Gmail v Outlooku nejen pro zelenáče

Microsoft Outlook, nebo Office Outlook chcete-li, patří mezi nejpoužívanější poštovní a groupware klienty především ve firmách. Gmail od Googlu je pro změnu zase webový e-mail, který cílí především na zkušenější masy a desktopový klient se snaží co možná nejlépe nahradit za ryze webové prostředí.

Gmail na vlastní doméně: e-mail s originální adresou

Přesto ale i on nabízí přístup ke schránce skrze protokol POP a už nějaký pátek také pomocí modernějšího IMAP protokolu. Napojit ale IMAP do poštovního klientu je občas skutečně práce na celé odpoledne a platí to i o implementaci od Googlu. Dnes si tedy ukážeme, jak tímto martýriem projit bez újmy a v Outlooku 2007 třeba vedle pracovního účtu používat i soukromý Gmail a to včetně Kalendáře.

Automaticky to nepůjde

Používat Gmail v Outlooku jde jednoduše přes POP3, ale IMAP přináší více možností. Bohužel jsou zde problémy se správnou synchronizací zpráv a složek. Pokud chcete používat IMAP, musíte jej v Gmailu nejdříve povolit a konfiguraci e-mailového účtu v Outlooku nastavit ručně. Automatická konfigurace totiž vždy vybere POP3. Namísto zadání vaší e-mailové adresy a hesla proto při tvorbě nového účtu zaškrtněte manuální konfiguraci a v dalším kroku zvolte E-mail v Internetu.

Až zde vyplňte svoje údaje, tedy jako typ účtu zvolte IMAP a vyplňte příchozí a odchozí server podle obrázku - pro IMAP imap.gmail.com a pro SMTP smtp.gmail.com. Nezapomeňte nastavit zabezpečené přihlašování zaškrtnutím SPA. Stejné nastavení platí i pro případ, že provozujete Gmail na vlastní doméně skrze službu Google Apps.

V tuto chvíli byste již mohli ověřit připojení k účtu pomocí tlačítka Test nastavení účtu, to ale zatím nebude fungovat, protože pošťák od Googlu používá jiné porty, než bývá zvykem. Budete je muset změnit v novém dialogu, který najdete pod tlačítkem Další nastavení na záložce Upřesnit. Příchozí server IMAP má číslo portu 993 a používá šifrované spojení SSL. Odchozí server SMTP má zase port 587 s šifrovaným spojením typu TLS. Pokud necháte výchozí hodnoty, ke své poště se jednoduše nepřihlásíte.

        
Vytvoření nového poštovního účtu, údaje pro Gmail a nastavení serverů

Na záložce Server pro odchozí poštu zaškrtněte jedinou položku a to tu, že SMTP vyžaduje autentizaci a používá ty samé přihlašovací údaje, jako IMAP.

Skoro jako na Microsoft Exchange

Synchronizace celého účtu je náročnější operace a nelze ji provádět tak úplně v reálném čase. Aby se obsah složek synchronizoval alespoň ve chvíli, kdy do ní vstoupíte, zapněte si volbu Vymazat položky při přepínání složek v online režimu, kterou najdete na záložce Obecné. Docílíte toho, že se budou zprávy označené jako smazané okamžitě synchronizovat s webovým serverem, jakmile změníte složku. Webová podoba Gmailu tedy bude odpovídat Outlooku.

  
Dodatečná nastavení v záložce Obecné a Složky

Na záložce Složky ještě zatrhněte první možnost Uložit odeslanou poštu do složky Odeslaná pošta aplikace Outlook, což sice nechceme, ale druhá možnost je ještě horší a nechtěného ukládání se později zbavíme jinak. Je to jedno z nastavení bránící množení zpráv ve více složkách. Toto nastavení může být zpočátku nedostupné, jakmile ale bude účet nakonfigurován, lze jej bez problémů změnit.

Jak to dělá Google?

Potud ještě celkem vypomohou návody od samotného Googlu, dále je to však už na vás. Pošta vám nyní bude fungovat, ale ouha, zprávy se zdvojují, objevují se ve více adresářích, a když je v jednom smažete, zmizí ze všech. Je to standardní chování poštovní schránky od Googlu, která používá řazení zpráv do takzvaných konverzací a štítků. To je samo o sobě pokrokové řešení, ale není příliš kompatibilní s konkurencí. Naděje svítá teprve s novým Outlookem 2010 (nebo s Thunderbirdem 3), který již bude zprávy také řadit do konverzací. Nakolik bude jejich řešení spolupracovat s Gmailem, nebo zda dojde k nějaké standardizaci, je těžké předvídat.

Záludnosti synchronizace

V Outlooku 2007 stačí pro správnou funkčnost provést několik změn. Pro nastavení synchronizace jen některých složek klikněte pravým tlačítkem myši na svou IMAP složku v Outlooku a Složky IMAP. Po stisknutí tlačítka Dotaz se vypíšou všechny, které máte na Gmailu a můžete nastavit, které se mají synchronizovat.

