reklama

Gmail v Outlooku nejen pro zelenáče

Používáte Outlook a rádí byste jej synchronizovali s pošťákem Gmail pomocí IMAP? Ač se to tak na první pohled nemusí zdát, není to zrovna nejjednodušší operace.

Microsoft Outlook, nebo Office Outlook chcete-li, patří mezi nejpoužívanější poštovní a groupware klienty především ve firmách. Gmail od Googlu je pro změnu zase webový e-mail, který cílí především na zkušenější masy a desktopový klient se snaží co možná nejlépe nahradit za ryze webové prostředí.

Přesto ale i on nabízí přístup ke schránce skrze protokol POP a už nějaký pátek také pomocí modernějšího IMAP protokolu. Napojit ale IMAP do poštovního klientu je občas skutečně práce na celé odpoledne a platí to i o implementaci od Googlu. Dnes si tedy ukážeme, jak tímto martýriem projit bez újmy a v Outlooku 2007 třeba vedle pracovního účtu používat i soukromý Gmail a to včetně Kalendáře.

Automaticky to nepůjde

Používat Gmail v Outlooku jde jednoduše přes POP3, ale IMAP přináší více možností. Bohužel jsou zde problémy se správnou synchronizací zpráv a složek. Pokud chcete používat IMAP, musíte jej v Gmailu nejdříve povolit a konfiguraci e-mailového účtu v Outlooku nastavit ručně. Automatická konfigurace totiž vždy vybere POP3. Namísto zadání vaší e-mailové adresy a hesla proto při tvorbě nového účtu zaškrtněte manuální konfiguraci a v dalším kroku zvolte E-mail v Internetu.

Důležité údaje pro IMAP

příchzí server: imap.gmail.com
odchozí server: smtp.gmail.com
IMAP port: 993 (SSL šifrování)
SMTP port: 587 (TLS šifrování)

Až zde vyplňte svoje údaje, tedy jako typ účtu zvolte IMAP a vyplňte příchozí a odchozí server podle obrázku - pro IMAP imap.gmail.com a pro SMTP smtp.gmail.com. Nezapomeňte nastavit zabezpečené přihlašování zaškrtnutím SPA. Stejné nastavení platí i pro případ, že provozujete Gmail na vlastní doméně skrze službu Google Apps.

V tuto chvíli byste již mohli ověřit připojení k účtu pomocí tlačítka Test nastavení účtu, to ale zatím nebude fungovat, protože pošťák od Googlu používá jiné porty, než bývá zvykem. Budete je muset změnit v novém dialogu, který najdete pod tlačítkem Další nastavení na záložce Upřesnit. Příchozí server IMAP má číslo portu 993 a používá šifrované spojení SSL. Odchozí server SMTP má zase port 587 s šifrovaným spojením typu TLS. Pokud necháte výchozí hodnoty, ke své poště se jednoduše nepřihlásíte.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Vytvoření nového poštovního účtu, údaje pro Gmail a nastavení serverů

Na záložce Server pro odchozí poštu zaškrtněte jedinou položku a to tu, že SMTP vyžaduje autentizaci a používá ty samé přihlašovací údaje, jako IMAP.

Skoro jako na Microsoft Exchange

Synchronizace celého účtu je náročnější operace a nelze ji provádět tak úplně v reálném čase. Aby se obsah složek synchronizoval alespoň ve chvíli, kdy do ní vstoupíte, zapněte si volbu Vymazat položky při přepínání složek v online režimu, kterou najdete na záložce Obecné. Docílíte toho, že se budou zprávy označené jako smazané okamžitě synchronizovat s webovým serverem, jakmile změníte složku. Webová podoba Gmailu tedy bude odpovídat Outlooku.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Dodatečná nastavení v záložce Obecné a Složky

Na záložce Složky ještě zatrhněte první možnost Uložit odeslanou poštu do složky Odeslaná pošta aplikace Outlook, což sice nechceme, ale druhá možnost je ještě horší a nechtěného ukládání se později zbavíme jinak. Je to jedno z nastavení bránící množení zpráv ve více složkách. Toto nastavení může být zpočátku nedostupné, jakmile ale bude účet nakonfigurován, lze jej bez problémů změnit.

Jak to dělá Google?

