Jsou lidé, kteří za poslední skutečný přínos IT pro běžného uživatele považují přechod od psacích strojů a kalkulaček k textovým editorům a tabulkovým procesorům na PC.
Mají za to, že od té doby se vlastně nic užitečného neudálo a takzvané nové verze vlastně doopravdy nic nového nepřinášejí. Jednak proto, že všechno podstatné už se před lety stalo, a pak – že úplné novinky jsou k ničemu, protože, když jsme se bez nich obešli až doposud, jistě bez nich budeme umět žít i nadále. A nebudeme se muset nic nového učit.
Tito uživatelé jsou pyšní na to, že si stále vystačí s verzí z přelomu tisíciletí a vůči „zbrklým inovátorům“ mají spoustu výhrad, protože formáty a aplikace nejsou vzájemně kompatibilní. Možná, že bychom se je tentokrát mohli pokusit potěšit a uklidnit konstatováním, že převrat se ani s touto novou verzí Microsoft Office nekoná. Ale když ne převrat, tak co zbylo z novinek?
Dělejte to, co dřív – ale o hodně rychleji a lépe
Léta se mluví o tom, že aplikace rodiny Office jsou zbytečně bohaté (a tedy i zbytečně drahé), protože málokdo umí využít více než 10 % funkcionality. Poslední tři verze se však úspěšně zaměřují právě na zvýšení tohoto čísla. Základní ergonomický koncept je stejný jako u verzí 2007 a 2010. Žádné překvapení. Microsoft však zjevně věnoval nesmírnou péči všem možným „vychytávkám“, jimiž přibližuje užitečné funkce uživatelům, kteří neměli čas, chuť či schopnost do nich proniknout dříve. A protože čas se ukazuje jako limita kdečeho a tlak na jeho maximální využití neustále roste, určitě jsou jeho úspory dosažitelné s novým Office velmi zajímavé. Na nich především stojí rychlá návratnost investice do upgrade.
Za pozornost stojí i perfektně, uživateli doslova až po nos, naservírovaný rychlý přehled o nejlákavějších změnách a možnostech. Pod názvem Prohlídka se nabídne vždy při vytváření nového souboru v aplikacích, jako je Word, Excel, PowerPoint, a v podobě krátkých instruktážních videí na You Tube najdete stručné, jasné a chytré tipy i pro Outlook, OneNote a další nástroje z rodiny Office. Stačí jich pár na to, abyste si novou verzi oblíbili, po sekundách (ale stokrát za den) šetřili vzácný čas a po kyblících nervy při práci s analýzami čísel, revizemi, s nestrukturovanými poznámkami, výmluvnými výstupy a zvládání obsahu své schránky přetékající elektronickou poštou.
Zkuste to, co vás ještě ani nenapadlo
Někdy jsme pyšní na to, co umíme udělat „postaru“ a bez pomoci. Někdy se nám zdá, že udělat něco snadno znamená, že to bude bezcenné… A někdy nás ani nenapadne vyzkoušet něco, co jsme ještě nevyzkoušeli. Co třeba vložit do písemné roční zprávy pro management kousek videa z firemního teambuildingu? Přijde vám to jako nesmysl? Přece si ji šéf na čtení vytiskne – a jak by si na tiskárně přehrával nějaké video… Jenže, od té doby, co se na poradách blýská novým tabletem, už s sebou netahá tolik papírů, co dříve. A rozhlédněte se kolem sebe v metru: kolik lidí čte noviny a knížku, a kolik z nich si prstem listuje na obrazovce čtečky nebo chytrého telefonu? Jak se ten poměr papírových a elektronických čtenářů mění…
Až jednou dostanete od svého prvňáčka kytku k svátku, a ta nebude namalovaná pastelkami, ale na obrazovce…nebo vyskládaná z kostiček minecraftu, něco vás napadne. Všechno je v pohybu. A pohyb je život. Tomu se přece nemá smysl bránit. Toho je potřeba si užít.
Využijte sílu týmu, komunikujte
Žijeme v komplikované době. Plné komplikovaných úkolů. Plné požadavků na výkon, na znalosti, na rychlost. Odpověď je ve spolupráci. Předpokladem spolupráce je komunikace. Předpokladem komunikace je sdílení a předpokladem sdílení je srozumitelnost. Všechny prostředky, které pomohou zvýšit srozumitelnost, názornost a zjednoduší komunikaci bez ohledu na časoprostor, se počítají. Počítá s tím i celý koncept nového Office – nejen ve variantě Office 365 – a proto přednostně nabízí ukládání dokumentu do sdílených úložišť, kde je budou dál rozvíjet kolegové, kde se k nim dostanete, i když přejdete od stolu v kanceláři do kavárny či do vlaku a potřebujete pokračovat v práci, kam si snadno po telefonu dopíšete poznámku s nápadem, který k vám připlul, zrovna když jste na chalupě prořezávali jabloně. Grafy, barvičky, vykřičníky, pohyblivé obrázky, zvuky a komentáře předávané online i offline, ale udělané tak, aby to nezabralo ani o chviličku víc, než si můžete dovolit – a abyste samým znázorňováním a dorozumíváním nespotřebovali více času, než hledáním řešení, tvorbou a těšením se z výsledku.
