Pro pubescenta může Gmail + Thunderbird stačit, ale profík toho potřebuje více.
Síla Outlooku spočívá v dokonalém propojení emailů, úkolů, kategorií, kalendáře, kontaktů, poznámek a deníku. Pouhý primitivní emailový klient typu Mozilla Thunderbird na správu emailů a úkolů s nimi spojených opravdu nedostačuje.
Řada emailů je totiž zároveň úkolem, který je potřeba zpracovat v určitém termínu, s určitou prioritou, delegovat jej pár lidem, případně pár lidí pozvat na meeting s tímto emailem souvisejícím.
Toto vše Outlook umí a primitivní Thunderbird nikoliv.
Přijde Vám třeba požadavek na schůzku emailem do Outlooku, vy ji zařadíte třeba do kategorie "Webdesign - smlouvy" (kategorií si můžete vytvářet neomezené množství), přiřadíte této události datum a upozornění na ni, a zapíšete do kalendáře v Outlooku. Protistraně se pošle automaticky upozornění na tuto schůzku (či její potvrzení), a zároveň pošlete podobné pozvání na schůzku několika dalším účastnícím se spolupracovníkům.
Osobně jsem si (téměř) přestal také řadit emaily do složek, mám jen základní složky pro "spam" z fór, složky pro osobní emaily, webdesign, webhosting, a obecnou složku "business", kde jsou nejdůležitější emaily. Další řazení emailů to složek je zbytečné, na to slouží kategorie, datum dokončení úkolu, případně velice silné integrované hledání.
Zásada produktivní organizace času a dokončení práce je, že nemám nepřečtené emaily. Jak mi dojde email, přečtu si jej, pokud je to nutné, přiřadím mu kategorii, prioritu, a případně i termín dokončení (typu udělat tento týden), a pokud je odpověď práce do jedné minuty, email ihned vyřídím a zpracuji.
V pravém sloupci v Outlooku mám neustále zobrazené aktivní úkoly z emailů, kalendáře, poznámek a dalších sekcí. Je to přehledné a hlavně velice efektivní. Pokud se člověk nechá řídit jen "svojí hlavou", udělá toho zásadně méně, má tendenci se "flákat" a věci odkládat. Outlook a princip okamžitého řešení věcí jej donutí dodržet termíny.
Now slightly more awesome!
