Černobíle: Google Apps, nebo MS Exchange?

Velice zvláštní článek.

Osobně jsem si otestoval obě služby. Obě online. Tedy za MS: Hotmail, Windows Live Admin Center, Office Live Workspace, Outlook a Office 2003. Za google: Google apps, Outlook a k tomu všemu jsem si otestoval hostované MS CRM online a co jsem zjistil?

Pohled: Na vše jsem se díval jako lehce pokročilý uživatel a manager. Jinak mam registrátora active24 a dvě domény. Web mám hostovaný na free službě, ale v placeném režimu (jednoduché, levné a funkční)

Hotmail, Live Center, Live Workspace:

PLUS

- Nativní české rozhraní (mimo Live Center)

- Synchronizace s outlookem pomocí proprietárního řešení - instalujete nějaký soubor a zadáte jméno, heslo a už to jede.

- Integrace prostoru workspace přímo jako mapovaný disk

- Funguje sdílení dokumentů z workspace na pozvánky

- Synchronizace s telefonem NOKIA celkem fungovala díky fungující synchronizaci hotmailu s outlookem.

MINUS

- Live Center jsem nerozběhl, byl jsem odkázán na diskusní fóa (nemám na to čas). Takže provoz na doméně se nekonal.

- hotmail má problém s přijímáním pošty. Mnoho mých zákazníku psalo, že se email vrací.

- Workspace nepodporuje editaci přímo souboru.

A Google?

PLUS

- Lehce konfigurovatelné

- výborná myšlenka štítků - email může patřit do více kategorií stejně jako dokument.

- provoz bez problémů na doméně

- Vynikající možnosti editace jako je vytvoření formuláře na webu a zároveň tabulky a jejich propojení a to velice jednoduše. Možnost editace dokumentů wordu, excelu a mnoha dalších formátů.

- možnost si přidávat služby neboť jde o otevřený systém. Vždy si službu můžete vyzkoušet.

- dobrá cena cca 1600 Kč za uživatele

MINUS

- Nefunkční sdílení pro další uživatele mimo vaší doménu

- problém s konverzí souboru kde jsou použita makra, formulářové prvky ale i více obrázků.

- obtékání textu je problematické

- synchronizaci outlooku jsem neroběhl. Rozhraní MAPI je dost pomalé.

Tak po jsem si otestoval hostované CRM a zatím říkám ano pěkné ale nejsou mi jasné kampaně a jeho vzájemné uživatelské nastavení.

Cena je zatím na mě vysoká. Někde okolo 1200 měsíčně.

Závěr: Nenašel jsem žádné vhodné řešení pro řízení dokumentace včetně sdílení pro ostatní, řízení emailové komunikace, webu a domény pod jednou střechou za finance pro začínajícího živnostníka.

Příspěvek byl 2× upraven, naposled 06. 05. 2010 09:47

Je to OT, ale k synchronizaci Google accountu používám MS Exchange a jsem happy :D

kdo mi zaručí, že google bude za rok ve stavu jako je dneska? nebo že neudělá hromadu změn, co nebudou vyhovovat? kdo mi zaručí stabilitu linek? kdyby dneska všichni využili nabídky na filmy HD po webu, televize na webu apod., tak v některých lokalitách by byl velký problém.

a u 1300 mailů je to už velký riziko.

Stabilitu liniek?

Veď práve o to ide. Pokiaľ nemáte zabezpečenú stabilitu liniek, váš Exchange server sa stáva nedostupným. Možno v krátkych časových intervaloch, ale niekedy to môže mať katastrofálne následky.

Na 1300 mailov je isto lepší Exchange, pretože pri takom počte ide zrejme o riadne veľkú firmu, ktorá si to môže dovoliť. Ak uvážime 1 GB na schránku, je to 1,3 TB celkovo. To už chce farmu Exchange serverov a veľké úložiská dát. Redundantné linky.

Na 20 mailov je Google Apps veľmi dobré riešenie. Alebo ukážte mi niekto službu, ktorá vám dá zadarmo x krát 7GB na vlastnej doméne a s komfortom gmail - push synchronizáciu pošty, kontaktov a kalendárov s mobilom.

