Jak spřátelit IT a účtárnu (Návod: díl I.)

Obvyklý příval informací pro IT pracovníky na všech pracovních postech neobvykle rozbourá následující článek mluvící poněkud jinou mluvou a sice „účtařinou“.
Jak spřátelit IT a účtárnu (Návod: díl I.)

O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí:

  • Software pořízený s hardwarem (OEM) – trvalé licence vázané na počítač
  • Microsoft Open Value Subscription (OVS) – aneb pronájem dočasného práva k užívání
  • Microsoft Open Value Agreement (OLV nebo OV) – aneb splátkový nákup trvalého práva k užívání
  • Microsoft Open License (OLP) – trvalé licence pořízené jednorázovou platbou
  • Microsoft Online Services (Office365, Windows Intune, CRM Online) – software jako služba
  • Software pořízený v krabicovém balení – model doporučený domácnostem a živnostníkům

Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.

Doklady a dokumenty

Ať již vlastníte jakoukoli licenci, doklad o jejím nabytí musí obsahovat následující náležitosti:

  • identifikaci odběratele/dodavatele
  • přesnou specifikaci typu produktu (verze, edice, jazyk,…)
  • přesnou specifikaci typu smlouvy
  • počet licencí a cenu
  • datum

U multilicenčních nákupů jsou nedílnou součástí smlouvy také informace o licenčních podmínkách a způsobu použití produktů, které jsou zachyceny v dokumentech Užívací práva k produktům (Product Use Rights) a Product List. Pro používání softwaru v určité verzi platí vždy ty licenční podmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník produkt pořídil. Toto ustanovení platí i v případě „downgrade“. Kopii dokladu o nabytí softwaru a licenční smlouvy doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.

Originály nabývacích dokladů je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (viz zákon o účetnictví, část věnovaná skartaci dokumentů). Likvidační protokoly po vyřazení je nutné evidovat po dobu uchování účetní dokumentace dle příslušných předpisů (zvláště zákon o účetnictví a dani z příjmů).

Je také nutné archivovat všechny doklady o nabytí až k prvnímu „zdrojovému“ produktu (tzv. podkladová licence).

Zvláštnosti účtování u jednotlivých druhů licencí

Některá ustanovení jsou platná obecně a některá jsou specifická podle způsobu pořízení licence. V tomto článku se snažíme příliš neopakovat, takže vás často odkazem pošleme do jiných odstavců či předchozích dílů. Pokud chcete získat dokumenty pojednávající vždy jednotlivý způsob nákupu uceleně a samostatně, najdete je ke stažení na www.legalnisoftware.cz

Software pořízený s hardwarem (OEM)

Pořídíme-li software s hardwarem, jedná se o takzvaný OEM (Original Equipment Manufacturer) software. Ten je plně svázán s hardwarem, se kterým je kupován. Z tohoto důvodu zcela sdílí jeho osud, s jeho zničením či vyřazením užívací právo na software zaniká. Rovněž v účetnictví bude OEM software zachycen jako součást pořizovací ceny hardwaru a spolu s ním se účtuje:

  • na účtech hmotného investičního majetku (skupina 02) v případě, že majetek včetně OEM softwaru přesáhne částku stanovenou ve vnitřní směrnici,
  • případně na účtu spotřeby materiálu, pokud tuto hranici nepřesáhne (skupina 50).

Licence je uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, v okamžiku uvedení příslušného hardwaru do užívání a bude zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 Kapitálové účty a dlouhodobé závazky na účet skupiny 02 – Dlouhodobý hmotný majetek. Účetní jednotka by měla pro přehlednost zvážit vhodné analytické členění účtů. Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Ocenění
V případě modelu OEM není licence oceněna samostatně, ale cena je součástí ceny hardwaru. Upozorňujeme na to, že součástí pořizovací ceny takového hardwaru bude i instalace OEM softwaru, úvodní analýza apod.

Účetní odpisy licence
Vzhledem k tomu, že licence není samostatně evidována, není ani samostatně odepisována. Odpis probíhá na úrovni hardwaru dle příslušných předpisů.

