informácia či je alebo nie je klávesová skratka použitá na iné funkcie a potom kliknite na tlačidlo Priradiť. Ak použijete napr. Ctrl + P, ktorá sa používa na ukážku a tlač, tak jej priradenie k štýlu bude mať prednosť pred tlačou. Ak chcete inú, tak z textového poľa pôvodne zadanú vymažte a postup priradenia opakujte. V dolnej časti je možnosť výberu, či má klávesová skratka platiť pre globálnu šablónu normal.dotm, alebo len pre ten konkrétny dokument. Pri písaní dlhých dokumentov s často používanými štýlmi je priradenie klávesových skratiek celkom zaujímavá pomoc.

4.png 
Obr. 4 Klávesové skratky štýlov: k často používaným štýlom môžete priradiť vlastnú klávesovú skratku. Pri konfliktnom vytvorení skratky má tá nová prednosť. Tiež je vhodné určiť pre ktorý súbor skratka bude platiť.

Pripojenie šablóny

Každý nový dokument vo Worde je vytvorený na základe šablóny. Môže to byť globálna normal.dotm, alebo vlastná. Šablóna obsahuje rôzne objekty, štýly alebo makrá. Ak vytvoríte nový dokument na základe normal.dotm a použijete vstavané štýly nadpisov je možné to využiť na jednoduchú zmenu celého dokumentu prepojením šablón. Samozrejme nemuseli by to byť len vstavané štýly Nadpis 1 až 9, ale aj vlastné. Pre prehľadnosť článku ale zostaneme pri tých vstavaných. Prepojenie šablón funguje tak, že zmeníte cestu k inej Vami upravenej šablóne, kde ste štýly nadpisov preformátovali na iný vzhľad. Aby tento nový vzhľad zmenil aj existujúci dokument treba kliknúť na záložku Vývojár a v skupine šablóny na tlačidlo Šablóna dokumentu. Ak záložku Vývojár nemáte dostupnú, tak ju zobrazíte cez záložku Súbor > Možnosti > časť Prispôsobiť pás s nástrojmi, kde vpravo zakliknete Vývojár.

Kliknutie na tlačidlo Šablóna dokumentu z už zobrazenej záložky Vývojár zobrazí okno Šablóny a doplnky. Dôležitá časť je záložka Šablóny kde v hornej časti je zobrazený názov šablóny, na základe ktorej bol vytvorený dokument. Kliknutím na tlačidlo Priložiť sa zobrazí okno priložiť šablónu. V ňom je potrebné vyhľadať Vami upravenú šablónu a pripojiť ju k dokumentu. Po zakliknutí položky Automaticky aktualizovať štýly v dokumente sa zmenia podľa novej šablóny. Tj. ak pôvodne bol Nadpis 1 formátovaný tučným modrým fontom a vo vlastnej upravenej šablóne bol Nadpis 1 zelenou kurzívou, tak sa text formátovaný zvoleným štýlom automaticky zmení podľa novej šablóny. Využiť to môžete na hromadnú zmenu vzhľadu existujúceho dokumentu.

5.png 
Obr. 5 Šablóna dokumentu: štandardne sa dokument vytvára na základe normálnej šablóny. Môžete zmeniť pripojenie aj na inú šablónu, ktorá pri zakliknutej možnosti Automaticky aktualizovať štýly v dokumente zmení vzhľad dokumentu podľa formátu štýlov v novej šablóne.

Štýly v MS Excel

Práca so štýlmi je v MS Excel trochu iná ako vo Worde. Štýly môžete pridávať k bunkám z galérie kde sú rozdelené do niekoľkých skupín. Úpravu štýlu urobíte cez kontextovú ponuku pravého tlačidla myši kliknutím na konkrétny štýl v galérii. Zobrazí sa okno, kde je niekoľko zaklikávacích políčok čo štýl obsahuje – formát čísla, zarovnanie, písmo a pod. Tlačidlom Formát sa zobrazí okno Formát bunky, kde môžete upraviť požadované možnosti. Nový štýl vytvoríte kliknutím na príkaz Nové štýly buniek v galérii. Zobrazí sa okno ako pri jeho úprave a ďalší postup je cez formát bunky. Čo sa týka správy štýlov, tak je dostupná možnosť skopírovať štýly z otvoreného zošita do iného otvoreného zošita. Je to veľmi jednoduchý postup, ktorý nakopíruje všetky rozdielne štýly do cieľového zošita. Urobíte to príkazom Zlúčiť štýly v galérií štýlov, ktorý otvorí okno, kde je viditeľný otvorený zošit, prípadne aj viac zošitov a stačí ho vybrať a kliknúť na OK. Týmto sa do zošita, kde ste použili príkaz skopírujú štýly.

