Migrace emailových služeb do Exchange Online (BPOS)

Výchozí situace

E-mailová komunikace je již určitou dobu existenční záležitostí mnoha podniků. Trendy v této oblasti jsou zcela zřejmé - nároky na stálé zvyšování produktivity zaměstnanců, efektivnější sdílení informací v rámci společnosti i směrem k zákazníkům. S tím samozřejmě rostou i nároky na bezpečnost a dostupnost dat. Jednou z možností, jak si naplnění těchto potřeb zajistit, je využít hostovaného řešení „Business Productivity Online Suite“ (BPOS) od společnosti Microsoft. Jedná se o balíček online služeb obsahujících Exchange Online, SharePoint Online, Office LiveMeeting Online a Office Communications Online. BPOS dokáže na vysoké úrovni zajistit e-mailovou komunikaci a jiné groupwarové funkce, Instant Messaging, Document Management, Shared Workspaces, Presence a Web Conferencing. Protože se jedná o online služby, může uživatel pracovat v podstatě kdekoli, kde má připojení k internetu, a s použitím aplikací Office i tam, kde nemá. BPOS je určen jak pro malé firmy (od 5 uživatelů), tak i pro velké korporace, což ukazuje například rozsáhlé nasazení BPOS u Coca-Cola Enterprise přibližně pro třicet tisíc uživatelů.

Pojďme si nyní prakticky ukázat modelovou situaci, ve které zákazník – v našem případě společnost PORADCI s.r.o., se rozhodl k přechodu ze svého dosluhujícího a již nevyhovujícího poštovního řešení ke službám Exchange Online, který je jedním z produktů služby „Business Productivity Online Standart Suite“ (BPOS). Celkový počet schránek je kolem 20 a jejich celková velikost do 20GB.

Hlavní motivací k migraci byly předvídatelné provozní a nízké pořizovací náklady, snadná správa přes webové rozhraní a v neposlední řadě 25GB velká schránka pro každého uživatele. Tento model reaguje na potřebu snižovat náklady na software, outsourcovat a rychle reagovat novým řešením na požadavky byznysu. Zároveň není potřeba platit za serverový hardware, jeho provoz a místo, které by zabral. Z toho plynou podstatně nižší počáteční náklady. Předplatné služeb na měsíční bázi většinou také výrazně zjednodušuje navyšování/snižování jejich rozsahu. Nezanedbatelné je také průběžné vylepšování softwaru a samozřejmě profesionální podpora BPOS. Také administrace bývá zpravidla mnohem jednodušší a dává tak prostor pro efektivnější využití IT personálu. Služba je účtována mezi provozními náklady, což mj. potěší podnikové ekonomy.

Předplatné BPOS si může každý zákazník zřídit sám, skrze zákaznický portál, který je kompletně v češtině - jediné co k tomu potřebuje, je pouze Microsoft Live ID. Na těchto stránkách nalezne také podrobné informace o jednotlivých službách a případně i možnost získat přístup k 30denní zkušební verzi až pro 20 uživatelů. Dobré je ale nebýt na všechno sám a zajistit si podporu a pomoc při implementaci, nebo případných problémech s migrací či administraci. Zákazník proto v naší objednávce BPOS zvolil jako partnera společnost KPCS CZ, s.r.o. (ID: 1784141), která má dlouholeté zkušenosti s implementací i správou Exchange serverů a bude zajišťovat technickou podporu migrace. Úkolem KPCS CZ bude v první řadě zajistit migraci uživatelských účtů do Exchange Online a následně zajistit migraci dat, která se aktuálně nacházejí v poštovních schránkách zákazníka. Cena služeb se zapojením partnera nemění – je pro zákazníka zcela zdarma.

Celý proces v jednotlivých bodech:

1. Objednávka Exchange Online
   1. Zákazník buď sám, nebo se spoluúčastní zvoleného BPOS partnera objednává službu/služby BPOS o které má zájem
2. Ověření vlastnictví domény
   1. Zákazníkovi je v administračním rozhraní Microsoft Online (http://admin.microsoftonline.com) vygenerován DNS CNAME záznam, který musí nastavit ve své DNS zóně pro úspěšné ověření vlastnictví domény
3. Synchronizace objektů z Active Directory
   1. Pomocí aplikace SyncDir, nebo pomocí importu uživatelů ze souboru CSV jsou synchronizovány objekty ze zákazníkovy Active Directory do služeb Exchange Online
   2. Od tohoto kroku dále jsou všechny činnosti prováděny zvoleným partnerem
4. Migrace obsahu poštovních schránek.
5. Migrace kalendářů, kontaktů a úkolu.