Je vhodné synchronizovat Koncepty, Odeslanou poštu, Starred (s hvězdičkou), Koš a dokonce i nevyžádanou poštu. Když se totiž nějaká zpráva označí za spam v Gmailu, přijde vám do spamové složky v Outlooku, což je výhodné hlavně tehdy, když jde o planý poplach a za spam je označena důležitá zpráva od šéfa. Naopak složka All Mail (všechny zprávy) není na synchronizaci vhodná, protože brání správné synchronizaci Koše..

Pokud odešlete zprávu nebo odpovíte na příchozí zprávu z Outlooku, na straně Gmailu dojde kvůli seskupování zpráv k uložení této zprávy i do Doručené pošty a také do složky All Mail (všechny zprávy). Tím dojde při synchronizaci zase ke zpětnému zkopírování odeslané zprávy do Přijatých v Outlooku. Neustále tak mažete zdvojené zprávy a můžete o ně i nechtěně přijít.

    
Úprava synchronizovaných složek Gmailu a nastavení složky odeslané pošty

Je tedy třeba nastavit, aby Outlook neukládal takové zprávy sám do složky pro odeslanou poštu. V menu Nástroje vyberte položku Možnosti a hned na první kartě Možnosti e-mailu. V novém dialogu pak odškrtněte volbu Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta. Tuto práci provede Gmail a Outlook si odeslané zprávy jen zpětně synchronizuje.

Odpadky a smetí

Synchronizace koše je o něco složitější a velmi vám pomůže zapnout v Gmailu doplněk Laboratoře Pokročilé ovládací prvky přístupu IMAP. Poté vám v nastavení Gmailu v záložce s POP/IMAP přibudou dvě položky. První z nich je Automaticky vymazat, kterou nastavte na Nevymazávat zprávy automaticky a druhou Když dojde k vymazání zprávy z poslední viditelné složky IMAP nastavte na Přesunout zprávu do koše. V opačném případě by se smazané zprávy nedostaly do koše, ale zůstaly by jen ve složce All Mail.

  
Aktivace a nastavení Labs doplňku v Gmailu

Tato dvě nastavení v Gmailu zajistí, že zpráva, která přijde o svoje štítky, bude přesunuta do koše na straně Gmailu a zpětně synchronizována do koše na straně Outlooku.

Symbióza „úhlavních nepřátel“

Štítky od Googlu se budou v Outlooku chovat jako složky, čili přetažením zprávy z Doručené pošty do vlastní složky dojde na straně Gmailu k odstranění štítku Inbox a přiřazení štítku osobní. Zkopírováním jedné zprávy do více složek v Outlooku dojde na straně Gmailu k přiřazení více štítků jedné zprávě. Smazání z jedné složky způsobí pouze odstranění konkrétního štítku. To je chování přesně jaké chceme.

Vlaječky a hvězdičky

V okénku Úkoly se vám mimo jiné objevují zprávy, které jste jednoduše řečeno označili vlaječkou. V případě Gmailu se takto označená zpráva objeví v Úkolech hned několikrát a řešením jsou zde filtry. Pravým tlačítkem vyvolejte v horní části výpisu kontextové menu a vyberte Filtr. Zde si pak už vytvořte filtr pro zobrazení pouze zpráv ze složky Starred (s hvězdičkou) a ze složky Tasks (Úkoly) aj. podle toho jaké zprávy a z jakých složek se v přehledu úkolů Outlooku zdvojují, což neomezí výběr jen na označené zprávy, ale i ručně vytvořené úlohy v Outlooku. Podle svých potřeb můžete vytvořit filtrů více. Problém se zdvojováním úloh zmizí.

   
Nastavení filtrů v úkolech a srovníní zdvojených úloh s těmi odfiltrovanými

Práce bez sítě

V případě Outlooku se také může hodit možnost pracovat s emaily offline, IMAP totiž v základním nastavení stahuje jen hlavičky zpráv. Pokud chcete mít po ruce kompletní kopii Gmailu i v době, kdy budete bez internetového připojení, rozbalte v hlavní nabídce tlačítko Odeslat a přijmout a postupně vyberte Nastavení pro odeslání a příjem a poté Definovat skupiny pro odesílání a příjem, kde můžete vybrat jednotlivé složky pro ukládání offline.

  
Nastavení stahování kompletních zpráv

Synchronizace kalendáře

Google Kalendář zatím nelze s Outlookem běžně synchronizovat, ale pomůže malý prográmek přímo od Googlu. Jmenuje se Google Calendar Sync (je zatím stále v beta verzi) a usadí se vám v oznamovací oblasti vedle systémového času. Pak už stačí pouze zadat přihlašovací údaje a zvolit správný typ synchronizace - jednosměrnou, nebo obousměrnou a dobu v minutách, jak často se bude program o synchronizaci pokoušet. Nutno ovšem podotknout, že aplikace zatím um synchronizovat pouze základní kalendář, pokud jich tedy v Googlu používáte více, máte prozatím smůlu.

Google Calendar Sync

• Stáhněte si Google Calendar Sync

A to je vlastně všechno. Jak vidíte, IMAP je docela flexibilní stejně jako samotný Outlook, přestože stoprocentní synchronizace mezi oběma aplikacemi zatím není možná. Pokud jste se setkali s problémy a nástrahami, které jsem nezmínil, určitě se zapojte do diskuze pod článkem a dáme v redakci hlavy dohromady.