Pořizujte software chytře – Velké společnosti, 5. díl

1. díl - Pořizujte software chytře - návod
2. díl - Pořizujte software chytře - Software Assurance
3. díl - Pořizujte software chytře - Domácí uživatelé
4. díl - Pořizujte software chytře - Malé a střední společnosti

Pokud jste nečetli předchozí díly seriálu, pak určitě doporučuji projít je, ještě než se pustíte do následujících řádek. Struktura pořizovacích modelů pro společnosti nad 250 zařízení (nebo uživatelů) totiž do značné míry kopíruje strukturu navrženou pro menší prostředí, takže se na ně budeme odkazovat. Obecně se programy pro velké společnosti vyznačují vyšší mírou flexibility, příznivějšími cenovými podmínkami a také možnostmi přizpůsobení smluvního závazkuprostřednictvím dodatků a výjimek.

Krabice a OEM

I v případě velké společnosti se setkáváme s licencemi, jež do prostředí připutovaly prostřednictvím krabicového nebo OEM prodeje. V případě desktopového operačního systému není zbytí a pořízení koncového zařízení včetně předinstalovaných Windows (samozřejmě v edici Professional) považujeme za vysoce doporučené, ne-li samozřejmé. Doporučujeme v tomto případě dát velký pozor na správné uvedení operačního systému na pořizovacích dokladechhardwaru. Vyhnete se tak zbytečným problémům při dokladování oprávněných podkladových licencí v případě softwarového auditu. Operační systém dostupný prostřednictvím jakékoliv multilicenční smlouvy je totiž vždy pouze upgrade, a tedy oprávněnou podkladovou licenci v podobě OEM vyžaduje.

Kromě desktopového operačního systému bychom v prostředí velkých společností mohli nalézt i serverové operační systémy pořízené prostřednictvím od OEM, tedy společně s hardwarem. Tento způsob pořízení je totiž často cenově velmi výhodný, zejména pokud jde o větší zakázku. V takovém případě ale rozhodně doporučujeme dokoupit pokrytí Software Assurance (SA) do 90 dnů od nabytí hardwaru s OEM licencí. Tento krok poskytne zákazníkovi nejenom všechny dostupné výhody SA, ale také z OEM licence udělá typ multilicenčníse všemi právy, jež mu náleží (tedy kupříkladu přenositelnost licence, neomezený downgrade, jazyková nezávislost, instalační zdroje a klíče na stránkách VLSC –Volume License Service Center, apod.), a to vlastně pouze za cenu samotného předplatného Software Assurance.

Pořízení softwaru Microsoft v krabicovém vydání bychom ve větších společnostech rozhodně nedoporučili. Z pohledu správy licencí, ale také nasazení a správy softwaru jako takového, je tato varianta nejméně vhodná ze všech možných modelů pořízení. Zdánlivě levný nákup vás může dostat do slepé uličky, která vám znemožní korektní a efektivní práci. Například Office pro podnikatele a domácnosti je edice skutečně určena do prostředí, kde je maximálně 10 PC, kde se předpokládá, že každý uživatel si instaluje sám, nebo je instalaci přítomen, kde se uživatelé prakticky nemění (kvůli vazbě licence na soukromý osobní účet). Nasazovat něco takového do podniku, kde je uživatelů a zařízení několik desítek je cesta k pořádným komplikacím po technické i právní stránce.

Select Plus – MPSA

První program určený pro společnosti nad 250 zařízení, jenž si blíže charakterizujeme, je smlouva Select Plus. Hned na úvod nutno říct, že dnes již tomuto programu píšeme téměř epitaf, protože od poloviny letošního roku už není možné jej otevřít a v polovině roku 2017 nebude možné ani pořídit licence do již otevřených programů. Smlouva Select totiž po mnoha letech své působení na trhu končí a je postupně nahrazována programem Microsoft Product and Services Agreement(MPSA) s velmi podobnými podmínkami.

