Vrácení odeslaného e-mailu zpět
Už se vám někdy stalo, že jste odeslali zprávu a následně jste si uvědomili, že jste něco měli napsat jinak, případně že jste e-mail neměli vůbec posílat? Když k takovému závěru dospějete včas, můžete odeslanou zprávu skutečně vrátit. Tuto funkci je ovšem nutné aktivovat v nastavení.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Obecné je u položky Vrátit zpět odeslání ve výchozím stavu nastaveno pouze 5 sekund.
- Nastavte si delší dobu – na výběr je 10, 20, nebo 30 sekund.
Po odeslání e-mailové zprávy se v levém dolním rohu zobrazí plovoucí nabídka, jejíž součástí je také tlačítko Vrátit zpět. Pokud na něj v nastaveném časovém limitu klepnete, bude odesílání zrušeno a zpráva se vrátí zpět k editaci.
E-mail se zpátečkou
Plánování zpráv
Celkem nedávno přišel Gmail s novou možností odeslat zprávu v nastavený den a čas. Můžete takto například potěšit své kolegy a přátele přáním k svátku či simulovat před nadřízeným, že jeho pracovní úkoly řešíte od čtyř hodin ráno. Asi nejpraktičtější využití této funkce je, když píšete příjemci, o kterém víte, že vyřizuje elektronickou poštu v nějakou denní dobu.
- Napište e-mail tak, jak to děláte obvykle.
- Klepněte na relativně nenápadnou šipku na pravé straně tlačítka Odeslat.
- Zvolte možnost Naplánovat odeslání.
- Zvolte z nabízených možností, nebo nastavte vlastní datum a čas, kdy bude zpráva odeslána.
- Zpráva se zařadí do sekce Naplánované a Gmail ji odešle přesně tak, jak jste si určili.
Plánování zpráv
Odložení zpráv
Možnost odkládání zpráv, se kterou Gmail přišel teprve nedávno, je výborná funkce, jak si udržet ve schránce pořádek. Když dorazí zpráva, které se zatím nepotřebujete věnovat, nebo víte, že čas na ni teprve přijde, odložte ji.
Stiskněte klávesovou zkratku b, v menu nebo v řádku se zprávou klikněte na ikonu Odložit, nebo vyberte stejnou možnost v kontextové nabídce otevřené pravým tlačítkem myši.
V nabídce, která se ukáže můžete e-mail odložit na pozdější dobu. Bude v ní několik rychlých možností, nebo můžete sami vybrat konkrétní datum čas.
Řádek s e-mailem zmizí, přesune se do složky Odložené a v nastavené době se znovu objeví v Doručené poště.
Zpráva, která se po odložení dostane znovu do Doručené pošty, bude označená
Tip: Takhle můžete odkládat i svoje zprávy a odpovědi. Hodí se to někdy pro připomenutí, abyste zkontrolovali, jestli vám na ně druhá strana odpověděla.
Důvěrný režim
Zprávy a přílohy můžete posílat v důvěrném režimu a chránit tak citlivé údaje před neoprávněným přístupem. V důvěrném režimu můžete u zpráv nastavit datum vypršení platnosti nebo kdykoli odvolat přístup. Příjemci důvěrné zprávy budou mít zablokovánu možnost zprávu přeposlat, zkopírovat, vytisknout nebo stáhnout.
Tuto možnost najdete v dolní liště v okně pro psaní zprávy pod tlačítkem s ikonou zámku. Když na něj klepnete, zobrazí se okno, ve kterém můžete nastavit platnost zprávy a případně heslo k zobrazení obsahu e-mailu, které bude příjemci doručeno formou SMS na mobilní telefon. Přístup k e-mailu lze příjemci odebrat ještě před datem vypršení platnosti – stačí u odeslané zprávy zvolit položku Odebrat přístup.
Důvěrný režim
Změna vzhledu Gmailu
Jestliže se vám nelíbí poměrně strohý vzhled webové aplikace Gmailu, existuje poměrně snadné řešení v podobě změny motivu. K dispozici je celá řada vzhledů, včetně tmavého, různých pastelových odstínů či režimu s vysokým kontrastem.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Motivy.
- Vyberte si z poměrně široké nabídky vzhledů. Pokud se nebudete moci rozhodnout, můžete vyzkoušet Náhodný.
Změna vzhledu Gmailu
Mimochodem kdyby vám vadil široký sloupec se složkami na levé straně okna Gmailu, klikněte v levém horním rohu na menu. Sloupec se zúží na šířku ikon, celý se ukáže po najetí myši.
