Efektivní monitoring tiskových úloh

Jednou z klasických otázek správy tisku ve společnosti je „kdo co tiskl, kdy a v jakém množství?“ Moderní firma spoléhá na efektivní využití techniky, kterou mají její zaměstnanci k dispozici.

Autorem odborného článku je produktový manažer Konica Minolta Business Solution Czech

Pořízení efektivních i ekologicky šetrných tiskových zařízení je dnes téměř samozřejmostí. Otázkou však nadále zůstává přístup zaměstnanců a jejich vlastní posouzení přiměřenosti tiskových nákladů.

Zcela volný a nekontrolovaný přístup pracovníků k tiskovým zařízením se dlouhodobě ukazuje jako velmi rizikový. Často pouze z té příčiny, že zaměstnanci neodhadují pečlivě, zda je nutné každý dokument převádět do tištěné podoby. Situaci také ztěžuje, že současný kancelářský provoz je často ve znamení mnohonásobného tisku stejných dokumentů od různých zaměstnanců.

Na co je třeba brát ohled

Na jednu stranu je samozřejmě dobré podporovat důvěru v zaměstnance, nezavádět složité postupy povolení tisku apod. Na druhou stranu, pokud se tiskové aktivity nedrží v únosných mezích, mohou výsledné objemy a náklady rychle přesáhnout plánovaný rozpočet. Bez nástroje pro sledování nákladů na tisk je ale přesné zpětné vyúčtování směrem k původci tiskové úlohy téměř nemožné. Mezi tiskové náklady navíc patří také kopírování, tisk z USB zařízení a tisky dokumentů uložených na pevných discích multifunkčních zařízení. Bez přesných a efektivních prostředků ke sle­dování tiskových aktivit jsou tedy IT správci bezradní.

Klepněte pro větší obrázek
Kontrola vytížení tiskových zařízení

Moderní tisková řešení nabízejí celou řadu využití. To primárně vyvolává otázku, zda by všichni uživatelé měli mít přístup ke všem funkcím. První krok tedy vede k manažerovi daného týmu, aby dle vlastního uvážení odhadl potřeby jednotlivých pracovníků. Nástroje pro účtování a správu uživatelů následně nabízí profesionální řešení pro sledování, správu a reportování zadaných tiskových úloh.

Jak dosáhnout účinné kontroly tisku

Základním prvkem pro účinnou kontrolu tiskového objemu je centralizovaná správa uživatelů a funkcí. Tento postup umožňuje získat přehled o celkovém množství protištěného materiálu, stejně jako o jednotlivých uživatelích a jejich vytížení tiskových zařízení. Správci musí být schopni vzdáleně a centrálně řídit uživatele tiskáren a flexibilně přidělovat přístupová práva, jako je povolení barevného tisku atd. Efektivní přiřazování nákladů zároveň umožňuje ponechat si dostatečnou flexibilitu pro případy, kdy je potřeba náklady účtovat na jiné účty nebo externím zákazníkům. Výdaje jsou pak přesně přidělovány jejich tvůrcům a lze je spolehlivě fakturovat.

Klepněte pro větší obrázek
Správa tisku v mobilní aplikaci

Jinou efektivní metodou je zavedení rozpočtu a kvót pro každého zaměstnance, pracovní skupinu či projekt. Zcela jednoduše toho lze dosáhnout vytvořením vlastních tiskových účtů pro každou pracovní jednotku, ať už zaměstnance, kancelář či tým.Z toho samozřejmě vyplývá, že společnost musí zajistit stanice pro nabíjení kreditu tisku. Předností tohoto systému je, že kontrola nad množstvím tisku je nepřímá, vedená pouze tímto kreditovým účtem a zaměstnanci samotnými.

Personalizace ovládacích panelů

Pro zaměstnance znamená často zpříjemnění jejich práce, když si mohou v globálním systému tiskových zařízení vytvořit svůj vlastní firemní adresář s úvodní obrazovkou podle svého nastavení a s rychlým přístupem k často používaným funkcím. Zvláště pomáhá definování vlastního panelu jen při prvním přihlášení s tím, že je automa­ticky k dispozici na všech síťových zařízeních. Samozřejmostí je také, že čas potřebný na pořízení výtisků, skenů a kopií netrvá déle, než by měl.

S profesionálním softwarem pro účtování a správu uživatelů můžete dosáhnout zpřehlednění a zefektivnění všech tiskových aktivit i souvisejících nákladů. Výrazně se tím omezí množství zbytečných tiskových úloh a sníží spotřeba tiskových materiálů. Rozsáhlé portfolio softwarových aplikací Konica Minolta zahrnuje široký výběr nástrojů vhodných pro monitoring tisku, jež vyhovují nejrůznějším požadavkům a nárokům různě velkých společností.

Témata článku: Monitory, Konica Minolta

5 komentářů

Nejnovější komentáře

  • Lukáš Černý 8. 6. 2013 18:13:49
    Já myslím že naprosto stačí říct, že je logováno kdo co tiskne. Pak si...
  • Zdeněk Malčánek 7. 6. 2013 11:25:32
    Jasně, použitím tohoto SW se sníží náklady na tisk, protože lidi přestanou...
  • xkali 7. 6. 2013 8:10:17
    Reklama jak prase :-(:-(:-( Personalizovaný přístup k tisk. zařízením...
Určitě si přečtěte

Novou superbaterii lze nabít za pár sekund, může prodloužit výdrž telefonu na více než týden

Novou superbaterii lze nabít za pár sekund, může prodloužit výdrž telefonu na více než týden

** Vědci vyvinuli nový nanomateriál pro tvorbu superkondenzátorů ** Ohebná struktura umožňuje použití i u nositelností ** Nová technologie umožní extrémně rychlé nabití a mnohem delší výdrž než současné Li-Ion baterie

26.  11.  2016 | Karel Javůrek | 36

Monitory do 10 tisíc: poradíme, jaké jsou teď nejlepší

Monitory do 10 tisíc: poradíme, jaké jsou teď nejlepší

** Dobrý monitor s kvalitním panelem lze pořídit pod tři tisíce korun ** Pod deset tisíc si můžete koupit pracovní 27" monitor nebo nejlevnější použitelné 4K ** Vybrali jsme také ideální model pro vícemonitorovou konfiguraci

27.  11.  2016 | Stanislav Janů | 13

Sbíječky vyměnili za klávesnice. Nový projekt má za cíl přeučit horníky na programátory

Sbíječky vyměnili za klávesnice. Nový projekt má za cíl přeučit horníky na programátory

** Programátorů je málo a horníků bez práce po uzavření dolu Paskov bude moc ** Problém řeší unikátní projekt ** Pilotní kurz dává naději, že by z horníků mohli být použitelní kodéři

28.  11.  2016 | David Polesný | 75