Pokud bychom se zajímali o srovnání se spektrem programů pro malé společnosti, pak můžeme říct, že Select Plus a MPSA jsou vlastně kříženci programů Open License a Open Value. Nabízí totiž možnost pořízení samostatné licence a variantně také licence včetně pokrytí Software Assurance. Rozdíl je však v době trvání. Zatím co programy Open mají přesně stanovenou dobu účinnosti smlouvy, Select Plus je jediný program společnosti Microsoft, který nic takového nezná. Je otevřený trvale a nikdy neexpiruje, nezávisle na tom, zda jej zákazník pro nákupy využívá, nebo ne. Nezná tedy datum expirace, ale přece jenom se jedním význačným datem řídí – datem výročí uzavření smlouvy. Toto datum je důležité pro určení doby trvání pokrytí SA.

Pokud si totiž v programu Select Plus (a tedy i MPSA) zvolíme pořízení licence včetně SA, pak pokrytí SA bude trvat přesně do třetího následujícího výročí (celkově tedy 25 až 36 měsíců podle toho, kdy licenci pořídíme vzhledem k datu výročí). Navíc se můžeme rozhodnout, že platbu za licenci s SA rozložíme do tří ročních splátek, přičemž jedna ze splátek bude zohledňovat pokrytí SA pouze za počet měsíců zbývajících do výročí smlouvy. Tento model kalkulace je zdánlivě komplikovaný, ale díky němu je smlouva Select Plus jediným smluvním programem Microsoft, který při dokupování licencí mezi výročími zohledňuje skutečnou dobu používánívýhod SA. Neplatíte tedy za pokrytí, které skutečně nevyužijete.

Smlouvy Select Plus a MPSA mají bodový princip fungování. Zákazník nákupem licencí sbírá body ve třech skupinách – aplikace, servery a operační systémy, a v každé z těchto skupin může díky množství nasbíraných bodů získat jednu ze čtyř cenových hladin. V případě té nejlepší (desítky tisíc bodů) je pak pořizovací cena produktů až o 20 % výhodnější než standardní koncová cena. Proto je program vhodný zejména pro velké nadnárodní společnosti, které si takto společně „střádají“ na lepší cenové podmínky pro všechny, ale zároveň díky struktuře prováděcích smluv má každá z nich vlastní kontrolu nad svými nákupy a vlastní přístup ke všem informacím na elektronickém portále.

Nástupce programu Select Plus, smlouva MPSA má nyní téměř identické smluvní podmínky. Do budoucna se však má stát rámcovou smlouvou, která umožní nejenom pořízení licencí bez SA a včetně SA, ale také zajistí dostupnost pronájemních licencí, různých celopodnikových platforem a postupně by se měla stát jedinou smlouvou dostupnou pro všechny velikosti zákazníků. Už teď sebou přináší nový portál, který v budoucnu nahradí stránky VLSC a zlepší a zjednoduší správu pořízených licencí.

Enterprise Agreement (EA)

Pokud bychom opět hledali paralelu ve světe smluv pro malé společnosti, pak je program Enterprise Agreement zrcadlem programu Open Value Organization Wide. Jde tedy o celopodnikovou tříletou splátkovou smlouvu s pokrytím SA, která se otevírá na alespoň jeden z takzvaných desktopových platformních produktů. V případě EA smlouvy máme vlastně dva typy platforem, a to klasickou (Windows Enterprise, Office Professional Plus, Core CAL či Enterprise CAL Suite) a online platformu (Office 365 Pro Plus, Office 365 E1/E3/E4, Enterprise Mobility Suite, Enterprise Cloud Suite, a další). Po otevření smlouvy na platformní produkty je pak možné do ní pořídit prakticky jakýkoliv doplňkový produkt(serverové licence, dodatečné CAL, desktopové či vývojářké aplikace,…) v potřebném počtu.

Výhodou ve srovnání s Open Value je fakt, že v případě nárůstu počtu zařízení nebo uživatelů, a tedy i potřeby licencí platformních produktů, není nutné dokupy realizovat okamžitě, ale je možné změny hlásit jednou ročně o výročí smlouvy. Platí se pak i zpětně, ale cena za takový dokup se počítá s pokrytím SA pouze za polovinu uběhlého roku.

Smlouva Enterprise Agreement dává právo na trvalé licencepo ukončení tříletého cyklu (s výjimkou online služeb, samozřejmě). Dále je pak možné v prodlužující smlouvě navázat již pouze pokrytím SA, čím se roční investice do licencí v následujících cyklech výrazně sníží.