Ja o ničom takom neviem.

Problematika volby reseni je dost slozita.

Ono chce rozlisovat taky to, jestli mam takove reseni externi nebo interni (fyzicky server ve firme).

Pokud mam 1000 pracovniku v terenu, kteri vyuzivaji EX, budu mit podobny problem s kapacitou linek, jako v pripade externiho hostingu a 1000 internich pracovniku v kancelarich.

Kdo ti zaruci, ze do budovi kde mas server s dulezitymi daty neuderi blesk, ktery ti kompletne znici vsechny disky na serveru tak, ze uz z nich ty data nikdo nikdy nedostane a zalohy shori spolu s celou budovou, jelikoz zrovna nesal protipozarni system?

Kdyz bych mel mensi firmu, radeji sverim data googlu, ketry ma data zalohovany rovnou geograficky. U komerecnich dat to bude jeste duslednejsi.

Tohle se typicky řeší tak, že si pronajmu servery v různých datacentrech (třeba Praha a Brno) a budu se modlit, že si teroristi nebo bouřka nevybere zrovna obě dvě najednou.

A čo Lotus Notes? :)

No, Exchange jsem nikdy nepoužíval, nicméně mám alespoň povědomí, co to všechno umí. U Exchange mohu sdílet své kontakty, události v kalendáři. Pokud budu mít sekretářku a zapíše mi tam schůzku, ukáže se mi to za chvíli v mobilu. Např. spojení Exchange a BlackBerry je naprosto luxusní záležitost. Na dálku je možné telefon synchronizovat s Outlookem a jeho konakty, schůzkami a další a další věci. Umí tohle Google Apps?

Ano

V případě BB by to pak fungovalo stejně jako přes Exchange, pokud bych měl BES (předpokládám, že s BIS to půjde max tak přes Google Sync, který se dá tedy použít i s obyčejným Gmail účtem).

Naša firma má 6 zamestnancov a 8 PC. Ešte minulý rok sme mali 2 servre:

MS Windows Server 2003 STD

- terminal server hlavne pre účtovníctvo

- web-server pre intranet a testovanie

- file server

- ftp server

MS Windows Small Bussiness Server 2003 STD

- doménový server

- DNS

- Exchange server

- fax server

Nebolo to lacné, ale hlavný dôvod, prečo sme prešli na Google Apps boli ceny za aktualizácie antispamu a antivírusu. Symantec Mail Security je veľmi dobrý, spoľahlivý, ale aj drahý.

Zrátali sme si, že nás výjde lacnejšie platiť Google Apps, ako:

- aktualizovať antispam

- zálohovať exchange (pri veľkosti schránok v gmail je to na úrovni firmičky dosť obtiažne)

- spravovať to všetko

Ponechali sme si Windows Server 2003 STD.

Nakoniec za Google Apps neplatíme, pretože 7 GB na schránku nám stačí, s iPhone to synchronizovať ide a ostatným zamestnancom stačí aj web-rozhranie (hlavne ak preposielajú ďalším 20-im nejaké videá - ušetrí to firemnú linku).

Navyše sa zvýšila dostupnosť mail-servera, pretože mať exchange na DSL-ku, kde sú častokrát výpadky rádovo v minútach až hodinách, nie je žiadna výhra. Neviem, ako v ČR, ale na Slovensku je väčšina firiem v oblastiach, kde optika ešte nedošla (tá je len na sídliskách).

Ešte som rozmýšľal nad variantou s externým exchange - Microsoft to ponúka, ale je to relatívne drahé.

Nevýhody Google Apps? Najviac mi vadí, že Google dožičí nové technológie (napr. Wave alebo Buzz) iba Gmail-u a nenasadí ich do prostredia Apps. Takto sa správa dosť macošsky voči svojmu produktu. OK, niekto povie, že je to kvôli bezpečnosti firemnej klientely. Čo tak dať na výber? Nech si admin vo firme vyberie, čo povolí a čo nie.

hm, pokiaľ sa vám nezdá rizikom, že z nejakého dôvodu (bankrot, ČR sa dostane na zoznam "zlých krajín", živelná pohrama v USA ...) Google jednoducho zo dňa na deň vypne servery a vy sa k dátam nedostanete...