Registrace do služeb Microsoft Online

K úspěšné objednávce některého z produktů BPOS si může zákazník zvolit ze dvou možností:

1. Od svého Microsoft partnera obdrží elektronickou nabídku, jejíž součástí je odkaz, který zákazníka navádí do konečné fáze registračního procesu.
   1. Seznam všech Microsoft partnerů nejen pro ČR lze nalézt na následujícím odkazu.
2. Zákazník se také může zaregistrovat přímo na stránkách BPOS pod svým Live-ID účtem (pokud jej nemá, v rámci registrace účet získá). Během registrace je doporučeno vybrat partnera, který bude zákazníkovi zprostředkovávat technickou podporu.

Obrázek 1: Závěrečná fáze registrace služeb BPOS

Přidání domény do administračního rozhraní BPOS

Počátečním krokem v administračním rozhraní BPOS, je přidání domény zákazníka (poradci.cz) do seznamu akceptovaných domén a její následné ověření. Ze strany zákazníka je nutné nastavit na přidávané doméně záznam CNAME ve tvaru, který je automaticky vygenerován současně s přidáním domény do seznamu akceptovaných domén (Obrázek 2).

Po úspěšném ověření tohoto DNS záznamu můžeme přistoupit k založení uživatelských účtů. Pokud je na straně zákazníka implementována služba Active Directory, můžeme přejít rovnou k bodu „Migrace bez možnosti synchronizace s Active Directory“. V případě existence jiné adresářové služby pokračujeme rovnou bodem „Proces migrace objektů z Active Directory“.

Obrázek 2: Automaticky generovaný DNS záznam CNAME pro doménu „poradci.cz“

Proces migrace objektů z Active Directory

V administračním rozhraní, pod záložkou Migrace, nalezneme odkaz na stažení nástroje Microsoft Online Services Directory Synchronization, který slouží k synchronizaci existující Microsoft Active Directory Directory Services se službou Exchange Online. Aplikaci je nutné nainstalovat do operačního systému Microsoft Windows Server 2003 R2 nebo novějšího.

Počítač musí být členem domény, ale neměl by být doménovým řadičem. Během instalace dojde k vytvoření několika lokálních uživatelských skupin, do kterých je automaticky přidán účet, pod kterým byl program instalován. Po dokončení instalace je nutné odhlášení a opětovné přihlášení, aby se nová nastavení/oprávnění projevila.

Obrázek 3: Přístupové údaje k Microsoft Online Services

Samotný proces synchronizace AD je velice jednoduchý (Obrázek 3, 5, 6). Po úvodní synchronizaci se uživatelé objeví v administračním rozhraní Microsoft Online Services
pod záložkou:

• Uživatelé –> Seznam uživatelů –> Zakázaní uživatelé

Tyto uživatele je třeba z administračního rozhraní následně aktivovat (Obrázek 4) a tím vytvořit přístupová hesla k novým schránkám – zde lze zvolit i možnost zaslání hesla na definovanou e-mailovou adresu, případně se hesla zobrazí po dokončení procesu aktivace. Samozřejmě lze podle potřeby nastavit velikost schránky individuálně jednotlivým uživatelům.

 
Obrázek 4: Přístupové údaje uživatelů k Microsoft Online Services

Pokud je to zákazníkem požadováno, lze kromě samotných uživatelských účtů do BPOS provést i synchronizaci skupin. Synchronizované skupiny včetně členů lze nalézt pod nabídkou:

• Nastavení služby –> Exchange online –> Distribuční seznamy.

 
Obrázek 5: Přístupové údaje k Active Directory

Obrázek 6: Oznámení o úspěšném dokončení synchronizace

S prvním úspěšnou synchronizací je v operačním systému, na kterém jsme nainstalovali synchronizační nástroj spuštěn proces, který každé 3 hodiny replikuje změny provedené v Active Directory na servery Microsoft Online Services. Pro vynucení synchronizace lze průvodce spustit kdykoli znovu.

Editace parametrů jednotlivých objektů v BPOS (uživatelů i distribučních skupin) není možná, pokud je stále povolena synchronizace s Active Directory doménou. Toto lze nastavit v sekci:

• Migrace –> Synchronizace adresáře

Migrace bez možnosti synchronizace s Active Directory

Díky tomu, že administrační rozhraní podporuje také import uživatelů ze souboru CSV, lze založení účtů lze provést hromadně pomocí importu z jakéhokoli seznamu, který nejprve převedeme do formátu CSV. V této části je popisována varianta, kdy není využíváno adresářových služeb Active Directory a účty jsou založeny pomocí importu z CSV souboru.

CSV musí obsahovat hlavičku ve formátu:

User Name,First Name,Last Name,Display Name,Job Title,Department,Office Number,Office Phone,Mobile Phone,Fax,Address,City,State or Province,ZIP or Postal Code,Country or Region

Údaje User Name, First Name, Last Name a Display Name jsou pro každý řádek (uživatele) povinná, ostatní nemusí být vyplněna. Nutností je ale zachování odpovídajícího počtu čárek. User Name je třeba zadat ve tvaru např. username@poradci.cz. Maximální délky jednotlivých položek včetně popisu lze nalézt v nápovědě.

