Bez informačního a elektronického účetního systému se dnes neobejde žádná firma. Vybrali jsme ty nejlepší účetní a ekonomické programy na českém trhu a vyzpovídali jejich výrobce.
Klasickým příkladem je i agenda účetnictví, která je realizována pomocí speciálních aplikací a programů. Obojí lze pořídit buď jako hotový produkt, nebo je postupně vyvíjet podle požadavků firmy. Druhá varianta vyžaduje vyšší finanční náklady a vzhledem k tomu, že ji nelze nasadit ihned, se v praxi příliš neuplatňuje. Každá firma pak stojí před rozhodnutím, zda si pořídit čistě účetní software, nebo jeho rozšíření v podobě ekonomického systému. V tomto článku jsme se zaměřili na funkce účetních a ekonomických systémů malých a středních firem.
Daňová evidence, nebo účetnictví?
Účetní programy vám pomohou zapomenout na dobu, kdy se vše evidovalo ručně. Jejich funkcionalita pokryje všechny vaše potřeby a umožní vést účetnictví, nebo daňovou evidenci, případně vám nabídnou obojí. Daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) dnes vedou podnikatelské subjekty, na které se nevztahuje povinnost vést účetnictví. Jako příklad jmenujme osoby samostatně výdělečně činné, živnostníky a malé firmy. Účetnictví (dříve podvojné účetnictví) vedou zejména právnické osoby, které tuto povinnost mají danou zákonem, nebo firmy, které se tak rozhodly dobrovolně.
Čistě účetní program jako takový dnes téměř nenajdete. Bývá totiž většinou propojen s jinými částmi informačního systému firmy, zejména ekonomickou agendou. Proto se většinou setkáte s označením ekonomický systém a zkratkami, jako CRM, ERP či SCM. Systémy s přívlastkem CRM (Customer Relationship Management) se zaměřují na řízení vztahů se zákazníky. Ekonomický systém s přívlastkem ERP (Enterprise Resource Planning) se zase orientuje na podnikové procesy a informace, které jsou základem pro podporu rozhodování (např. plánování zdrojů, řízení zakázek atd.). Zkratka SCM (Supply Chain Intelligence) znamená, že se systém zvládá také řízení dodavatelského řetězce.
Základem je modularita
Většina ekonomických systémů je založena na principu modularity. Tento pojem softwarového inženýrství znamená, že každý systém má své funkční jádro, na které navazuje několik navzájem spolupracujících a propojených modulů. Tím získáte ucelené řešení, které pokrývá jednotlivé agendy firmy. Na straně výrobce spočívá výhoda modulárního systému v tom, že jej lze snadno rozšiřovat o nové funkce (moduly), aniž by bylo nutné výrazně zasahovat do již existujících funkčních modulů či datových struktur. Zákazníkovi tento koncept nabízí možnost vytvořit si výběrem jednotlivých modulů řešení, které přesně odpovídá jeho potřebám. Základní konfiguraci systému lze postupně doplňovat o další specializované funkce. V takto provázaném systému většinou nedochází k duplicitám. Každý údaj stačí zadat pouze jednou, aby mohl být využíván různými moduly. Další výhodou modulárních systémů je jednotné uživatelské prostředí a stejné, případně podobné ovládání nově přidaných modulů.
Moduly ekonomických systémů můžeme rozdělit na základní a doplňkové. Ty základní získáte v ceně zakoupeného softwaru a kromě účetní agendy se jedná například o moduly Pokladna, Banka, Fakturace, Evidence majetku, Skladové hospodářství, Mzdy a personalistika a další. Počet základních modulů, včetně doplňkových služeb, přímo ovlivňuje cenu produktu. Doplňkové moduly, jako například mobilní přístup či projektové řízení, si v průběhu času můžete podle potřeb postupně dokupovat. Výrobci často nabízejí různé cenové balíky, které obsahují různé kombinace dostupných modulů. Důležité je, abyste si vždy vybrali řešení, které bude přesně odpovídat potřebám vaší firmy, a zbytečně nekupovali funkce, které v praxi vůbec nepotřebujete.
