Jak spřátelit IT a účtárnu (Návod: díl I.)

Obvyklý příval informací pro IT pracovníky na všech pracovních postech neobvykle rozbourá následující článek mluvící poněkud jinou mluvou a sice „účtařinou“.

O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí:

  • Software pořízený s hardwarem (OEM) – trvalé licence vázané na počítač
  • Microsoft Open Value Subscription (OVS) – aneb pronájem dočasného práva k užívání
  • Microsoft Open Value Agreement (OLV nebo OV) – aneb splátkový nákup trvalého práva k užívání
  • Microsoft Open License (OLP) – trvalé licence pořízené jednorázovou platbou
  • Microsoft Online Services (Office365, Windows Intune, CRM Online) – software jako služba
  • Software pořízený v krabicovém balení – model doporučený domácnostem a živnostníkům

Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.

Doklady a dokumenty

Ať již vlastníte jakoukoli licenci, doklad o jejím nabytí musí obsahovat následující náležitosti:

  • identifikaci odběratele/dodavatele
  • přesnou specifikaci typu produktu (verze, edice, jazyk,…)
  • přesnou specifikaci typu smlouvy
  • počet licencí a cenu
  • datum

U multilicenčních nákupů jsou nedílnou součástí smlouvy také informace o licenčních podmínkách a způsobu použití produktů, které jsou zachyceny v dokumentech Užívací práva k produktům (Product Use Rights) a Product List. Pro používání softwaru v určité verzi platí vždy ty licenční podmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník produkt pořídil. Toto ustanovení platí i v případě „downgrade“. Kopii dokladu o nabytí softwaru a licenční smlouvy doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.

Originály nabývacích dokladů je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (viz zákon o účetnictví, část věnovaná skartaci dokumentů). Likvidační protokoly po vyřazení je nutné evidovat po dobu uchování účetní dokumentace dle příslušných předpisů (zvláště zákon o účetnictví a dani z příjmů).

Je také nutné archivovat všechny doklady o nabytí až k prvnímu „zdrojovému“ produktu (tzv. podkladová licence).

Zvláštnosti účtování u jednotlivých druhů licencí

Některá ustanovení jsou platná obecně a některá jsou specifická podle způsobu pořízení licence. V tomto článku se snažíme příliš neopakovat, takže vás často odkazem pošleme do jiných odstavců či předchozích dílů. Pokud chcete získat dokumenty pojednávající vždy jednotlivý způsob nákupu uceleně a samostatně, najdete je ke stažení na www.legalnisoftware.cz

Software pořízený s hardwarem (OEM)

Pořídíme-li software s hardwarem, jedná se o takzvaný OEM (Original Equipment Manufacturer) software. Ten je plně svázán s hardwarem, se kterým je kupován. Z tohoto důvodu zcela sdílí jeho osud, s jeho zničením či vyřazením užívací právo na software zaniká. Rovněž v účetnictví bude OEM software zachycen jako součást pořizovací ceny hardwaru a spolu s ním se účtuje:

  • na účtech hmotného investičního majetku (skupina 02) v případě, že majetek včetně OEM softwaru přesáhne částku stanovenou ve vnitřní směrnici,
  • případně na účtu spotřeby materiálu, pokud tuto hranici nepřesáhne (skupina 50).

Licence je uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, v okamžiku uvedení příslušného hardwaru do užívání a bude zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 Kapitálové účty a dlouhodobé závazky na účet skupiny 02 – Dlouhodobý hmotný majetek. Účetní jednotka by měla pro přehlednost zvážit vhodné analytické členění účtů. Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Ocenění
V případě modelu OEM není licence oceněna samostatně, ale cena je součástí ceny hardwaru. Upozorňujeme na to, že součástí pořizovací ceny takového hardwaru bude i instalace OEM softwaru, úvodní analýza apod.

Účetní odpisy licence
Vzhledem k tomu, že licence není samostatně evidována, není ani samostatně odepisována. Odpis probíhá na úrovni hardwaru dle příslušných předpisů.

Daňové odpisy licence
Samostatně neexistují, vše se odvíjí od hardwaru a tedy předpisů pro hmotný investiční majetek.