V našem modelovém příkladu jsme získali data pro vytvoření CSV souboru ze staršího emailového systému díky jeho administračnímu rozhraní, které tento export umožňovalo. Údaj, který je možné z mailserveru pro naše potřeby exportovat, je emailová adresa každého účtu. Ta v našem případě poslouží jako uživatelské jméno. Vhodným parsováním jsme také schopni z adresy vytvořit položky First Name, Last Name a Display Name.

Při importu CSV souboru do služeb BPOS jej administrační rozhraní ověří a v případě, že je vše vyplněno korektně, uživatele vytvoří a vygeneruje přístupová hesla (Obrázek 7), která mohou být zaslána e-mailem či jen zobrazena v dialogovém okně.

 
Obrázek 7: Vytvořené uživatelské účty a jejich přístupová hesla

Migrace obsahu poštovních schránek

Nyní je potřeba do služeb BPOS zmigrovat data, které se nachází v aktuálně používaném mail serveru zákazníka. Použijeme k tomu nástoj Microsoft Online Services Migration Tools, který podporuje celkem 3 způsoby migrace:

• Pomocí protokolu POP3 (migrace pouze dat ze složky „Doručená pošta“)
• Pomocí protokolu IMAP (migrace všech emailových složek schránky)
• Migrace z Exchange serveru (migrace všech složek emailové schránky)

První způsob se nejeví jako vhodný – předpokladem migrace je přesun nejen doručené, ale i odeslané a odstraněné pošty. Tento nedostatek nám pomůže vyřešit protokol IMAP.

Po spuštění migračního nástroje, je třeba se přihlásit administrátorským účtem do Exchange Online. Tím dojde ke zpřístupnění adresářové struktury, kterou jsme vytvořili v předchozím bodě. Nyní je třeba přidat seznam e-mailových schránek, ze kterých budou data migrována. Jelikož i zde nalezneme podporu hromadného importu pomocí souboru CSV, budeme se ubírat touto cestou. Hlavička CSV musí kromě zdrojové a cílové emailové adresy schránky na zdrojovém serveru obsahovat i přístupové údaje.

SourceIdentity,SourceServer,SourceLoginID,SourcePassword,TargetIdentity

Popis jednotlivých sloupců CSV lze opět nalézt v nápovědě.

Po úspěšném importu souboru CSV můžeme přistoupit k samotné migraci schránek do BPOS, která je reprezentována Obrázky 8 až 11. Zvolíme typ přístupu ke schránce – IMAP, dále lze definovat způsob ověřování a rozsah časového období, ze kterého mají být data migrována.

 
Obrázek 8: Seznam emailových adres včetně přístupových údajů

 
Obrázek 9: Volba způsobu přístupu ke zdrojovým schránkám

Obrázek 10: Volba časového rozsahu migrovaných dat

Obrázek 11: Migrace její úspěšné dokončení

Dokončení

Po úspěšné migraci zkontrolujeme obsah cílových schránek. K připojení do Exchange Online z aplikace Microsoft Outlook využijeme nástroj Microsoft Online Services Sign In, který je k dispozici na domovské stránce každého BPOS účtu. Po zadání uživatelského jména a hesla je profil automaticky nastaven a uživatel již nebude dotazován na heslo. Aplikaci je třeba nainstalovat na všech stanicích, ze kterých se ke službám Microsoft Exchange Online bude přistupovat. Distribuci MSI balíčku lze provést jak ručně na každé stanici, tak také přes globální politiky organizace, včetně např. plně automatické a bezobslužné instalace.

Z Obrázku 12 je patrné, že došlo k synchronizaci jak přijaté, odeslané tak i odstraněné pošty – vše do odpovídajících složek. Přes protokol IMAP v tomto případě nelze migrovat kalendáře či úkoly. K synchronizaci těchto položek tedy nedošlo.

Obrázek 12: Náhled cílové schránky

Závěr

Na praktické ukázce migrace společnosti PORADCI, s.r.o. jsme si ukázali celý proces, ve kterém se zákazník nejprve rozhodl k přechodu na služby BPOS a potom zdarma poskytnutými profesionálními nástroji společnosti Microsoft s pomocí partnera KPCS CZ provedl jednoduchou, nenáročnou a perfektně zvládnutou migraci dat z již nevyhovujícího emailového řešení do služby Exchange Online, která je nabízena v rámci balíčku služeb „Business Productivity Online Suite“ (BPOS).

Autor: Martin Pavlis a tým autorů KPCS CZ, s.r.o. – martin@pavlis.net – Microsoft MVP

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.