Excel 2013 a Business Intelligence

Excel je nástroj, jehož většina uživatelů dokáže používat sotva 11 procent jeho funkcionality. Toto konstatování často slýcháme jako argument, proč není potřeba už žádných dalších verzí.
Excel 2013 a Business Intelligence

Na co nové funkce, když by stačilo začít používat alespoň trochu více to, co už v něm dávno je? Ano, taková argumentace se dá pochopit. Pochopili ji i vývojáři ve společnosti Microsoft a zareagovali na ní, myslím, skvěle.

Nový Excel 2013 proto nabízí celou škálu funkcí, co starší verze, a také několik novinek, které si doba žádá, ale opravdovou revolucí prošlo ovládání, a tedy dostupnost funkcionality uživatelům. Na základě vlastní zkušenosti mohu říct, že nové ovládání si okamžitě zamilujete.

Příjemným překvapením je, že novinky se nedotkly nikterak náhodně vybraných funkcí. Jedná se o koncepční řešení těch potřeb, které jsou ve firemním prostředí nejčastější. A co víc, vývojáři se nezaměřili pouze na dílčí kroky, ale na ucelené procesy. Díky těmto změnám je Excel 2013 uživatelsky příjemným nástrojem pro přípravu dat, manažerských analýz a jejich názorné interpretace v grafech.

Nový Excel 2013 napovídá

Rychlé vyplňování dat (Flash Fill) – oceníte, když potřebujete vyplnit velké množství informací a máte pocit, že je to práce pro cvičenou opičku. Například, když ze seznamu emailových adres potřebujete vytvořit dva sloupce se jménem a příjmením. Stačí vyplnit první dvě jména a funkcionalita Flash Fill automaticky navrhne doplnění zbývajících jmen, podle zjištěného vzorce. Nebo máte k dispozici tabulku, kde jsou buňky se zápisem „říjen, máma, kosmetika“ a „listopad, táta, auto“… a chcete takový všeobsažný záznam rozdělit do sloupců: Měsíc | Plátce | Účel. Už to nemusíte dělat celé ručně, Excelu stačí předvést vzorek a postará se sám. Zběžná korektura vám rozhodně zabere podstatně méně času.

Rychlé analýzy (Quick Analysis) – je celý soubor funkcí pro rychlé vyhodnocení významu dat. Jejich nabídka se objeví vpravo dole od kurzoru myši poté, co označíte oblast dat, kterou chcete analyzovat.

Vyberete si:

  • Formátování – barevné zvýraznění buněk s významnými hodnotami, trendy
  • Grafy – varianty grafů
  • Vývojové křivky (Sparklines) – grafické znázornění hodnot z řádku, zobrazení v jedné buňce
  • Součty a jiné počty – často používané funkce (Suma, Průměr, Procenta..)
  • Kontingenční tabulky (Pivot Tables) – doporučené varianty náhledu na data

Obr01.jpg

Samozřejmě, že většina těchto funkcí byla už v minulých verzích, ale často jen zvyšovala procento toho, co všechno uživatelé neuměli využít. Potřebné funkce nebyly tak rychle dostupné a jejich použití tak snadné. Při tvorbě kontingenčních tabulek, které jsou stále pro mnoho uživatelů příliš „vyšší dívčí“, v novém Excelu se můžete soustředit na význam dat (a i zde umí Excel užitečně napovědět možné úhly pohledu), než byste plýtvali energií a koncentrovali se na technikálie tvorby výstupu.

Obrovským přínosem pro zefektivnění práce jsou živé náhledy, které demonstrují, jak by vypadal výsledek v případě použití dané funkce, grafu, podmíněného formátování, pivotní tabulky a tak dál…

Excel zvyšuje inteligenci

Novinkou v Excelu 2013 je možnost potěšit se s nástroji pro analýzu dat známými pod pojmem Business Inteligence. Začalo to uživatelskými nástroji Business Inteligence v SQL 2012. Moderní koncepce, která tento svět odhaluje a zpřístupňuje i uživatelům bez speciálních znalostí IT, je úžasná. A teď z ní mohou profitovat i uživatelé Excelu.

Trendem ve vývoji nástrojů BI je zjednodušit přípravu analýz a reportů tím, že budou natolik intuitivní a automatizované, aby je mohli přímo používat manažeři, samotní zadavatelé analýz, kteří vědí nejlépe, jak na data chtějí pohlížet, ale často nedokáží dát úplné zadání na první pokus – potřebují je zpřesňovat podle toho, jak se jim data jeví. Při využívání starších nástrojů business intelligence se manažeři neobešli bez asistence datových/IT specialistů, s nimiž ne vždy nacházeli dost rychle společnou řeč. Tvorba reportů byla zdlouhavá a neefektivní, pro obě strany poněkud frustrující zkušenost, zejména pokud šlo o příležitostné, triviální pohledy, nad jedním zdrojem dat.

Excel 2013 moderní trend BI následuje a umožňuje používat podobné nástroje, ale bez využití SQL Serveru a SharePointu. Klíčem jsou především doplňky PowerPivot a PowerView (interaktivní průzkumník dat). Ty jsou dostupné pouze v multilicenční variantě Office 2013 Professional Plus určené primárně podnikům, neb v domácnostech zatím tak vysoká potřeba BI nenastala :-) . Umožňuje vytvářet krásné reporty a vizualizace, například grafické náhledy na výsledky prodejů v jednotlivých městech na mapovém podkladu. Tento příklad krásně demonstruje devadesátivteřinové video v češtině, po jehož zhlédnutí budete mít cestu k vlastní tvorbě srozumitelných analýz narovnanou a umetenou, jen po ní vyrazit.

Díky novým vlastnostem a revoluci v dostupnosti funkcí je nový Excel neskutečně výkonným pomocníkem. Kontingenční tabulky, které pomáhají nacházet význam a užitek v nekonečných řadách čísel, již nebudou výsadou několika málo vytrvalých a dobře proškolených uživatelů, v novém Excelu je zvládne vytvářet téměř každý, i ten nejnetrpělivější, bez ochoty se učit. Manažery potěší snadná tvorba reportů a grafických vizualizací. Jejich IT „asistenty“ zase to, že se budou moci věnovat užitečnějším záležitostem, než jsou jednoduché výběry a pohledy na data, které natřikrát předělávali, než se potkali s přáním byznysu. To všechno za novou verzi rozhodně stojí.

Kateřina Součková, MCTS, DAQUAS

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.


1 komentář

Diskuze

  • layosh1 , 9. 4. 2013 19:55:39
    Mě by se líbilo, kdyby Excel konečně uměl pracovat s datu my staršími než...

Aktuální číslo časopisu Computer

Testy nejnovějších produktů na českém trhu.

Informace ze světa internetu i bezpečnosti.

Plné verze programů zdarma pro všechny čtenáře.