6.png 
Obr. 6 Štýl v MS Excel: z kontextovej ponuky pravého tlačidla je dostupných niekoľko príkazov. Úpravy robíte následne v okne štýl a formát bunky.

Klávesové skratky PowerPoint a Excel

Ak potrebujete prechádzať v PowerPointe pomocou klávesnice medzi textovými zástupnými symbolmi použite kombináciu Ctrl + Enter. Stačí ak napr. v nadpise snímky stlačíte kombináciu Ctrl + Enter a kurzor sa presunie do ďalšej textovej časti. V tejto časti (zástupnom symbole) Ctrl + Enter presunie kurzor na novú snímku, ktorú zároveň vytvorí. Rozloženie takto vloženej novej snímky bude rovnaké ako je predchádzajúca snímka. V MS Excel môžete text v bunke zalomiť do nového riadku rovnakej bunky kombináciou Alt + Enter. Týmto zapnete aj funkciu zalamovať text, ale zároveň vytvoríte zlom riadku na pozícii kurzoru. Vložené textové polia (blok textu), alebo automatické tvary v pracovnom hárku môžete označiť naraz tak, že označíte jedno pole, alebo tvar a kombináciou Ctrl + A sa označia aj ďalšie objekty, ale hodnoty v bunkách nie.

Ukážka webovej stránky v MS Excel

V prípade, že chcete tabuľku uložiť ako webovú stránku a chcete predtým použiť príkaz ukážka webovej stránky tak je potrebné pridať príslušné tlačidlo na panel rýchleho prístupu. Kliknite na výberovú šípku a zvoľte Ďalšie príkazy, prípadne použite záložku Súbor > Možnosti > časť Panel s nástrojmi rýchly prístup. V rozbaľovacom zozname „Vybrať príkazy z“ zvoľte položku príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi a vyhľadajte príkaz Ukážka webovej stránky, ktorý kliknutím na Pridať doplníte na panel. Následné týmto tlačidlom môžete zobraziť tabuľku v internetovom prehliadači, aby ste skontrolovali či je zobrazená korektne. Ak používate viac listov, tak tie sa budú zobrazovať v dolnej časti okna internetového prehliadača.

Číslo formátované ako text

Ak máte v Excel tabuľke vo veľa riadkoch číslo formátované ako text, čo je najčastejšie problém spôsobený importom z rôznych informačných systémov, tak máte niekoľko možností ako ho konvertovať na číslo. Najprv je vhodné nastaviť pre bunky, kde sú takéto údaje niektorý číselný formát a potom vynásobiť hodnoty číslom jedna. To spravíte pomocou funkcie Prilepiť špeciálne > násobenie. Vpíšte do pomocnej bunky jednotku skopírujte ju, označte požadované bunky a cez prilepiť špeciálne urobte matematické prilepenie. Druhý spôsob je použitie pomocného stĺpca, ktorý bude obsahovať vzorec s násobením číslom jedna. Tento stĺpec potom použijete na ďalšie úkony.


Sledujte Živě na Facebooku

celkem 0

Poslední komentáře Komentáře


Další podobné články

Z obrázků na písmenka přes web: ABBY FineReader Online

Z obrázků na písmenka přes web: ABBY FineReader Online

Občas je potřeba převést fotku nebo sken dokumentu do editovatelné podoby. Zkusit můžete nový ABBYY FineRader online - stejně dobrý jako na desktopu, ale dostupnější.

Včera  |  Polesný David  |  3

Stále neoficiálně, ale přesněji: Windows 9 přijde 30. září

Stále neoficiálně, ale přesněji: Windows 9 přijde 30. září

21.  8.  2014  |  Polesný David  |  10
Windows 9 přinese Metro 2.0, vylepšené moderní prostředí

Windows 9 přinese Metro 2.0, vylepšené moderní prostředí

21.  8.  2014  |  Polesný David  |  12

DEJTE NÁM TIP NA ČLÁNEK



Aktuální číslo časopisu Computer
  • Testy nejnovějších produktů na českém trhu.
  • Informace ze světa internetu i bezpečnosti.
  • Plné verze programů zdarma pro všechny čtenáře.

Partnerská sekce pro IT profesionály
Microsoft TechNet/MSDN