Alebo, že Google jedného dňa stanoví vysoké poplatky za svoje služby...

A, hocije to už mimo témy, pokiaľ vám nevadí zatiaľ veľmi nízka efektivita práce v Google Apps.

Ze dne na den vám jen tak nikdo nic nevypne, navíc každý má možnost si věci z google apps zálohovat (maily i kalendáře) a v případě problémů, které popisujete někam importovat (v podstatě kamkoliv). Ono Váš argument se stane úplně bezzubým, pokud budu požívat Exchange formou služby na serveru nějakého poskytovatele, takže to není o tom jestli Google nebo MS, ale jestli vlastní HW doma nebo jinde nebo prostě jenom služba. A to ať si každý rozhodne podle svých potřeb.

BTW. Google apps používáme (cca 40 lidí), protože MS řešení je pr našich cca 70 uživatelů neskutečně drahé (s ohledem na to co z něj potřebují a používají). Nicméně o efektivitě práce máte pravdu, google aplikacím bych z pohledu firemního uživatele vytkl např.:

- absence možnosti sdílet obchodní kontakty

- absence možnosti sdílet mailboxy

- omezené možnosti úkolování a sledování plnění úkolů

...a mohl bych pokračovat

Ani ja si nemyslím, že to vypnú zo dňa na deň, ale všetko si to zálohovať tie náklady riadne zvýši. Ono je to ďaleko jednoduchšie na vlastných serveroch. Pokiaľ by som používal cudzie servery, tak súhlasím, že Google patrí k tým najbezpečenejším alternatívam.

Tie riziká sú u firmy ako Google oveľa nižšie ako u nejakej firmičky z ČR alebo SR.

Ak by rapídne zvýšili ceny, budeme rozmýšľať o niečom inom. Ale nepredpokladám to.

Efektivita práce:

Majiteľ firmy ma raz zavolal a ukázal mi jeho súkromný gmail. Povedal: Prečo nemôžeme mať niečo takéto jednoduché? Nepotrebujem všetky tie veci, čo sú v Outlooku (Exchange). A takýto užívatelia sú vo firme všetci.

Robil som aj vo firme, ktorá mala 50 zamestnancov. Exchange tam mal opodstatnenie. Ale nikto nevyužíval zdieľané kalendáre, jedna sekretárka skúšala prideľovať úlohy, aleto bolo asi tak všetko.

Z môjho pohľadu je pokročilý užívateľ Exchange služieb ten, čo okrem pošty využíva aj kalendáre (pre seba) a úlohy. Väčšina ostáva pri pošte. Tí lepší si ju vedia aspoň usporiadať.

Hovorme teda o realite.

bankrot CR se prece nijak nedotkne toho ze mi tady google bude poskytovat sve sluzby, nebo snad v recku okamzite google vse odpojil? pokud se dostaneme na seznam zlych krajin tak budu za kopeckama nebo viset na spagate ale rozhodne nebudu tady. jak se zivelna pohroma v USA muze dotknout serveru fyzicky rozmistenych po celym svete?

ale zbankrotovat může i MS a u něho je to pravděpodobnější :) a stejně tak může i většinu těch ostatních věcí, které zmiňujete

V článku zazněla věta.

Nemyslím si, že by bylo úplně vhodné přesouvat citlivá data, která se jistě v groupwaru objevují, mimo firmu.

A já se ptám. Proč ne?

Podobné dilema řešíme u nás ve firmě. Ale stále mi nikdo není schopný říct nějaký opravdu závažný důvod.

Oprostím li se od pocitu že nějaké moje bohatství je daleko a nemohu si na něj sáhnout, spoustu argumentů mluví právě pro to dát citlivá data pryč.

1. Ztráta - V případě požáru, zemětřesení atp je více pravděpodobné že o ně přijdu u sebe než někde ve Skalistých horách v profi data-centru. Navíc redundance v podobě kopie messagebase např v outlooku možnost ztráty ještě snižuje.