Upgrade – technické zhodnocení licence
V reálu se můžete setkat jedině s upgradem desktopového operačního systému. Ten připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51 – Služby. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.

Software Assurance (SA)
SA je poplatek, který zajistí příjemci přístup k různorodé nabídce doplňkových služeb k efektivnějšímu užívání softwaru Microsoft. Nejznámější z nich je právo přejít na novější verzi produktu, avšak pouze v případě, že tato nová verze bude v průběhu platnosti SA vydána. Zároveň SA obsahuje další služby stanovené dle rozsahu licencí, ke kterým je SA pořizována. Z tohoto důvodu se nejedná o upgrade softwaru, ale o službu, která bude účtována na příslušné účty skupiny 51 – Služby.

K operačním systémům pořízeným jako OEM je možné dokoupit Software Assurance nejdéle do 90 dnů od pořízení hardwaru s OEM licencí. Tímto krokem získá uživatel pro daný software práva plynoucí z multilicenčních podmínek uvedených v dokumentu Užívací práva k produktům (Product Use Rights).

V případě, že pořízení SA zajistí další existenci původního OEM softwaru bez původního hardwaru (což je možné jen u serverového OS), je třeba uschovat veškerou dokumentaci související s OEM softwarem. Dále nebude o licenci účtováno na rozvahových účtech. Doporučujeme ale její evidenci podrozvahově v operativní evidenci.

Převod licence na další subjekt
Produkty OEM svázané s hardwarem, s nímž byly nabyty, lze spolu s ním prodat, darovat, převést na jiného uživatele.

Vyřazení licence
Licence je vyřazována spolu s hardwarem, a to převážně likvidací nebo prodejem předmětného hardwaru. Účtováno není samostatně, ale spolu s hmotným investičním majetkem.

Pokud dochází k vyřazení licence, která se stala trvalou a nezávislou na hardwaru, vyřadí se z podrozvahové operativní evidence. Účetní jednotka je pak povinna licenci zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána.

Doporučujeme archivovat záznam o používání a protokol o vyřazení licence v evidenci softwaru v oddělení IT.

V příštím díle se budeme dále věnovat převážně multilicenčním cestám k softwaru Microsoft.

Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz. A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište. A dejte nám vědět, jestli se na vás paní účetní aspoň usmála...

Autorka: Darina Vodrážková

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.


Sledujte Živě na Facebooku

celkem 1

Poslední názory Názory

A jak je to s licencemi od jiných výrobců SW?... vzach 13.  3.  2012 16:33
Můj názor Zobrazit vše


Další podobné články

Galerie: Před 25 lety vydal Microsoft Windows 3.0

Galerie: Před 25 lety vydal Microsoft Windows 3.0

Včera  |  Čížek Jakub  |  17
Používejte Průzkumník jako profík

Používejte Průzkumník jako profík

Průzkumník z Windows je odjakživa otloukánek, vestavěný správce souborů ale postupně dospívá a umí hromadu skrytých funkcí. Ukážeme vám jednotlivé speciality v galerii.

21.  5.  2015  |  Čížek Jakub  |  25

Google Tone pošle URL z počítače zvukem

Google Tone pošle URL z počítače zvukem

20.  5.  2015  |  Holčík Tomáš  |  5
Testovací Office je nově k dispozici i pro telefony s Androidem

Testovací Office je nově k dispozici i pro telefony s Androidem

20.  5.  2015  |  Čížek Jakub  |  2
Živě 2000: nucené štěpení Microsoftu a otevřený Apple
TIP!

Živě 2000: nucené štěpení Microsoftu a otevřený Apple

V dubnu 2000 přišly na trh dva systémy s otevřeným kódem, z nichž jeden měl na svědomí Apple. Microsoftu hrozilo násilné rozdělení na dvě společnosti a VIA byla na vrcholu.

20.  5.  2015  |  Janů Stanislav  |  8

Prohlížeč od Seznamu se dočkal nové verze

Prohlížeč od Seznamu se dočkal nové verze

19.  5.  2015  |  Čížek Jakub  |  8