Software z jiné strany

Život se softwarem je velmi pestrý. Jakmile si vybereme, čeho a s jakými produkty chceme dosáhnout, následuje pasáž, ve které skutečně jen málo IT profesionálů nachází zalíbení, ale přesto je s užíváním softwaru neoddělitelně spjata.

Je potřeba zjistit, kolik kterých licencí budeme potřebovat, aby řešení neporušilo žádná autorská práva, pak musíme rozhodnout, jakým způsobem licence pořídíme (obvykle je k mání víc než jen jedna cesta), a taky najít způsob, jak se s nimi vyrovná naše účtárna.

O těchto a dalších zapeklitostech soužití se softwarem bude pojednávat třídílný miniseriál, který má pomoci především správcům IT prostředí, na jejichž bedrech obvykle leží také veškerá administrativa a starost o shodu s požadavky práva.

Pro mnoho z nich je však licenční politika mírně řečeno poněkud nepřehledná. Ovšem ignorovat ji nelze, protože v otázkách autorského práva jsme stejně „nazí“ jako před finančním úřadem. Není na autorech, aby nám prokazovali, že jsme licenční ujednání přestoupili. Dokázat, že jsme je přesně dodrželi, to je povinnost, která leží na nás, uživatelích softwaru. Takže žádné: co není zakázáno, je povoleno :-). Žádné dohady o tom, jak jsme licenční podmínky pochopili my – ale Jak je autor myslel, to je ta správná otázka!

Licenční smlouva je to, co na nás vyskočí na konci nebo v průběhu instalace v podobě okénka, na jehož konci kliknutím odsouhlasíme, že těmito podmínkami se při užívání softwaru budeme řídit. A ruku na srdce: kolikrát jsme se do toho okénečka nejen zahleděli, ale i začetli před poklepáním na I Agree? Přitom software bez licenčních podmínek prakticky ani de iure neexistuje (mezi námi, text licence GNU, která doprovází linuxové nástroje, je taky poctivých 30 tisíc znaků…).

Pravidel, jimiž se řídí používání softwaru, je skutečně vrchovatě. A aplikovat je na konkrétní problémy a scénáře, to je práce pro specialisty, jejichž pomoc je stejně důležitá, jako kvalitní implementace, školení či daňové poradenství. Za správné použití licencí i těch informací, kterých se nám dostane, ovšem nakonec ručíme jen my sami. Proto bychom si poradce měli vybírat skutečně obezřele.

Stejnou rozvážnost lze jedině doporučit i při hledání správného licenčního programu. Tak třeba společnost Microsoft nabízí rovnou celých čtrnáct různých modelů dodávání licencí. Ale než se necháme vyděsit dilematem složité volby, stačí si uvědomit dvě fakta:

  1. Ne všechny produkty lze za všech okolností pořídit libovolným z nabízených způsobů (tím se výběr občas zúží třeba na polovinu).
  2. Ať vybereme, jak vybereme, z hlediska dlouhodobé perspektivy cca 6-8 let odvedeme na poplatcích za licence vždy prakticky stejné peníze, takže hlavním kritériem volby je vyhovující cashflow a momentální situace podniku. A proto, že neprovozujeme IT věštírnu, která by nám prozradila, jak se vůbec bude software pořizovat a platit za pět let ode dneška, dává smysl vybírat si ty cesty, které budou nejvýhodnější momentálně, a zbytečně si nekomplikovat život ohledy na dalekou budoucnost.

Zvláštní je, že nejvíce opomíjeny (nebo nejméně rozšířeny, abychom byli přesní) jsou modely, při nichž nezískáváme licenci (a tedy právo užívat software) natrvalo. Přitom není žádnou výhodou být doživotním majitelem práva používat zastaralou verzi softwaru. Je to možná ještě nevýhodnější, než vlastnit dlouho ojeté auto. Software není nemovitost ani víno, uležením se hodnota licence rozhodně nezvýší. Rozhodně to ani není zaručená investice, která by oblomila srdce úvěrového bankéře. Progresivní „netrvalé“ cesty naopak umožňují s minimem investic rychle dosáhnout na požadované řešení, přizpůsobit počty licencí průběžně reálným potřebám (a neřešit neřešitelnou otázku, co s přebytky zaplacených licencí po optimalizaci provozu, či jak rozumně zajistit pokrytí pro sezónní pracovníky), upravovat i skladbu používaných produktů, podle toho, k čemu a jestli pořád je zrovna potřebuji a optimalizovat pořízení z daňového a finančního pohledu.