2. Zneužití - Budu li chtít získat citlivá data konkurence je pro mě snadnější uplatit admina a nebo sbalit sekretářku ředitele než něco podobného zkoušet u google, případně jiného velikého poskytovatele...

3. Dostupnost - myslím že jen málokterá firma si může dovolit takové datové trasy a zabezpečení provozu jako velicí poskytovatelé.

Máte někdo nějaké argumenty proč mít citlivá data u sebe?

Díky za reakce

Miloš

Male firmy typu nejaky remeslnik at si klidne maji data mimo firmu.

Vetsi firmy ani nahodou. Dusevni vlastnictvi, obchodni plany, plany na akvizice stoji daleko vice nez nejaky hw. Na jednu stranu vsichni doporucuji i sifrovani disku, na druhou stranu chtece mit celou komunikaci mimo firmu??

Pochopitelne nedava smysl mit vlastni Exchange a dovolit na nej webovy pristup mimo VPN, potom to je cele o nicem.

1. ztrata dat - ano, zalohovat je potreba aspon na 2 ruznych mistech

2. sekretarka tezko vi co by melo nejakou cenu (pominu-li detaily osobniho zivota reditele , komunikace mimo pronajate dedikova linky byva sifrovana

3- viz 2. sdilene datove trasy se bezne sifruji, to neni prece takovy problem.

Díky za reakci ale nikde jsem nenašel argument proč nemít data např u google?

1. Budu to mít doma, musím zálohovat a starat se o to. Veliký poskytovatel to udělá za méně $ a zřejmě lépe.

2. Je běžné že právě ti nejvyšší šéfové to s počítači moc neumějí a právě že jejich sekretářky tyto přístupy mají. Vidím to ve svém okolí.

3. Ano, trasy šifrují i poskytovatelé.

Tak proč nebýt u google?

Miloš

ja pisu - zalezi na velikosti a typu firmy. Pokud mi Standa truhlar od vedle vyfoukne zakazku na satni skrin za 50000Kc (protoze bude znat moji nabidku a o 500Kc ji podstreli) , tak to asi preziju. Pokud se konkurencni firma dozvi, ze ji chci prevzit, tak me to muze stat tisickrat vice a vsechny uspory na hw/sw. V prvni pripade se navic asi onen Standa ani nebude snazit a nebude umet se do me posty dostat, ve druhem pripade bych za to ruku do ohne nedal.

Tj pokud jsem firma o 20 lidech, tak se mi vlastni IT pochopitelne nevyplati a GoogleApps je skvela volba (sam ji pouzivam ). Pokud spravuji 1000 uctu, tak jsem zase v jinych cislech.

Sekretarky maji pristup ke kalendarum, obvykle ne k emailum.

jste paranoik. nejslabsim mistem je uzivatel a jeho heslo. je vice nez 50% sance ze se k tem datum dostanu tak ze dojdu po pracovni dobe do kanclu sefa, zaloguju se diky na monitoru nalepenymu heslu nebo autologinu. to mi prijde fakt jednodussi nez nabouravat sifrovanou komunikaci nebo snad primo google apps jako system. sekretarky by nemely mit pristup k emailum, ale obvykle maji.

Sorry, takhle to opravdu nefunguje. Neznam cloveka s pristupem k citilivym datum, ktery by si tento fakt neuvedomoval a mel treba autologin (ktery je stejne vsude zakazany) nebo heslo na papirku. Pokud nekoho takoveho znate, tak to ocividne neni clovek na svem miste.

Pokud tohle vse je pro vas paranoia, tak veci jako sifrovani disku, VPN apod musi byt zbytecne hracky ITku ktere ostatnim otravuji zivot

sorry ale takhle to prave funguje. asi jste nevidel typickyho sefa s typickym MS spravcem ktery nastavi bezpecnostni politiku tak ze heslo je nezapamatovatelne a jeste se musi po case menit (neco jako ISDS) , takove heslo ma typicky sef opravdu nekde napsane. sifrovani ma smysl jen pro notebook zapomenuty v tramvaji - na serveru kde je ten disk pripojeny tak tam prijdu s flashkou nebo se pripojim z nejaky stanice ve firme(ano je to slozite, ale o nic jednodussi nez prolomit se nekam do googlu).