Potud ještě celkem vypomohou návody od samotného Googlu, dále je to však už na vás. Pošta vám nyní bude fungovat, ale ouha, zprávy se zdvojují, objevují se ve více adresářích, a když je v jednom smažete, zmizí ze všech. Je to standardní chování poštovní schránky od Googlu, která používá řazení zpráv do takzvaných konverzací a štítků. To je samo o sobě pokrokové řešení, ale není příliš kompatibilní s konkurencí. Naděje svítá teprve s novým Outlookem 2010 (nebo s Thunderbirdem 3), který již bude zprávy také řadit do konverzací. Nakolik bude jejich řešení spolupracovat s Gmailem, nebo zda dojde k nějaké standardizaci, je těžké předvídat.

Záludnosti synchronizace

Pozor na lokalizaci

Pokud byste se chtěli pustit hlouběji do práce se systémovými složkami, dávejte si pozor na lokalizaci vašeho webového rozhraní Gmailu a Outlooku. Složka Koš má totiž jiné označení v anglické/americké verzi a je nutné, aby tyto názvy seděly.

V Outlooku 2007 stačí pro správnou funkčnost provést několik změn. Pro nastavení synchronizace jen některých složek klikněte pravým tlačítkem myši na svou IMAP složku v Outlooku a Složky IMAP. Po stisknutí tlačítka Dotaz se vypíšou všechny, které máte na Gmailu a můžete nastavit, které se mají synchronizovat.

Je vhodné synchronizovat Koncepty, Odeslanou poštu, Starred (s hvězdičkou), Koš a dokonce i nevyžádanou poštu. Když se totiž nějaká zpráva označí za spam v Gmailu, přijde vám do spamové složky v Outlooku, což je výhodné hlavně tehdy, když jde o planý poplach a za spam je označena důležitá zpráva od šéfa. Naopak složka All Mail (všechny zprávy) není na synchronizaci vhodná, protože brání správné synchronizaci Koše..

Pokud odešlete zprávu nebo odpovíte na příchozí zprávu z Outlooku, na straně Gmailu dojde kvůli seskupování zpráv k uložení této zprávy i do Doručené pošty a také do složky All Mail (všechny zprávy). Tím dojde při synchronizaci zase ke zpětnému zkopírování odeslané zprávy do Přijatých v Outlooku. Neustále tak mažete zdvojené zprávy a můžete o ně i nechtěně přijít.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Úprava synchronizovaných složek Gmailu a nastavení složky odeslané pošty

Je tedy třeba nastavit, aby Outlook neukládal takové zprávy sám do složky pro odeslanou poštu. V menu Nástroje vyberte položku Možnosti a hned na první kartě Možnosti e-mailu. V novém dialogu pak odškrtněte volbu Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta. Tuto práci provede Gmail a Outlook si odeslané zprávy jen zpětně synchronizuje.

Odpadky a smetí

Synchronizace koše je o něco složitější a velmi vám pomůže zapnout v Gmailu doplněk Laboratoře Pokročilé ovládací prvky přístupu IMAP. Poté vám v nastavení Gmailu v záložce s POP/IMAP přibudou dvě položky. První z nich je Automaticky vymazat, kterou nastavte na Nevymazávat zprávy automaticky a druhou Když dojde k vymazání zprávy z poslední viditelné složky IMAP nastavte na Přesunout zprávu do koše. V opačném případě by se smazané zprávy nedostaly do koše, ale zůstaly by jen ve složce All Mail.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Aktivace a nastavení Labs doplňku v Gmailu

Tato dvě nastavení v Gmailu zajistí, že zpráva, která přijde o svoje štítky, bude přesunuta do koše na straně Gmailu a zpětně synchronizována do koše na straně Outlooku.

Symbióza „úhlavních nepřátel“

Štítky od Googlu se budou v Outlooku chovat jako složky, čili přetažením zprávy z Doručené pošty do vlastní složky dojde na straně Gmailu k odstranění štítku Inbox a přiřazení štítku osobní. Zkopírováním jedné zprávy do více složek v Outlooku dojde na straně Gmailu k přiřazení více štítků jedné zprávě. Smazání z jedné složky způsobí pouze odstranění konkrétního štítku. To je chování přesně jaké chceme.