Daňové odpisy licence
Samostatně neexistují, vše se odvíjí od hardwaru a tedy předpisů pro hmotný investiční majetek.

Upgrade – technické zhodnocení licence
V reálu se můžete setkat jedině s upgradem desktopového operačního systému. Ten připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51 – Služby. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.

Software Assurance (SA)
SA je poplatek, který zajistí příjemci přístup k různorodé nabídce doplňkových služeb k efektivnějšímu užívání softwaru Microsoft. Nejznámější z nich je právo přejít na novější verzi produktu, avšak pouze v případě, že tato nová verze bude v průběhu platnosti SA vydána. Zároveň SA obsahuje další služby stanovené dle rozsahu licencí, ke kterým je SA pořizována. Z tohoto důvodu se nejedná o upgrade softwaru, ale o službu, která bude účtována na příslušné účty skupiny 51 – Služby.

K operačním systémům pořízeným jako OEM je možné dokoupit Software Assurance nejdéle do 90 dnů od pořízení hardwaru s OEM licencí. Tímto krokem získá uživatel pro daný software práva plynoucí z multilicenčních podmínek uvedených v dokumentu Užívací práva k produktům (Product Use Rights).

V případě, že pořízení SA zajistí další existenci původního OEM softwaru bez původního hardwaru (což je možné jen u serverového OS), je třeba uschovat veškerou dokumentaci související s OEM softwarem. Dále nebude o licenci účtováno na rozvahových účtech. Doporučujeme ale její evidenci podrozvahově v operativní evidenci.

Převod licence na další subjekt
Produkty OEM svázané s hardwarem, s nímž byly nabyty, lze spolu s ním prodat, darovat, převést na jiného uživatele.

Vyřazení licence
Licence je vyřazována spolu s hardwarem, a to převážně likvidací nebo prodejem předmětného hardwaru. Účtováno není samostatně, ale spolu s hmotným investičním majetkem.

Pokud dochází k vyřazení licence, která se stala trvalou a nezávislou na hardwaru, vyřadí se z podrozvahové operativní evidence. Účetní jednotka je pak povinna licenci zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána.

Doporučujeme archivovat záznam o používání a protokol o vyřazení licence v evidenci softwaru v oddělení IT.

V příštím díle se budeme dále věnovat převážně multilicenčním cestám k softwaru Microsoft.

Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz. A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište. A dejte nám vědět, jestli se na vás paní účetní aspoň usmála...

Autorka: Darina Vodrážková

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.

Článek patří do rubrik: Microsoft, Software


2 komentářů

Diskuze

  • vzach , 13. 3. 2012 16:33:47
    A jak je to s licencemi od jiných výrobců SW? Copak se účtují jen SW...

Další podobné články

Google Chrome je po letech sporů konečně tržní jedničkou. IE míří na smetiště dějin

Google Chrome je po letech sporů konečně tržní jedničkou. IE míří na smetiště dějin

** Poslední velká analytická služba oznámila, že Chrome překonal IE ** Podle NetMarketSharu mají oba okolo 41 % ** Ostatní statistiky přisoudily vítězství Chromu už před lety

Infinit: souborový systém, který propojí všechna úložiště do jednoho disku

Infinit: souborový systém, který propojí všechna úložiště do jednoho disku

** Nový síťový souborový systém umí pracovat s běžnými cloudovými úložišti i vlastními servery ** Všechna úložiště propojí díky virtuálnímu disku do jedné jednotky ** Bezpečný provoz zajišťuje šifrování

5 nejlepších nástrojů pro sledování času stráveného u počítače

5 nejlepších nástrojů pro sledování času stráveného u počítače

**Analýzou času tráveného u počítače můžete zjistit jakou část pracovní doby prokrastinujete ** Vhodné aplikace vám také pomohou vyčíslit cenu daného projektu ** Některé mohou být propojené i s kalendářem


Aktuální číslo časopisu Computer

Testy nejnovějších produktů na českém trhu.

Informace ze světa internetu i bezpečnosti.

Plné verze programů zdarma pro všechny čtenáře.