Excel 2013 a Business Intelligence

Excel je nástroj, jehož většina uživatelů dokáže používat sotva 11 procent jeho funkcionality. Toto konstatování často slýcháme jako argument, proč není potřeba už žádných dalších verzí.

Na co nové funkce, když by stačilo začít používat alespoň trochu více to, co už v něm dávno je? Ano, taková argumentace se dá pochopit. Pochopili ji i vývojáři ve společnosti Microsoft a zareagovali na ní, myslím, skvěle.

Nový Excel 2013 proto nabízí celou škálu funkcí, co starší verze, a také několik novinek, které si doba žádá, ale opravdovou revolucí prošlo ovládání, a tedy dostupnost funkcionality uživatelům. Na základě vlastní zkušenosti mohu říct, že nové ovládání si okamžitě zamilujete.

Příjemným překvapením je, že novinky se nedotkly nikterak náhodně vybraných funkcí. Jedná se o koncepční řešení těch potřeb, které jsou ve firemním prostředí nejčastější. A co víc, vývojáři se nezaměřili pouze na dílčí kroky, ale na ucelené procesy. Díky těmto změnám je Excel 2013 uživatelsky příjemným nástrojem pro přípravu dat, manažerských analýz a jejich názorné interpretace v grafech.

Nový Excel 2013 napovídá

Rychlé vyplňování dat (Flash Fill) – oceníte, když potřebujete vyplnit velké množství informací a máte pocit, že je to práce pro cvičenou opičku. Například, když ze seznamu emailových adres potřebujete vytvořit dva sloupce se jménem a příjmením. Stačí vyplnit první dvě jména a funkcionalita Flash Fill automaticky navrhne doplnění zbývajících jmen, podle zjištěného vzorce. Nebo máte k dispozici tabulku, kde jsou buňky se zápisem „říjen, máma, kosmetika“ a „listopad, táta, auto“… a chcete takový všeobsažný záznam rozdělit do sloupců: Měsíc | Plátce | Účel. Už to nemusíte dělat celé ručně, Excelu stačí předvést vzorek a postará se sám. Zběžná korektura vám rozhodně zabere podstatně méně času.

Rychlé analýzy (Quick Analysis) – je celý soubor funkcí pro rychlé vyhodnocení významu dat. Jejich nabídka se objeví vpravo dole od kurzoru myši poté, co označíte oblast dat, kterou chcete analyzovat.

Vyberete si:

  • Formátování – barevné zvýraznění buněk s významnými hodnotami, trendy
  • Grafy – varianty grafů
  • Vývojové křivky (Sparklines) – grafické znázornění hodnot z řádku, zobrazení v jedné buňce
  • Součty a jiné počty – často používané funkce (Suma, Průměr, Procenta..)
  • Kontingenční tabulky (Pivot Tables) – doporučené varianty náhledu na data

Obr01.jpg

Samozřejmě, že většina těchto funkcí byla už v minulých verzích, ale často jen zvyšovala procento toho, co všechno uživatelé neuměli využít. Potřebné funkce nebyly tak rychle dostupné a jejich použití tak snadné. Při tvorbě kontingenčních tabulek, které jsou stále pro mnoho uživatelů příliš „vyšší dívčí“, v novém Excelu se můžete soustředit na význam dat (a i zde umí Excel užitečně napovědět možné úhly pohledu), než byste plýtvali energií a koncentrovali se na technikálie tvorby výstupu.

Obrovským přínosem pro zefektivnění práce jsou živé náhledy, které demonstrují, jak by vypadal výsledek v případě použití dané funkce, grafu, podmíněného formátování, pivotní tabulky a tak dál…

Excel zvyšuje inteligenci

Novinkou v Excelu 2013 je možnost potěšit se s nástroji pro analýzu dat známými pod pojmem Business Inteligence. Začalo to uživatelskými nástroji Business Inteligence v SQL 2012. Moderní koncepce, která tento svět odhaluje a zpřístupňuje i uživatelům bez speciálních znalostí IT, je úžasná. A teď z ní mohou profitovat i uživatelé Excelu.

Trendem ve vývoji nástrojů BI je zjednodušit přípravu analýz a reportů tím, že budou natolik intuitivní a automatizované, aby je mohli přímo používat manažeři, samotní zadavatelé analýz, kteří vědí nejlépe, jak na data chtějí pohlížet, ale často nedokáží dát úplné zadání na první pokus – potřebují je zpřesňovat podle toho, jak se jim data jeví. Při využívání starších nástrojů business intelligence se manažeři neobešli bez asistence datových/IT specialistů, s nimiž ne vždy nacházeli dost rychle společnou řeč. Tvorba reportů byla zdlouhavá a neefektivní, pro obě strany poněkud frustrující zkušenost, zejména pokud šlo o příležitostné, triviální pohledy, nad jedním zdrojem dat.

Excel 2013 moderní trend BI následuje a umožňuje používat podobné nástroje, ale bez využití SQL Serveru a SharePointu. Klíčem jsou především doplňky PowerPivot a PowerView (interaktivní průzkumník dat). Ty jsou dostupné pouze v multilicenční variantě Office 2013 Professional Plus určené primárně podnikům, neb v domácnostech zatím tak vysoká potřeba BI nenastala :-) . Umožňuje vytvářet krásné reporty a vizualizace, například grafické náhledy na výsledky prodejů v jednotlivých městech na mapovém podkladu. Tento příklad krásně demonstruje devadesátivteřinové video v češtině, po jehož zhlédnutí budete mít cestu k vlastní tvorbě srozumitelných analýz narovnanou a umetenou, jen po ní vyrazit.

Díky novým vlastnostem a revoluci v dostupnosti funkcí je nový Excel neskutečně výkonným pomocníkem. Kontingenční tabulky, které pomáhají nacházet význam a užitek v nekonečných řadách čísel, již nebudou výsadou několika málo vytrvalých a dobře proškolených uživatelů, v novém Excelu je zvládne vytvářet téměř každý, i ten nejnetrpělivější, bez ochoty se učit. Manažery potěší snadná tvorba reportů a grafických vizualizací. Jejich IT „asistenty“ zase to, že se budou moci věnovat užitečnějším záležitostem, než jsou jednoduché výběry a pohledy na data, které natřikrát předělávali, než se potkali s přáním byznysu. To všechno za novou verzi rozhodně stojí.

Kateřina Součková, MCTS, DAQUAS


Sledujte Živě na Facebooku

celkem 1

Poslední názory Názory

Mě by se líbilo, kdyby Excel konečně uměl... layosh1 9.  4.  2013 19:55
Můj názor Zobrazit vše



DEJTE NÁM TIP NA ČLÁNEK



Aktuální číslo časopisu Computer
  • Testy nejnovějších produktů na českém trhu.
  • Informace ze světa internetu i bezpečnosti.
  • Plné verze programů zdarma pro všechny čtenáře.

Partnerská sekce pro IT profesionály
Microsoft TechNet/MSDN