Podle čeho si systém vybírat?
Před zakoupením určitého ekonomického systému vám doporučujeme vzít v úvahu některá kritéria. Pomineme-li obsahovou orientaci programů na malé, střední či velké firmy, musíte v první řadě zvážit vlastní požadavky a potřeby firmy. Vaše požadavky tak budou korespondovat nejen se zaměřením firmy, ale také s jejím členěním nebo počtem pracovníků, kteří budou se systémem pracovat.
Jedním z nejdůležitějších faktorů výběru je cena. Ta se odvíjí u daného produktu například od funkcionality a doplňkových služeb. Bohužel ne vždy platí zásada, že čím dražší software zakoupíte, tím lepší produkt získáte. V mnoha případech i vysoká cena může vést k nespokojenému zákazníkovi, a to z různých důvodů. Je dobré si uvědomit, že za některé doplňkové služby budete muset v budoucnu také zaplatit (např. customizace systému, aktualizace, servis atd.). Ověřte si také periodicitu vydávání nových verzí. Tyto systémy jsou silně závislé na legislativě, která se mění poměrně často a rychle. Spolehlivý program by měl pružně reagovat na legislativní změny a zohlednit je ve způsobu účtování. Firma, která to se svými zákazníky myslí vážně, počítá rovněž se školícími či konzultačními službami. Zajímavým doplňkem je také vzdálený monitoring, jazykové mutace či podpora ISO.
Nejlepší je si program vyzkoušet
Při výběru zvažte reference firem, které daný program používají. Na Internetu se objevuje mnoho odborných diskuzí, recenzí a hodnocení softwarů, které vám pomohou se zorientovat. Nejlepší je si program vyzkoušet. K tomuto účelu slouží převážně demoverze, které jsou ochuzené o některé funkce. Na trhu se však můžete setkat také s produkty s označením Start (např. u produktů Helios Red, Money S3, WinStrom 10), které jsou určené pro seznámení se systémem. Jedná se většinou o plně funkční verze programů, které jsou omezené pouze počtem přístupů do databáze.
Nové trendy
Novým trendem ekonomických systémů je vzájemná komunikace několika stran a propojení systémů, které umožní třeba pohodlné předávání účetních dokladů, jako jsou objednávky nebo faktury (tento přístup používá např. Helios Red). Funkcionalita většiny systémů je doplněna také o generování výkazů pro Intrastat. Povinnost vykazovat data pro tento statistický systém pro sledování pohybu zboží mezi členskými zeměmi EU se přitom u nás týká řady firem a za nepodání nebo chybné podání výkazu hrozí firmě sankce. Co jsme však u některých systémů postrádali, byla možnost elektronického podávání těchto výkazů přes Portál veřejné správy. Jeho část s názvem Elektronická podání totiž umí výkazy sbírat a přeposílat Celní správě. Pružné ekonomické systémy využívají této možnosti také pro elektronické odesílání evidenčních listů důchodového pojištění, přiznání k dani z přidané hodnoty a dalších formulářů. Komunikace s veřejnou správou je pak rychlá a efektivní. Z testovaných produktů jsme na tuto službu narazili například u systémů Helios Red, KARAT Advance, Money S3 a dalších. Některé systémy zase umí přenášet data mezi pobočkami (např. ABRA G2). A v neposlední řadě, pokud chcete být pravidelně informování o aktuálním stavu systému, vyberte si produkt, který umožňuje vzdálený přístup (např. mobilní).
Požadavky na hardware kladené
Neméně důležité je provozní prostředí. Do začátku jsou dobrým vodítkem požadavky kladené na hardware (zejména pracovní stanice a databázový server) a software (operační systém a doplňující aplikace) zveřejňované na internetových stránkách výrobců. Informujte se také na obtížnost instalace systému a na konfiguraci serveru a klientských stanic. V některých případech totiž nemusí jít o triviální záležitost. Nezapomínejte ani na to, že s růstem počtu uživatelů rostou také požadavky na zabezpečení přístupových práv do různých částí systému. Běžnou funkcí je také monitoring činnosti.