Novinky ve vzhledu a rozhraní
Nový Office dostal do vínku přepracovaný a jednotný vzhled. Na první pohled působí uhlazenějším a modernějším dojmem, který je koncipován tak, aby uživatel mohl používat stejný vzhled klientských aplikací všude, kde jen k aplikacím Office přistoupí.
Pokud sedí ve své kanceláři a s aplikacemi Office pracuje na svém PC v běžném klientu, bude k práci využívat naprosto totožné rozhraní jako ve chvíli, kdy bude dokument editovat ve webovém prohlížeči, například prostřednictvím aplikací Office Web Apps z internetové kavárny, nebo cestou domů na svém tabletu či chytrém telefonu. Díky možnostem synchronizace nastavení prostřednictvím online úložišť pak má ve všech prostředích k dispozici i veškerá uživatelská nastavení aplikací Office.
Přes celou obrazovku
Právě pro přenosná zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony, jde nové rozhraní ještě dál a nabízí využití celé obrazovky, kdy je většina nástrojů z pásu karet skryta pouze pod názvy záložek, nebo dočista, a maximální prostor je vyhrazen pro samotný dokument. Pokud je některý z nástrojů pro editaci dokumentu potřeba, vyvolá se nabídka poklepáním na název potřebné záložky, která se zobrazí pouze na nezbytně dlouhou dobu, aby se dal potřebný nástroj použít, a následně je v pásu karet znovu skryta, aby byl na maximálním prostoru zobrazen editovaný dokument. Samozřejmě, je to jen jedna z možností – a kdo chce vidět kompletní nabídku, snadno si ji kdykoli na obrazovce ukotví.
Dejte si poradit, je to nejrychlejší
Aplikace Office je však možné velmi efektivně používat i na zařízeních s malou plochou obrazovky, čemuž přispívá i rozšíření nástrojů dostupných v místních nabídkách. Prostřednictvím našeptávání nejvhodnějších nástrojů pro editaci jednotlivých částí dokumentů, jako jsou kupříkladu tabulky či vložené obrázky, se snadno dostanete k potřebné funkcionalitě z místní nabídky, aniž byste ji museli hledat na pásech karet. Snadno tak například pomocí tlačítka plus na rozhraní dvou řádků nebo sloupců tabulky přidáte další řádku či sloupec, aniž byste museli vůbec pás karet rozevírat, nebo pomocí šipky vlevo od nadpisu kapitoly ji celou sbalíte, abyste při procházení dokumentu nemuseli rolovat celým textem.
Neskákejte z okna
I aplikace pro práci s emaily, kontakty, kalendářem a plánování úkolů Outlook změnila způsob využívání plochy. Informace, které byly dříve trvale zobrazovány v postranních panelech aplikace, jsou nyní k dispozici pouze v dočasném náhledu po najetí na nadpis dané záložky. Pokud tedy například chcete jen rychle zkontrolovat dostupnost některého kontaktu, nebo kontakt vyhledat, nemusíte se přepínat do pohledu kontaktů, ale stačí jen najet myší nad záložku Lidé a v zobrazeném okně stav zkontrolovat, nebo patřičný kontakt vyhledat. Pro rychlou orientaci ve schůzkách a plánech vám stejně tak postačí dočasné okénko kalendáře – a můžete pracovat mnohem koncentrovaněji.
Pokračujte, kde jste skončili
Uživatelé tabletů a chytrých telefonů jistě ocení i další novinku, kdy se dokument ve výchozím stavu při prvním otevření zobrazí v režimu jen pro čtení a je možné jím snadno listovat. K tomu může přispět i navigační lišta, pro snadnou orientaci v dlouhých dokumentech. Při opakovaném otevření dokumentu (i na jiném zařízení, pokud využívá sdílená úložiště) se uživateli nabídne záložka s možností rychlého přesunu na místo, kde v dokumentu naposled skončil. Není tak nucen opětovně listovat celým souborem až tam, kde v práci přestal.
Dotýkejte se!
Nové aplikace Office jsou již plně přizpůsobeny dotykovému ovládání. V každé aplikaci Office je možné se přepnout z běžného ovládání myší do režimu dotykového ovládání, přičemž tato změna se následně promítne v chování všech aplikací Office a způsobí rozšíření prostoru okolo jednotlivých tlačítek na pásu karet, tak, aby byla snadno ovladatelná prstem. Pravda: budete také potřebovat zařízení, které na zašimrání prstem na obrazovce reaguje. Ale to už je jiná kapitola…
Licence nové verze Office
Když se rozhodnete pro nový Office, pak byste kromě informací o vylepšených funkcích měli vědět něco o možnostech pořízení a hlavně o právech pořizovaných produktů. Microsoft se snaží nabídnout ideální a cenově přijatelné řešení každému zákazníkovi podle jeho potřeb. V té nabídce je ovšem nutné si dobře zvolit to své řešení. Je prakticky nemožné vybírat si pouze podle ceny, a přesto je to často jediné kritérium, které jsme jako zákazníci schopni použít, protože mu jako jedinému opravdu dobře rozumíme. Nižší pořizovací cena však obvykle symbolizuje fakt, že si s pořízeným produktem užijeme o něco méně radostí.