Více či méně e-mailů na jedné stránce
Ve výchozím nastavení zobrazuje Gmail na jedné stránce doručené pošty padesát posledních e-mailových zpráv. To je ve většině případů postačující počet, nicméně pokud byste chtěli více, nebo naopak méně, můžete tuto hodnotu změnit.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Obecné je třetí položka shora Maximální velikost stránky.
- Na výběr máte 10, 15, 20, 25, 50, nebo 100 e-mailových zpráv na stránku.
- Jak moc bude jedna stránka dlouhá můžete ovlivnit i tak, že klepnete na ozubené kolečko v pravém horním rohu a zvolíte Kompaktnost zobrazení, kde jsou na výběr tři možnosti.
Více, či méně e-mailů na jedné stránce
Když se potřebujete dostat na další stránku se zprávami, nehledejte tlačítko dole pod výpisem. Gmail má stránkovací šipky vpravo nahoře:
Vyzkoušejte, jestli se vám nebude lépe pracovat se zobrazeným náhledem zpráv. Po výběru e-mailu z výpisu se vpravo nebo dole rovnou ukáže její obsah. Zobrazení náhledu ovládá ikona vpravo nahoře vedle ozubeného kolečka:
Zobrazení hlavičky e-mailu
V určitých situacích se může hodit zobrazení e-mailové zprávy v její neformátované podobě, včetně všech informací, které v běžném zobrazení nevidíte. Z těchto údajů lze například vyčíst, z jakého serveru byl e-mail odeslán a následně prověřit, jestli se nejedná o podvrh.
- Otevřete kýženou e-mailovou zprávu.
- Klepněte na tři tečky v pravém horním rohu.
- Z nabídky zvolte Zobrazit originál.
- Zpráva se otevře v novém okně, včetně hlavičky a dalších podrobností.
Zobrazení hlavičky e-mailu
Víc než žlutá hvězdička
E-mailové zprávy můžete označovat hvězdičkami. Ty mají ve výchozím stavu jen jednu (žlutou) barvu, žádné další rozlišení není k dispozici. Gmail ale podporuje také barevné hvězdičky a další symboly – jen si je musíte aktivovat v nastavení.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Obecné najděte sekci Hvězdičky.
- Zde si pomocí odkazů můžete vybrat, zda chcete používat jeden, čtyři nebo všech dvanáct symbolů.
- Tažením myší můžete jednotlivé symboly přesouvat podle toho, zda je chcete, nebo nechcete používat.
- U každé zprávy pak můžete klepnutím na hvězdičku postupně přepínat mezi aktivními symboly.
- Zprávy je možné podle symbolů filtrovat – stačí do vyhledávání zadat has:název_symbolu (např. has:green-star).
Víc než žlutá hvězdička
Udělejte z e-mailů úkoly
Zejména v pracovní korespondenci často dostanete e-mailem nějaké úkoly, které je nutné splnit. Můžete si je například označit hvězdičkou, ale pokud fandíte „odškrtávacím seznamům“, lze je přímo z Gmailu zařadit mezi úkoly.
- V náhledu doručené pošty (nebo štítku) označte zatržítky zprávy, které chcete zpracovat jako úkoly.
- V horní nabídce klepněte na Další a zvolte Přidat do úkolů.
- Úkoly pak můžete spravovat přes pravou postranní nabídku, kde je lze editovat (např. přidat datum splnění, dílčí úkoly) a po splnění označit jako hotové.
Udělejte z e-mailů úkoly
Udělejte z e-mailů události kalendáře
Úkoly se hodí pro situace, kde je hlavním požadavkem jejich splnění. Pokud však máte událost, která se bude odehrávat v konkrétní den a čas, nebývá její zařazení na „odškrtávací seznam“ úplně optimálním řešením. V takových situacích je mnohem praktičtější vytvoření události v kalendáři.
- Otevřete zprávu, na kterou chcete navázat novou událost kalendáře.
- V horní nabídce klepněte na Další.
- Zvolte Vytvořit událost.
- Otevře se Kalendář Google, ve kterém můžete vyplnit datum a čas, případně i místo a další podrobnosti.
- Zpráva se uloží jako poznámka k události a její odesílatel bude pozván jako host.
Udělejte z e-mailů události kalendáře
Ignorujte nezajímavé konverzace
Pokud jste někdy zažili, jak se skupinová e-mailová konverzace rozjela na plné obrátky, určitě nám dáte za pravdu, že to může být velice obtěžující. Rušivé konverzace můžete ignorovat – v takovém případě se zprávy nebudou ukládat do doručené pošty, ale půjdou rovnou do archivu.