Nezapamatovatelná hesla jsou skutečně prasečina a podle mě nesmysl, hezký příklad pro to je třeba uživatelské jméno pro datovou schránku (to samozřejmě není heslo, ale jako příklad je to přímo ukázkové)...

napriklad kvoli tomuto?

"Googlu hackeri ukradli zdrojové kódy prihlasovacieho systému, tvrdia NY Times"

http://dsl.sk/article.php...

zda sa ti to ako nepodstatne bezpecnostne riziko pre stredne a vacsie firmy?

Zdrojové kódy všech linuxů jsou volně k dispozici a bezpečnostní riziko to není.

Žít a nechat žít, ty máš svůj názor, já mám svůj názor, já ti nebudu nutit svůj, nemusím souhlasit s tvým, ale udělám vše, abys ho mohl svobodně vyjádřit.

Ako zabezpečíte dostupnosť vášho servera 24 hodín nonstop bez výpadku spojenia?

Pri primeranej miere nákladov asi ťažko.

Takže môže sa stať, že nedostanete dôležitý obchodný email, čo vás bude stáť milión Kč.

Samozrejme, Exchange vo firme má zmysel. Ale ak:

- má firma 20 a viac zamestnancov

- má firma obrat povedzme 10 mil. a viac

- dokážete zabezpečiť linku s takmer 100% dostupnosťou a jej nezávislú zálohu (tu ide hlavne o cenu)

- dokážete zabezpečiť zálohu servera - napr. 2 paralelne bežiace servery

- dokážete zálohovať týždenne 100 GB dát na viacerých médiách uložených na rôznych miestach

- zabezpečíte efektívny antispan a antivírus

- viete si zaplatiť človeka alebo viacerých ľudí, ktorí sa budú o toto všetko starať

Ak si na všetky otázky odpoviete áno, tak potom OK. Ale potom ste iná kategória firmy ako my. My máme 6 zamestnancov, 8 PC a náš obrat 10 mil. nedosahuje.

zalezi co je to za firmu ale obvykle 10M rocne neuzivi 20zamestnancu. mozna nekdo kdo prodava jen vlastni praci a nic jineho. ale jinak naprosty souhlas.

Nie som ekonóm, preto nemám prehľad o obrate.

Máte podivné představy o fungování e-mailu:

1) Doručení e-mailu není žádným způsobem zaručeno. Jediné, co pro to může odesílatel udělat, je vyžádat si potvrzení o doručení.

2) Pokud mi můj server pár hodin nepůjde nebo lehne spojení, maily v klidu počkají ve frontě na předchozím serveru.

1. Súhlasím.

2. Nesúhlas. Je to závislé na nastavení servera na druhej strane. Či bude opakovať, koľkokrát, ... Takže sa môže kľudne stať, že server na druhej strane situáciu vyhodnotí tak, že môj server je permanentne nedostupný a prestane skúšať.

Iné je, ak nastavím viac MX záznamov - ale to potom potrebujem viac serverov, ideálne na rôznych miestach, alebo pripojených inou technológiou.

Třeba vám jen nechtějí říci, co v těch datech všechno je.

To hodne zalezi na tom, o jak velke firme se bavime a cim se ta firma zabyva. Vetsina firem by s Google Apps zrejme neudelala chybu, ale instituce typu nemocnice, banka, armada tam proste (zatim?) nemohou.

Kdyz dorazi auditor / bezpecnostni proverka / ... a zepta se "jak mate garantovano, ze na ta data nemuze nikdo zvenci?", tak argument "je to preci Google a ten ma data zabezpecena" proste neuspeje, stejne jako odkaz na Google Privacy Policy.

Verim tomu, ze Google ma data dost zabezpecena? Osobne, ano.

Verim tomu tolik, abych na to vsadil svou profesionalni karieru? Ne.

OK

Pak je to o víře a pocitech. Souhlasím.