Vlaječky a hvězdičky

V okénku Úkoly se vám mimo jiné objevují zprávy, které jste jednoduše řečeno označili vlaječkou. V případě Gmailu se takto označená zpráva objeví v Úkolech hned několikrát a řešením jsou zde filtry. Pravým tlačítkem vyvolejte v horní části výpisu kontextové menu a vyberte Filtr. Zde si pak už vytvořte filtr pro zobrazení pouze zpráv ze složky Starred (s hvězdičkou) a ze složky Tasks (Úkoly) aj. podle toho jaké zprávy a z jakých složek se v přehledu úkolů Outlooku zdvojují, což neomezí výběr jen na označené zprávy, ale i ručně vytvořené úlohy v Outlooku. Podle svých potřeb můžete vytvořit filtrů více. Problém se zdvojováním úloh zmizí.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Nastavení filtrů v úkolech a srovníní zdvojených úloh s těmi odfiltrovanými

Práce bez sítě

V případě Outlooku se také může hodit možnost pracovat s emaily offline, IMAP totiž v základním nastavení stahuje jen hlavičky zpráv. Pokud chcete mít po ruce kompletní kopii Gmailu i v době, kdy budete bez internetového připojení, rozbalte v hlavní nabídce tlačítko Odeslat a přijmout a postupně vyberte Nastavení pro odeslání a příjem a poté Definovat skupiny pro odesílání a příjem, kde můžete vybrat jednotlivé složky pro ukládání offline.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Nastavení stahování kompletních zpráv

Synchronizace kalendáře

Google Kalendář zatím nelze s Outlookem běžně synchronizovat, ale pomůže malý prográmek přímo od Googlu. Jmenuje se Google Calendar Sync (je zatím stále v beta verzi) a usadí se vám v oznamovací oblasti vedle systémového času. Pak už stačí pouze zadat přihlašovací údaje a zvolit správný typ synchronizace - jednosměrnou, nebo obousměrnou a dobu v minutách, jak často se bude program o synchronizaci pokoušet. Nutno ovšem podotknout, že aplikace zatím um synchronizovat pouze základní kalendář, pokud jich tedy v Googlu používáte více, máte prozatím smůlu.

Klepněte pro větší obrázek
Google Calendar Sync

A to je vlastně všechno. Jak vidíte, IMAP je docela flexibilní stejně jako samotný Outlook, přestože stoprocentní synchronizace mezi oběma aplikacemi zatím není možná. Pokud jste se setkali s problémy a nástrahami, které jsem nezmínil, určitě se zapojte do diskuze pod článkem a dáme v redakci hlavy dohromady.

Témata článku: Microsoft, Google, Internet, Microsoft Office, Gmail, IMAP, Google Calendar, Offline, Answer, Inbox

32 komentářů

Nejnovější komentáře

  • Ondrash 8. 8. 2011 17:14:40
    Hezký den, v Outlooku mi pod Google IMAP účtem nefungují "kategorie" a...
  • David540 30. 5. 2011 23:19:25
    Mám stejný dotaz - pokud se požívá více účtů - a ne jen gmail IMAP, pak je...
  • Jendys Roubla 3. 1. 2011 12:31:08
    Mam dotaz. Použvíám MO Outlook 2007 na dvou PC (jeden v PC a v notesu)....
reklama
Určitě si přečtěte

UPC překopli páteřní kabel. V Brně i druhý den nejede internet ani kabelovka

UPC překopli páteřní kabel. V Brně i druhý den nejede internet ani kabelovka

** V Brně byl velký výpadek služeb UPC ** Důvodem je překopnutý páteřní kabel ** V některých lokalitách služby stále nefungují

5.  12.  2016 | Jakub Čížek | 102

17 expertek Microsoftu předpovědělo rok 2027. Splní se alespoň něco?

17 expertek Microsoftu předpovědělo rok 2027. Splní se alespoň něco?

** Zmizí klasické vyhledávače ** Budeme programovat buňky ** Kvantové počítače překonají šifry

6.  12.  2016 | Jakub Čížek | 36

11 tipů na dobrý stolní počítač: od základu po herní mašiny

11 tipů na dobrý stolní počítač: od základu po herní mašiny

** Postavte si stolní počítač! Máme pro vás 11 vzorových sestav s rozpisem komponent ** Většina tipů cílí na hráče, věnujeme se ale i základnímu PC a počítačům na střih videa ** Nadělte si nový počítač třeba pod stromeček

5.  12.  2016 | Adam Kahánek | 74


reklama