- Otevřete zprávu z konverzace, kterou chcete ignorovat.
- V horní nabídce klepněte na Další.
- Zvolte Ignorovat.
Ignorujte nezajímavé konverzace
Ukazatel osobní úrovně
Gmail umí vizuálně odlišit zprávy, které odesílatel adresoval přímo vám od těch, kde jste jedním z několika příjemců a těch ostatních. Tuto funkci nazývá „Ukazatel osobní úrovně“ a v praxi to funguje tak, že zobrazuje šipku (›) u zpráv zaslaných na vaši adresu (nikoli seznamu příjemců) a dvojitou šipku (») u zpráv zaslaných pouze vám.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Obecné vyhledejte položku Ukazatele osobní úrovně.
- Aktivujte volbu Zobrazit ukazatele.
Ukazatel osobní úrovně
Automatická odpověď v nepřítomnosti
Většina poštovních aplikací nabízí odesílání automatické odpovědi v uživatelem určeném období. To se hodí například v situaci, kdy odjíždíte na dovolenou, během které nechcete či nemůžete řešit korespondenci. Odesílatelé tak budou seznámeni se skutečností, že se jejich zprávě budete věnovat až po návratu.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Obecné je v dolní částí sekce Odpověď v nepřítomnosti.
- Aktivujte volbu Zapnout automatickou odpověď v nepřítomnosti.
- Nastavte Začátek a případně i Konec období, ve kterém bude odpověď odesílána.
- Zadejte Předmět a text zprávy, která bude zasílána jako odpověď.
- Volitelně můžete Odpověď zasílat pouze lidem v kontaktech.
Pokud vám některý kontakt zašle několik zpráv, bude automatická odpověď zaslána nanejvýš jednou za čtyři dny.
Automatická odpověď v nepřítomnosti
Přístup ke schránce pro další osoby
K e-mailové schránce můžete poskytnout přístup dalším osobám. To se bude hodit například u firemních e-mailů, ze kterých může na objednávky nebo dotazy zákazníků odpovídat více zaměstnanců. Praktických využití je samozřejmě víc. Hlavní výhodou níže uvedeného postupu je, že nemusíte nikomu dávat přihlašovací jméno nebo heslo ke schránce.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Nastavení.
- Na záložce Účty a import najděte sekci Udělení přístupu k vašemu účtu.
- Klepněte na odkaz Přidat další účet a určete vlastníka účtu Google, který má mít přístup k vašemu účtu.
- Tento uživatel se bude moci přihlásit k vašemu účtu a číst, mazat a odesílat zprávy vaším jménem. Nebude moci změnit nastavení účtu ani heslo.
- Pomocí přepínačů můžete zvolit, zda se e-maily otevřené jinými uživateli mají zobrazovat jako přečtené, nebo nikoli.
Přístup ke schránce pro další osoby
Najděte a odstraňte zprávy, které zabírají mnoho místa
Dochází vám místo ve schránce? Pokud si nechcete pořizovat placený tarif, poskytující více prostoru, můžete zkusit smazat zprávy, které zabírají nejvíc místa. Gmail dovoluje nastavení tohoto parametru přímo ve vyhledávání.
- Klepněte na malou trojúhelníček po pravé straně vyhledávacího pole v horní části stránky.
- Věnuje pozornost položce Velikost, kde nastavte možnost Větší než.
- Zadejte požadovanou minimální velikost zprávy.
- Klepněte na tlačítko Hledat.
- Označte zprávy ke smazání a odstraňte je. Nezapomeňte je poté ještě vysypat z Koše.
Najděte a odstraňte zprávy, zabírající mnoho místa
Pár dalších tipů pro hledání v poli na hlavní straně Gmailu:
- Napište do pole from: a doplňte nebo vyberte odesílatele
- Napište to: a doplňte příjemce
- Napište has:attachment a hledejte jen zprávy s přílohami
- Napište subject: a doplňte slova, která musí být v předmětu
- Všechno můžete kombinovat
- Podívejte se na další možnosti, jak používat vyhledávací pole v Gmailu
Odhalte, kdo prodal vaši adresu
Když se zaregistrujete na nějakém webu, zpravidla musíte souhlasit s nějakými podmínkami. Jen málokdo je čte, ale často v nich bývá uvedeno, že údaje mohou být předány dál nebo sdíleny s dalšími subjekty. Pak se vám začnou ve schránce objevovat zprávy od firem a služeb, se kterými jste nikdy neměli nic společného.