Jako další kritérium volby licenčního modelu bych si totiž dovolila připomenout oblíbený obušek z pytle ekonomů – a tím jsou TCO, total costs of ownership, celkové náklady na vlastnictví. V našem případě samozřejmě celkové náklady na vlastnictví, tedy nejen pořízení, ale i provoz (!) podnikové IT výbavy. Neměli bychom zapomínat, že sem kromě ceny hardwaru a softwarových licencí patří také

  • mzdové náklady
    • a opět nejen náklady IT oddělení,
    • ale občas také náklady na prostoje uživatelů, kterým něco nefunguje, jak má
  • náklady na školení uživatelů i podnikových IT profesionálů
  • náklady na administrativu spojenou s požadavky autorského práva
  • náklady na bezpečnost celého řešení
    • nejen proti útokům zvenčí, ale i těm ještě nebezpečnějším: zevnitř,
    • ale také proti pádům z nejrůznějších důvodů
  • náklady na financování celého řešení


S pomocí dodavatele si tedy zvolíme správný model k pořízení licencí, ovšem ani proplacením faktury naše povinnosti nekončí. Potřebujeme mít a uschovat doklad o nabytí licence s přesným označením dodavatele i odběratele a především s přesnou specifikací typu produktu (verze, edice, jazyk,…) a typu smlouvy. Dále zde samozřejmě musí být uveden počet licencí, cena a datum.

Kopii tohoto dokladu a licenční smlouvy se doporučuje archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT, ovšem originály nabývacích dokladů je nutné archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (to plyne ze zákona o účetnictví, části věnované skartaci dokumentů).

Likvidační protokoly po vyřazení je nutné evidovat po dobu uchování účetní dokumentace dle příslušných předpisů (zvláště zákona o účetnictví a dani z příjmů).

Další zapeklitou kapitolou je účtování o softwaru. Je potřeba rozhodnout, kterou účetní třídu použít, jak licence ocenit, jak je odepisovat z účetního i daňového pohledu, jak pracovat z účetního pohledu s upgrade, jak s předplatnými „údržby“ (různí výrobce jí říkají různě: maintenance, Software Assurance, support fee).

Bohužel, je jen málo dialektů češtiny, které by byly od sebe natolik vzdáleny a navzájem si nesrozumitelné, jako jazyk světa IT a účetních. Proto vznikla metodika, která slouží jako konverzační příručka obou světů. Jejím iniciátorem byli partneři společnosti Microsoft, která vznik financovala. Aktuální verze Základních pravidel správy a účtování softwarových licencí je k nalezení na webových stránkách www.legalnisoftware.cz a zaručeně potěší každého, kdo chce mít v licenčních záležitostech pořádek z pohledu účetního a zejména z pohledu správy softwarových aktiv.

A to chceme, protože si uvědomujeme, jak nesnadné je věrohodně prokazovat respekt vůči licenčním pravidlům, jak drahé je jejich nedodržení a jak nepříjemné jsou postihy, které dopadnou na firmu, která pravidla ignoruje – a především na ty osoby, které jsou za IT zodpovědné a jsou tedy nakonec za to, co se děje, a nemělo by, či za to, co se nesmí, a přesto se to děje, potrestány.

Více se disciplíně zvané SAM (Software Asset Management), softwarovým auditům a interním směrnicím budeme věnovat v příštím díle, už za měsíc. Pokud vás nějaké starosti z tohoto ranku tíží akutně, tak se obraťte rovnou na nás – prostřednictvím licenčního vlákna technetí poradny nebo s delikátními otázkami„privátně“ rovnou.

 
Darina Vodrážková, DAQUAS, s.r.o.
(seriál vznikl pro elektronický časopis IT Systems)

Licenční rozcestník
 


Sledujte Živě na Facebooku

celkem 0

Poslední názory Názory



DEJTE NÁM TIP NA ČLÁNEK



Aktuální číslo časopisu Computer
  • Testy nejnovějších produktů na českém trhu.
  • Informace ze světa internetu i bezpečnosti.
  • Plné verze programů zdarma pro všechny čtenáře.

Partnerská sekce pro IT profesionály
Microsoft TechNet/MSDN