Jeden „den“organizátora WUG

Co obnáší práce organizátora Windows User Group. Možná někteří z vás již byli hosté meetingu a viděli výsledek. Teď se pojďme podívat na druhou stranu věci.

Jak to všechno začíná?

Ráno vstane a řekne si: „Jakou přednášku uděláme na příští měsíc?“ Práce, která nyní přichází, je spousta. Pokusím se přiblížit vám ji v následujících bodech.

Téma přednášky

Windows User Group oslavila minulý týden své páté narozeniny. Dnes má 10 poboček a každá má většinou cca. 1x měsíčně meeting. Dovedete si tedy asi představit, že vybrat lákavé téma je čím dál složitější. Samozřejmě se tu a tam objeví žhavá novinka, ale není to vždy a pak se vskutku musí pátrat v mysli, co by mohlo danou audienci hostů v daném městě oslovit.

Shánění přednášejícího

Výborně, máte to. V hlavě máte uloženou myšlenku s tématem. Teď se ale nabízí otázka, kdo vám bude schopen tento váš „výmysl“ odprezentovat. A jdete znovu dumat. Zde už se vám staví do cesty fakt, že celé sdružení funguje na dobrovolnické bázi a že i přednášející nemá žádnou odměnu a věnuje přednášce svůj soukromý čas. Těžko pak přemlouváte někoho, kdo má na plánu příjemný večer s rodinou, aby radši jel na výlet 200 km daleko, stál 3 hodiny před publikem a vyprávěl jim na dané téma.

Dále máte také zhruba představu, kdy by měl meeting být a je třeba hledat kompromisy, kdy můžete vy a kdy může přednášející. A samotný kontakt s přednášejícím také nepatří mezi nejsnažší. Mnohdy máte jen emailovou adresu. Napíšete a čekáte pár dní na odpověď. A čas vám neúprosně letí.

Zajištění prostor

Jste o krůček dál. Sladili jste se, víte o čem se bude mluvit a víte kdy. Háček je v tom, že ještě musí sedět prostory. Poskytovatelé prostor jsou většinou firmy či školy. I oni mají své plány a záleží, zda ve vámi vybraný čas mají prostor volný. Pokud máte štěstí, tak ano. Pokud ne, začínáte prakticky od začátku, respektive tentokráte od konce. Víte, že meeting musí být v dané datum a dle toho sháníte volného přednášejícího.

Propagace meetingu

Jak dát vědět „široké veřejnosti“ o tom, kdy a jaký meeting bude? Standardně se začíná zadáním nové akce na www.wug.cz, kde je již stálá základna hostů a kde víte, že si pár lidí informaci o akci najde. Potom je to již různé pobočka od pobočky. Pokud sbíráte mailové adresy svých hostů z předchozích meetingů, můžete je informovat emailem. Můžete rozvěsit a roznést letáky po vašem městě. Můžete „ospamovat“ lokální firmy s nabídkou přednášky. Můžete se obrátit na své partnery (většinou lokální firmy), aby dali akci na svůj web či, aby vyvěsili na prodejnu leták. Pak už nezbývá než doufat, že hosté přijdou.

Obstarání občerstvení

Další úkol organizátora a další oříšek. Ano, hosté se mají registrovat, ale co když tak všichni neučiní? Odhadnout proto množství občerstvení na meeting bývá složité. Někdy máte moc, někdy málo. Na začátku je vždy dobré zjistit od sponzora jídla (společnosti Microsoft), kolik je na daný meeting přiděleno finančních prostředků a dle toho se odvíjí, jaké občerstvení bude. Dlouho bývaly zvykem pizzy, dnes se jedná spíše o bagety, chlebíčky či jiné menší drobnosti na zakousnutí. Je třeba jídlo objednat , nechat ho dovést, či nakoupit osobně v supermarketu a doručit do místa konání.

Ze základních stěžejních úkolů je toto asi vše. Pak už jsou to „detaily“ ve smyslu vytištění prezentační listiny, zajištění včasného odemčení prostor, navigace přednášejícího po telefonu a na úvod každé přednášky představení sdružení, seznámení s plánem večera a uvedení mluvčího. Po skončení akce úklid, zamknout a oddechnout si, že další akce je zdárně za vámi.