Zdroj můžete vypátrat poměrně snadno – Gmail totiž ignoruje cokoli za znakem „plus“ v e-mailové adrese. Pošta, zaslaná na pepik.vomacka+nachytaljsemvas@gmail.com, totiž dojde do schránky pepik.vomacka@gmail.com. Vy, jako příjemce, se pak můžete podívat, na jakou adresu byla zpráva zaslána a odhalit tak jejího původce.
Uvedený způsob můžete použít také k filtrování – stačí v tom, co budete zadávat za znaménkem „plus“, stanovit nějaký řád a poté si nastavit odpovídající podmínky – například štítkování zpráv ze sociálních sítí.
Odhalte, kdo prodal Vaši adresu
Nastavte si rychlé odpovědi
Někdy nestačí jeden podpis pod zprávy, ale potřebujete jich využívat víc pro různé situace. Třeba jen českou a mezinárodní verzi. Nebo často používáte stejné odpovědi, které se vám nechce psát znovu nebo kopírovat z externího zdroje.
V takovém případě pomůže funkce Předpřipravené odpovědi (šablony), které aktivujte v Nastavení, Rozšířené.
V kontextové nabídce skryté při psaní zprávy pod třemi svislými tečkami potom najdete volbu Předpřipravené odpovědi. V ní si můžete text zprávy uložit pod nastaveným názvem a později ho znovu vyvolat.
Práce se šablonami v Gmailu
Používejte klávesové zkratky
Gmail můžete samozřejmě ovládat myší, ale klávesové zkratky dokážou velmi zrychlit práci. Okno s jejich přehledem otevřete zkratkou Shift + ?, případně je najdete na této stránce.
Některé klávesové zkratky fungují, jen pokud je zapnete: klikněte vpravo nahoře na ozubené kolečko, Nastavení, část Klávesové zkratky.
Naše oblíbené klávesové zkratky
- e: archivace zprávy, přesune se z Doručené pošty do složky Všechny zprávy
- b: odložení zprávy na pozdější dobu
- g, t (stisknout postupně za sebou): přejít do odeslaných zpráv
- g, a: přejít do archivu Všechny zprávy
- g, i: přejít do Doručené pošty
- r: odpovědět (když přidržíte Shift, otevře se pro odpověď nové okno)
- a: odpovědět všem (mimochodem v nastavení doporučujeme aktivovat volbu Výchozí chování při odpovědi právě na Odpovědět všem)
- f: přeposlat
- c: nová zpráva
- Ctrl + Enter: odeslání zprávy
- Ctrl + Shift + c: přidat příjemce na kopii
- Ctrl + k: vložit odkaz do zprávy
- Ctrl + Shift + 8: odrážky
- Ctrl + [: odsazení (návrat zpět pomocí ctrl + ])
Zkontrolujte poslední aktivitu
Tento tip můžete použít ke kontrole, zda k vaší poštovní schránce nemá přístup někdo jiný. Umožní vám zjistit, zda někdo nepovolaný nečte vaše e-maily a nekontroluje váš účet bez vašeho vědomí.
- Sjeďte na stránce Gmailu až úplně dolů.
- Po pravé straně byste měli vidět položku Poslední aktivita účtu.
- Když klepnete na tlačítko Podrobnosti, zobrazí se seznam všech přihlášení, včetně IP adres a typu přístupů.
Zkontrolujte poslední aktivitu
Rozšiřte schopnosti Gmailu pomocí doplňků
Gmail sám o sobě nabízí celou řadu užitečných funkcí, avšak jeho schopnosti lze ještě dále rozšiřovat pomocí doplňků třetích stran. Pluginy vám pomohou se správou úkolů, evidencí kontaktů, správou doručené pošty, a dokonce i se zabezpečením.
- Klepněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a pokračujte do Získat doplňky.
- V následujícím okně si můžete zvolit doplněk z nabídky, nebo ho najít pomocí vyhledávání.
- Na další stránce si prostudujte popisek, co daný doplněk nabízí.
- V případě, že ho chcete používat, klepněte na tlačítko Instalovat.
Rozšiřte schopnosti Gmailu pomocí doplňků
Tento článek je součástí balíčku PREMIUM+
Odemkněte si exkluzivní obsah a videa bez reklam na devíti webech.
Vyzkoušet za 1 Kč
Nebo samostatné Živě Premium