Enterprise Agreement Subscription (EAS)

Pokud však společnost vyžaduje skutečně flexibilní řešení schopné přizpůsobit se jakýmkoliv požadavkům, i strukturním změnám, pak bude nejlepší sáhnout po programu EAS. Jedná se o pronájemní variantu smlouvy Enterprise Agreement, také otevřenou pro celou společnost na minimálně jeden z platformních produktů. Narůst v počtu uživatelů či zařízení, ale také pokles se hlásí pouze jednou ročně o výročí smlouvy a platby za použití licence se zpětně neplatí. Jakýkoliv doplňkový produkt přidaný do smlouvy znamená úhrady roční platby v měsíci přidání, ale o každém výročí má zákazník možnost doplňkové produkty jakkoliv přeskládat, změnit počty, nebo je ze smlouvy úplně vyloučit. Smlouva EAS má za cíl umožnit zákazníkovi v co největší míře platit pouze za to, co skutečně používá i v případě, že dochází k různým fúzím nebo naopak rozdělením společností. Smlouva EAS je jediný program ze škály smluv pro velké společnosti, která jakoukoliv změnu umí reflektovat.

Server and Cloud Enrollment

Až doposud jsme se v případě celopodnikových smluv bavili vždy o platformních produktech typu koncových produktů, tedy desktopové aplikace, desktopové operační systémy, nebo CALy. Smlouva SCE je také smlouvou typu Enterprise Agreement, tedy tříletá celopodniková, ale její platforma je postavená na úplně jiných produktech, a povinností zákazníka je všechny produkty dané skupiny používané ve společnosti zahrnout do smlouvy. Zajímavostí je, že smlouva nabízí jak splátkový, tak pronájemnímodel pořízení.

Prostřednictvím SCE smlouvy je možné zajistit ve společnosti licence Visual Studio s MSDN (vývojářská platforma), SQL, SharePoint nebo Biztalk (aplikační platforma), Core Infrastructure Suite (základní serverová platforma) nebo Microsoft Azure(Azure platforma).

U všech platforem jsou nastavené minimální vstupní limity, které často kvalifikují až opravdu velké infrastruktury. Proto je tato smlouva také určená pro větší společnosti. Obecně je ale unikátní formou, protože na rozdíl od předchozích programů, ve skupině smluv pro malé společnosti neexistuje ani její přibližný ekvivalent.

Na závěr

Obecně jsou výhodou smluv určených pro velké společnosti zejména cenové podmínky. Nicméně z předchozích odstavců vyplývá, že i mnohé smluvní podmínky jsou výhodnější. Kupříkladu všechny výše zmíněné smlouvy zahrnují automaticky možnost testování produktu před nasazením do produkčního prostředí, a to po dobu 60 dnů. Dále také smíte využívat až 20 kopií jakéhokoliv produktu pro školení svých zaměstnanců. Také některé produkty jsou dostupné pouze ve velkých smlouvách, kupříkladu komplexní balík služeb Enterprise Cloud Suite, nebo operační systém Windows v licenčním modelu per User.

Microsoft také chápe, že velké prostředí se někdy těžko přizpůsobuje pevně danému standardu a často potřebuje větší stupeň volnosti a možnost výjimky. Proto v programech pro velké společnosti existují smluvních dodatky a úpravy podle požadavků zákazníka.

Závěrem tedy – pokud je vaše společnost z kategorie „těch velkých“ a pro pořizování licencí jste doposud využívali různé modely bez nějaké komplexní vize, pak je určitě dobré konzultovat s vhodným licenčním partnerem vaše potřeby a zkusit najít program, jenž by vám přinesl více možností, méně starostí o „compliance“ a větší flexibilitu v oblasti licenčního pokrytí.

No a my se k vám s naším seriálem vrátíme ještě jednou a budeme vám povídat o speciálních pořizovacích modelech. Věnovat se budeme zejména produktům Microsoft dodávaným společně s produkty třetích stran, licencím pro vývojářské společnosti a SaaS od partnerů.

Mohlo by vás také zajímat:

Licensing Expert Series: (05) Licensing the Private Cloud

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.