Tento argument je podle mě velmi důležitý. Ale ať mi nikdo netvrdí že logické je to mít u sebe.

Souhlasím s tím, že pokud jde opravdu o důležitá data, je pocit bezpečí důležitý.

Miloš

To neni o pocitech - u Google Apps proste nemuzete z definice mit pod kontrolou data v kazdem okamziku jejich existence. Coz je pro mnohe byznysy neprijatelne, treba kvuli zakonum (nemocnice)

Jo. Tak tohle mě nenapadlo. Legislativa. Nemocnice. To beru jako vážný argument.

Moc díky za rozšíření mého vědění.

Miloš

No podle mně záleží na smlouvě. S googlem (ale i ostaními poskytovateli) můžete podepsat smlouvu s definovanými jasnými sankcemi. Na zaměstnanci (administrátorovi) si firma nic nevezme. 4,5 násobek platu je fakt směšně málo.

Co se týče zneužití hesla, tak i na Google Apps můžete udělat ověřování pomocí certifikátu, takže potřeba nějaké VPN odpadá.

Uvažování typu, že exchange je pro velke firmy a google pro malé, je naprosto zcestné zjednodušování tohoto problému.

Taky tady nikdo nezmínil BPOS http://www.microsoft.com/online/cs-cz/business-pro... ... Takže už se můžem rozhodovat mezi Google Apps, BPOS, vlastní exchange, vlastní lotus domino.

Ale zmienil. V príspevku pod týmto som to spomínal. Len treba pozornejšie čítať. A Lotus Notes, resp. Domino server tu už tiež niekto spomínal

Firma, která jede na "MS světě", by musela být padlá na hlavu, aby se dobrovolně vzdala části jeho výhod za cenu nutnosti mnohonásobného posílení internetového připojení a placení dvou tisícovek ročně za každého uživatele. Jenže u našich manžerů je možné všechno - pokud Google poskytne nějaké hmatatelné výhody přímo jim...

Jestliže se ve firmě IT nově zavádí a nepatří k těm velkým, proč ne? Pokud oželí propojení groupware serveru s okolními aplikacemi... Stejné nebo i lepší služby jí pak ale poskytne i Kerio mailserver, který v menší firmě dokáže Exchange slušně nahradit za velice rozumnou cenu.

Google apps je pro 50 uživatelů s aktuální kapacitou každého mailboxu 7442 MB zdarma....

Tato kapacita stále roste...

a kolik stoji licence na jednoho uzivatele u msex? nerikej, ze nic, lhal by jsi.

kolik stoji harware a jeho obmena?

kolik stoji energie na provoz serveru?

kolik stoji spravce?

vyjde to levneji jak 2000 rocne na jednu licenci?

To ti hochu nepovím - záleží totiž na tom, jaké si koupíš železo, na co budeš zálohovat a jaký zvolíš způsob licencování. A taky na tom, kolik máš uživatelů a jak jsou rozmístění po zeměkouli.

Můžu ti dát příklad na to poslední: jednomu správci s osobními náklady kolem 70-75 tis. Kč měsíčně to zabere nanejvýš asi tak desetinu pracovní doby. Takže při 300 uživatelích tě správce vyjde pod 300 Kč ročně na uživatele. Náklady na správu přitom patří k těm nejvyšším položkám v celkovém rozpočtu.

nojo chlapce a co firma s 300 zamestnanci, z toho 50thp a managment, zbytek vyrobni delnici (takze celkems velka firma), to uz mas cca 1800kc na uzivatele a kde jsou energie, naklady na hw, zalohovani, desatky do Redmondu.

malym firmam se vyplati small business server - licence stoji cca 1400 na uzivatele

HW server imho musis mit tak jako tak min jako fileserver, my jsme do firmy porizovali Dell PE T310 za cca 40k

energie zase o tolik vic nesezere, kdyz tam pobezi i exchange

u hodne firem by musel bejt admin i kdyby bezely groupware na googlu

takze je to o ty praci admina, jestli firma musi mit admina i pri preneseni GW na Google, tak se ji to imho nevyplati