Řada uživatelů si vybírá ekonomický software také podle uživatelské přívětivosti pracovního prostředí. Vzhled hraje důležitou roli, ale nemusí vždy korespondovat s funkční kvalitou systému.
Ekonomické systémy také rády vytváří vazby na jiné aplikace. Tím se rozšiřuje jejich použitelnost a data ze systému pak můžete jednoduše zpracovávat i v jiných aplikacích (např. v Excelu). Vzájemnou přenositelnost podporují speciální otevřené formáty pro výměnu dat (např. XML či CSV). Možnost ukládání dat do těchto formátů je jednou z funkcí, která by vás u těchto systémů rovněž měla zajímat.
Problémy a omezení
Práce s žádným systémem se neobejde bez problémů. Na ty můžete narazit i v ekonomických a účetních systémech. Jedním z nich jsou například tiskové sestavy ve spojitosti s jazykem – ať už s cizím, nebo tím českým. Někdy dokonce vůbec nemáte šanci sestavy editovat. Pokud ano, tak bývá problém například vytvořit fakturu v anglickém jazyce nebo exportovat data v češtině do formátu PDF.
Na problémy můžete narazit i v případě, že provozujete účetní software na některém z linuxových serverů. Někteří uživatelé si dokonce stěžují na ztrátu či poškození dat, která je stála čas a peníze. Na druhé straně existují uživatelé, které si tento systém nemohou vynachválit. Provozovat účetní data na Linuxu může být někdy rychlejší, a dokonce i spolehlivější. Spolehlivé fungování účetního programu v tomto případě závisí na správné konfiguraci a správě linuxového serveru, která může být složitější než u konkurenčních systémů Windows.
Podpora operačních systémů
Většina výrobců účetních programů Linux oficiálně nepodporují. Není se co divit. Jedná se o otevřenou platformu, za kterou se nelze zaručit. Každý uživatel tak provozuje systém na vlastní nebezpečí. Jediným řešením je v tomto případě vytvořit správnou konfiguraci serveru, síťových zámků a nastavit související uživatelská práva, která odpovídají dané verzi účetního softwaru.
Ve vzácných případech najdete i výrobce, kteří své systémy nechávají na platformě nezávislé. Jen ojediněle se vyskytuje čistá orientace na systémy Linux či Mac. Podpora Linuxu je vlastností hlavně větších ekonomických systémů. Firmy ABRA nebo KARAT nabízí v současné době multiplatformní řešení pouze na straně aplikačního a databázového serveru. Klientské aplikace jsou dostupné opět jen v systémech Microsoft Windows. Mezi systémy, které jsou multiplatformní jak na straně klienta, tak na straně serveru, jmenujme ojedinělé řešení firmy WinStrom. Funkčnost jejího produktu WinStrom 10 je na Linuxu naprosto shodná jako u systémů Windows a Mac OS X. Firma navíc v podobě programátorského rozhraní REST API poskytla otevřené řešení všem vývojářům, kterým umožňuje rozšířit podle potřeb komerční jádro a propojit ho s vlastními aplikacemi. Za čistě linuxovou záležitost lze považovat kompletní účetní program HoneyCalc.
Jeho prosté grafické prostředí vás možná překvapí množstvím účetních funkcí. S aktualizací legislativy však tento systém trochu pokulhává. S programem WinStrom 10 mají společnou hlavně podporu linuxových distribucí Ubuntu, Fedora, Mandriva a OpenSUSE. Další aplikace v této oblasti jsou většinou vyvíjeny na mezinárodní úrovni jako open source (např. GnuCash). Stejně, nebo možná ještě hůře, jsou na tom uživatelé MAC OS. Ekonomických a účetních programů, které by tento systém přímo podporovaly, je jako šafránu. Přesto jmenujme alespoň některé z nich. Daňovou evidenci můžete vést například v programu Xúčto, účetnictví zase v programu 4D Účetnictví od firmy EXCTA 2002, která se mimo jiné orientuje také na vývoj ekonomického systému EIS 4D pro Mac.
