Jak vybrat nejlepší účetní program do firmy

Pro zpracování účetnictví lze v dnešní době využít několik desítek programů. Jednotlivé alternativy ale mají své odlišnosti a nehodí se vždy pro každou firmu. Koupě účetního softwaru může být navíc významné investiční rozhodnutí na několik let, není tedy možné výběr podcenit. Jak ale najít ten nejvhodnější účetní software, aby co nejlépe vyhovoval potřebám a požadavkům konkrétní firmy?

Nenechte se zmást

Největší chyby se dopouštějí firmy při prvním pořizování účetního software. Nejen, že nemají představu o tom, co by měl daný produkt konkrétně umět, ale zpravidla ani neví, co trh nabízí a rozhodují se na základě reklamy nebo doporučení třetích osob. Doporučení třetích osob není samozřejmě úplně k zahození, pokud daná osoba využívá software v podobném podnikatelském prostředí, jakým se vyznačuje vaše firma. V opačném případě se vám může stát, že program je pro vás nedostačující nebo naopak nadbytečný, a pak se jedná o vyhozené peníze.

Stejně tak ale není dobré nechat se zlákat propracovanou marketingovou podporou produktu. Takto se nikdy nedozvíte o případných nedostatcích a v některých případech i o hrubých chybách, které může v sobě prezentovaný produkt skrývat. Z tohoto pohledu se bohužel nedá ani plně spolehnout na publikované recenze, protože ty nedokážou postihnout veškeré složitosti účetních programů. Navíc recenzent málokdy vychází z vlastních zkušeností z dlouhodobého užívání programu (ostatně to ani není reálné), nemůže tak postihnout takové věci, jako je dlouhodobý servis, pravidelný upgrade, implementace nové legislativy apod. Je také důležité vědět, že účetní software se chová jinak za situace účtování menšího počtu účetních dokladů na jednom počítači, a jinak při účtování stovek či tisíců účetních případů v počítačové síti. V konečné fázi je pak nutné zdůraznit, že každá recenze hodnotí účetní software obecně a nemůže zohlednit jeho vhodnost nebo nevhodnost pro konkrétní podnikatelský subjekt.

Než programy nainstalujete

Protože programů je na trhu skutečně mnoho, je třeba udělat předvýběr softwaru, kterému budete nadále věnovat svou pozornost. V tomto případě si je třeba definovat základní požadavky, které musí účetní software splňovat. Po zohlednění níže uvedených kritérií by se měl výběr zúžit na několik málo programů, které vyhovují vašim požadavkům. Samozřejmě by bylo ideální si všechny programy vyzkoušet. Je ovšem logické, že si nelze nainstalovat několik desítek programů a v nich na střídačku účtovat. Musíte tedy dát na internetové prezentace prodejců, produktové letáky, informace z časopisu, apod.

Kritéria související s fungováním firmy:

• právní forma podnikání a zaměření firmy
• povinnost vést účetnictví nebo daňovou evidenci
• plátce či neplátce DPH
• velikost firmy (živnostník, střední firma, velký výrobní podnik, apod.)
• rozsah účetnictví (rozdělení účetnictví na vnitrofiremní jednotky, omezený rozsah pouze na určitou část účetnictví, např. mzdová agenda, apod.)
• jaké moduly budete pro zpracování účetnictví potřebovat (přehled modulů najdete v boxíku)

Technická a uživatelská kritéria:

• uživatelské prostředí a systém nápověd
• počet licencí (pro jedno PC nebo větší počet)
• provoz na jednotlivých počítačích nebo v síti
• podporovaný operační systém a požadavky na hardware

Někdy již z počátku může být důležitým rozhodujícím kritériem také cena produktu, ale jelikož se jedná o strategické rozhodnutí na delší dobu, neměla by v tuto chvíli hrát cena ještě tu hlavní roli.

Co účetní software umí:

• adresář (správa obchodních kontaktů, komunikační funkce, organizace dokumentů)
• daňová evidence (peněžní a nepeněžní deník, interní doklady, předkontace)
• účetnictví (účetní deník, předkontace, interní doklady, saldo, analýza)
• pokladna a banka (homebanking - tvorba příkazů, import a zaúčtování výpisů, podpora cizí měny, kurzové lístky, cizojazyčné sestavy)
• daňový modul (přiznání k DPH, DPFO, DPPO, silniční daň, přehledy, výkazy, cashflow)
• fakturace (zadávání a přehled vydaných a přijatých faktur, zálohové faktury)
• objednávky (nabídky, poptávky, přehled přijatých a vydaných objednávek)
• poštovní sestavy (poukázky, obálky, průvodky, štítky)
• majetek (dlouhodobý, leasingový a drobný majetek, účetní a daňové odpisy)
• kniha jízd (evidence vozidel, jízd, dodatečných nákladů)
• personalistika a mzdy (personalistika, mzdy zaměstnanců),
• sklady (evidence zásob, příjemky, výdejky, prodejky, převodky, výroba, inventura)
• doplňky (vzory dokladů, daňové zákony, tvorba grafů, nastavení tiskových sestav, import a export dat, daňové kalkulačky, a další)

Vyzkoušejte si program zdarma

Po důsledném předvýběru by vám mělo zbývat ke konečnému rozhodnutí jen několik málo programů, které byste si měli vyzkoušet. Uděláte si jasno nejen o tom, jak je prostředí „user friendly“, ale také jestli vám produkt do firemního prostředí zapadne. Kvalitní produkt by mělo jít vyzkoušet bez jakéhokoliv funkčního a časového omezení. Výrobci účetního software to řeší tak, že nabízejí produkt pod licencí START. Jedná se o plně funkční verzi, která je omezená pouze počtem záznamů do databáze. Program lze používat bezplatně i několik let, včetně veškerých upgradů. Nevíc lze volně přejít na placenou licenci bez obav ze ztráty již vložených dat. Možnost START licence by mohla být tedy dalším sítem ve výběru.

Míříme do finále

Po osobním vyzkoušení vám již zbývá rozhodnout se mezi dvěma či třemi produkty, mezi kterými je ten nejvhodnější. Vybírat byste měli dle následujících kritérií:

• reference současných uživatelů software,
• historie produktu na trhu,
• aktualizace a podpora programu (záruka, podmínky aktualizací, rychlost servisního zásahu)
• cena produktu a služeb v ní obsažených (instalace, aktualizace, zaškolení, poradenství, úprava software dle požadavků klienta)

V případě, že ani po tomto výběru nejste plně rozhodnuti pro konkrétní produkt, musíte si stanovit priority jednotlivých kritérií

Pozor na smlouvu

Nákup účetního software, pokud se nejedná o nákup opravdu těch nejlevnějších, kde si zákazník kupuje pouze vlastní program, je spojen s uzavřením smlouvy s dodavatelem. Smlouva by měla obsahovat jasnou definici odpovědnosti za chyby programu na straně dodavatele a jejich odstranění na jeho náklady. Ve smlouvě by měla být definována kupní cena a přehledná specifikace služeb, které tato cena zahrnuje. Nedílnou součástí dokumentu je také vymezení doby, po kterou bude zajištěn bezplatný upgrade. To je obzvlášť důležité s ohledem na vysokou frekvenci změn právních předpisů v našich podmínkách.

Výběr z produktů pro malé a střední firmy a podnikatele