Jak se prodává Office 2013?
Najdeme jej prakticky ve třech formách: v krabičce, předinstalovaný od výrobce hardwaru (OEM) nebo v multilicenční smlouvě. Užívací práva krabicového a předinstalovaného Office se přitom od sebe téměř neliší. Licence je vždy vázaná na konkrétní zařízení, kterému ji po pořízení licence přiřadíme. Jedna licence dává právo na jedinou instalaci v tomto zařízení – buďto do fyzického, nebo do virtuálního prostředí. Software může v jednom čase používat pouze jeden uživatel, primární uživatel zařízení může dokonce přistupovat i vzdáleně.
Širší práva pro multilicence
Mnohem větší spektrum práv bychom našli u edic Office 2013 pořízených v některém z mnoha multilicenčních programů Microsoftu. Licence jsou přenositelné na jiné zařízení, jazykově nezávislé a dávají právo použít libovolnou předchozí verzi. Na zařízení, jemuž je taková licence Office 2013 přidělena, můžeme spouštět neomezený počet instalací Office ve fyzickém i virtuálních prostředích. Primární uživatel zařízení má navíc možnost instalovat Office i do svého přenosného zařízení. Dalším z důležitých multilicenčních práv je terminálový provoz. V případě, že máte o toto řešení zájem, pak jedinou cestou, jak pro ně získat užívací práva, je právě pořízení licence Office v multilicenčním programu. Nutno dodat, že právo provozu Office v terminálovém prostředí se neváže k serveru, ale leží na koncových zařízeních, která k serveru přistupují. Jinak řečeno, právo přistoupit do terminálu má pouze to koncové zařízení, kterému je přidělena licence Office pořízená v multilicenční smlouvě. OEM ani krabice toto právo nedají.
Příjemná je také správa licencí prostřednictvím portálu s unikátním zákaznickým účtem, kde najdete přehled všech svých multilicenčních smluv, objednávek, dostupných licencí, instalačních sad a klíčů, tedy vše, co ke správě a využití licencí potřebujete. Multilicenční klíč umožňuje aktivaci neomezeného počtu instalací, takže už žádné hledání produktových klíčů ke konkrétním instalacím a žádné skladování krabic.
Software Assurance – další služby navíc
Zdá se vám, že ani Office pořízený v multilicenci vašim nárokům nedostačuje? Pak máte možnost získat další zajímavé výhody prostřednictvím Software Assurance. To je služba, kterou lze předplatit k licencím Microsoft. Primárně vám do budoucna poskytne právo na nové verze, a to zdaleka není vše. Pro váš nový Office může zajistit:
- možnost rozložení platby do tří ročních splátek,
- rychlé a efektivní proškolení zaměstnanců prostřednictvím e-learningu,
- poukazy na školení vašich IT profesionálů u certifikovaných školících středisek,
- možnost domácího použití Office pro vaše zaměstnance,
- 24x7 podporu Microsoftu a další.
Office je obsáhlá sada kancelářských aplikací s vysokou funkcionalitou. Jeho ceny jsou si velmi podobné, bez ohledu na model pořízení. Chcete-li co nejvíce zkrátit návratnost takové investice, je potřeba učinit celé řešení co nejefektivnějším. Výhody Software Assurance jsou tím, co vám pomůže výrazně zvýšit efektivitu práce zaměstnanců s novým Office, a tak společnosti rychleji vrátit investované prostředky.
Co je Office 365?
Office 365 je komplexní sada online služeb nabízejících zajímavou a dostupnou alternativu potřebného kancelářského řešení. Úplnou novinkou na trhu je prodej předplatného „v krabičkách“. Už nyní můžete u distributorů narazit na Office 365 pro domácnosti se službou na 1 rok a pokrytím až 5 PC v jedné domácnosti a také na Office 365 pro vysokoškoláky na 4 roky. Obě edice v sobě nesou základní aplikace Office, ale také online úložiště dokumentů SkyDrive a volné minuty pro telefonování prostřednictvím aplikace Skype. V průběhu letošního května přibydou další edice Office 365, které budou určené pro komerční svět ve velikostech typických společností na našem trhu.
Cest k novému Office máme tedy dostatek. Vybírejme si je především s ohledem na svá přání a potřeby. Software je totiž služba, která nám poslouží k jejich splnění.
Kolektiv autorů, DAQUAS
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