Nejde asi říci, kolik času hodinově toto vše obnáší. Někdy vše klapne tak, jak má a potom to může být relativně v pohodě. Někdy se narazí na komplikace a to se pak čas topí ani nevíte jak.

Osobně jsem měla tu čest být spoluorganizátorkou jedné pobočky a tudíž opravdu vím, o čem mluvím. Tedy v tomto případě píši. Pro mě to znamenalo brát si na každý meeting půl dne dovolené a tak se hned začátkem roku odmázlo 5 dní na meetingy WUG a bylo to. Je to opravdu hlavně o chuti a nadšení. Pokud ho máte, jde všechno líp. A jak říkám všem nově příchozím organizátorům, najdětě si na toto parťáka, protože ve dvou se to vždy lépe táhne...

Závěrem mi na tomto místě dovolte poděkovat všem, kteří WUG dělají, kteří tento proces dobře znají a kteří svůj čas ve prospěch ostatním dávají. Velký dík samozřejmě i našim prezentátorům, bez kterých by to prostě nešlo.

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.

Témata článku: Microsoft, Meeting, Host, Vita, Audience, Pizza

2 komentáře

Nejnovější komentáře

  • Milopolon 28. 7. 2009 12:13:54
    Jak mohu článek označit za tragický?
  • janovlk 28. 7. 2009 9:29:40
    Jeden z nejlegračnějších článků co jsem tu četl! Nejen tou antičeštinou.
Určitě si přečtěte

Operační systém běžným počítačům nedal Bill Gates, ale Gary Kildall

Operační systém běžným počítačům nedal Bill Gates, ale Gary Kildall

** Gary Kildall pochopil, že levné výpočetní čipy mohou posloužit jako univerzální počítače pro všechny ** Připravil pro ně proto první operační systém ** Později mu systém vyfoukl Microsoft a nazval ho MS DOS

23.  4.  2017 | Pavel Tronner | 57

Umělá inteligence je sice v plenkách, už teď ale přestáváme rozumět, jak vlastně funguje. To je problém

Umělá inteligence je sice v plenkách, už teď ale přestáváme rozumět, jak vlastně funguje. To je problém

** Už je to tady, lidé přestávají chápat počítače ** Systémy neuronových sítí začínají pracovat tak, že ani jejich tvůrci přesně neví, co se uvnitř děje ** Do budoucna to může být závažný problém

24.  4.  2017 | Jakub Čížek | 112

Acer chrlí novinky: levný a tenký Predator, nové Switche a další notebooky

Acer chrlí novinky: levný a tenký Predator, nové Switche a další notebooky

** Acer na konferenci v New Yorku představil velkou spoustu novinek z oblasti počítačů, notebooků i monitorů ** Notebookové novinky se dotkly řad Predator, Swift, Switch i Aspire ** Herní notebooky dostaly nový typ chlazení

27.  4.  2017 | Karel Javůrek | 9

Jak by měly vypadat příští Windows? Designéři si pohráli s futuristickým prostředím Neon

Jak by měly vypadat příští Windows? Designéři si pohráli s futuristickým prostředím Neon

** Zkraje roku unikly na internet snímky nového prostředí Neon ** Součástí Windows by mohlo být už na podzim ** Komunita grafiků na webu nespala a začala si hrát

26.  4.  2017 | Jakub Čížek | 60

Jak funguje Apple Liam: Robot, který umí recyklovat staré iPhony

Jak funguje Apple Liam: Robot, který umí recyklovat staré iPhony

** Apple zveřejnil detaily, jak funguje robotický systém Liam pro recyklaci iPhonů ** Jeden Liam zvládne rozdělat i na ty nejmenší díly 1,2 milionů iPhonů ročně ** Liam je důležitým prvkem k tomu, aby Apple mohl vyrábět pouze ze stoprocentně recyklovaných materiálů

24.  4.  2017 | Karel Javůrek | 21


Aktuální číslo časopisu Computer

Supertéma: moderní cestování

Kdy opravdu přijdou nové baterie?

Velké testy: 6 herních notebooků a 8 volantů

Recenze: AMD Ryzen řady 5