Chodí vám na pracovní mail či do firmy desítky až stovky zpráv denně, které je třeba protřídit, vyfiltrovat, zařadit, stáhnout a odpovědět na ně? S automatizačním nástrojem vše půjde samo.
Pracovní a firemní elektronická komunikace s sebou může přinášet obrovské množství e-mailů, které je třeba nějak zpracovat. Věnovat se každé zprávě zvlášť v momentě, kdy některé jsou samy automaticky generovány, chodí v pravidelných intervalech, s podobným obsahem a téměř shodnými přílohami, je velice neefektivní vynakládání pracovního času. Od toho vám pomůže G-Lock Email Processor (dále jen G-Lock), který se po správném nastavení postará o vše sám.
Automatizace úkonů
Na první pohled G-Lock vypadá jako obyčejný e-mailový klient. V několika základních krocích nastavíte přístup ke svým mailovým účtům, stejně jako odchozí SMTP server. Další důležitou akcí je vytvoření tzv. pravidel. Jedná se v podstatě o činnost, kterou uživatel nastaví a přidělí za konkrétních podmínek vybraným e-mailovým schránkám. Pravidel může být celá řada v různých kombinacích a s různými možnostmi. Lze si je vytvořit přesně na míru, popř. upravit již vytvořené šablony.
Hlavní okno programu.
Program se tím dá přimět k tomu, aby automaticky odpovídal (textem, s přílohou…) na příchozí poštu, blokoval zprávy od určitých odesilatelů nebo s určitým obsahem, vybíral poštu a ukládal ji do připravené složky či vlastní databáze a ukládal přílohy (podle názvu či typu souboru) na disk počítače. Program také umí přeposílat maily na jinou adresu. Veškerá tato činnost je navíc ukládána do logů, takže lze zpětně vysledovat, co program s jakými zprávami provedl.
Vkládání údajů o mailovém účtu.
Nastavení a testování
Ovládání a nastavení aplikace ovšem není nikterak jednoduché. O intuitivním uživatelském prostředí pro nezkušené uživatele si můžete nechat zdát. Tomu nepomáhá ani absence české lokalizace, která by prokousávání nastavením znatelně pomohla. Se správou a především úpravou parametrů pravidel a procesů je třeba si chvíli hrát a zkoušet, s jakým výsledkem se setkáte. Jako užitečné tak ihned budete považovat tlačítka pro testování připojení k účtům a především pro testování obsažených pravidel.
Výběr pravidel.
Během okamžiku tak zjistíte, zdali jste nevložili nesmyslná (či nedostatečná) data, aniž byste museli zdlouhavě zkoušet posílat e-maily sami sobě a pozorovat, co se s nimi stane. Jakmile budete mít vše nastaveno dle vlastních představ, doporučuje se celé nastavení zálohovat, stejně jako uložit vytvořenou databázi. G-Lock je produktem, který domácí uživatel či jakýkoli jedinec příliš nevyužije. Zaměřuje se především na obchodní subjekty, čemuž odpovídá i nemalá cena plné licence.
Nastavení odesílání odpovědi.
